Reunirse por internet

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Reuniones, reuniones, y más reuniones. Clientes, proveedores, socios, colaboradores… reunirse es el deporte nacional, y también una soberana pérdida de tiempo en la mayoría de las ocasiones. Porque si bien es cierto que hay muchos temas que tratar en conjunto con otras personas, no es menos cierto que la presencia física no es necesaria en la mayor parte de los casos. Continuar leyendo

Videoconferencia versus reunión presencial

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Dicen que la situación económica global que estamos viviendo tiene la culpa de que muchos viajes de negocios se hayan reducido y ahora se apueste más por soluciones de encuentros virtuales, dicen que además el auge de sistemas muy avanzados de teleconferencia o videoconferencia cada vez hace más innecesarios muchos desplazamientos, y ante todo ello, la pregunta obligada es, ¿el encuentro virtual, la videoconferencia es una buena solución para todas las empresas?

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Tendencia: Menos reuniones presenciales y más videoconferencia

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Los sistemas de videoconferencia van llegando poco a poco a todas las oficinas. En esta época, están siendo impulsados tremendamente por los planes de recorte de gastos que están aplicando numerosas empresas, por lo que algo que antes era considerado como ciencia ficción, ahora es cada vez más una realidad.
A mi me parece que la tecnología ha avanzado ya lo suficiente como para permitir que nos reunamos varias personas a través de un sistema de videoconferencia y que no notemos la diferencia con una reunión presencial. Bueno, sí, hay una que no podremos salvar, como es tomarnos un café con alguno de los asistentes antes o después de la misma. Sin embargo, en mi opinión, no está de más que vayamos considerando hacernos con algún sistema de videoconferencia para aprovechar las ventajas que nos ofrece a la hora de organizar reuniones. También nos viene bien estar al día por si algún día un cliente importante nos lo pide, no vaya a ser que perdamos una buena oportunidad de negocio:

  1. La videoconferencia nos permite ahorrar tiempo y aprovechar mejor a nuestra gente, sobre todo al evitar esos incómodos desplazamientos.
  2. Ahorramos espacio, al no necesitar una sala en la que quepan todas las personas que están convocadas para la reunión.
  3. Nos ahorramos dinero de billetes de avión, taxis, coche, comidas y hotel que ocasiona un desplazamiento largo para una reunión.
  4. Obliga a trabajar con documentos en formato electrónico, evitando que se manejen copias impresas de los mismos.
  5. Permite grabar fácilmente la reunión, a modo de acta. Otra cosa es que se quiera un resumen de la misma por escrito.
  1. Puedes estar fuera de la oficina y reunirte vía videoconferencia desde tu casa (o desde cualquier otro sitio).

Seguro que hay muchos más motivos por los que esta tecnología nos hará la vida más fácil. Creo que ya no es algo reservado para grandes corporaciones, sino que las pequeñas y medianas empresas, incluidos los autónomos, ya va siendo hora de que nos pongamos al día con estas herramientas.
Hoy en día es relativamente fácil hacer una videoconferencia usando tan sólo un PC conectado a internet, un micrófono y una webcam sencilla. Existen en el mercado soluciones gratuitas y no muy complicadas de instalar, como lo son los sistemas que nos proporcionan Spontania de Movistar, Gmail, Skype o Microsoft. Hay muchos más en el mercado, sencillos y otros más complejos, estos últimos a mi se me escapan.