Notificaciones en los teléfonos móviles, un reto para la productividad

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El paradigma de estar siempre conectado tienen grandes ventajas, pero también debemos saber como manejar ciertas situaciones que los smarphones nos plantean en nuestros trabajos cada día. Una de ellas es la administración de las notificaciones en los teléfonos móviles, como un reto para la productividad laboral y personal.

Porque debemos ser conscientes y hacer un uso moderado de las mismas si no queremos que nuestra atención se diluya y al final del día tenemos la sensación de que no hemos parado y el volumen de trabajo o cuestiones resueltas es menor de lo esperado. Y es que el aviso de un nuevo correo, de una actualización en el gestor de proyectos o de mensajería instantánea pueden llevarnos adar prioridad a estas tareas en lugar de la que estamos realizando en este momento.

Por eso soy más partidario de desactivar la mayor parte de las notificaciones en los teléfonos móviles o por lo menos tratar de que no nos lleguen a cada momento, sino configurar para que revise cada media hora si tenemos o no algo nuevo. Para lo urgente siempre está el teléfono y de todas formas si estamos esperando un correo podemos mirarlo nosotros de forma proactiva.

Esto por no hablar del consume de batería que representan muchas de estas notificaciones que provocan que a duras penas o en muchos casos sea imposible llegar al final del día con algo de batería. Por ello algunas de las aplicaciones que tenemos disponibles para optimizar el uso de la batería cortan todas las comunicaciones y cada cierto tiempo las activan para comprobar si hay algo nuevo.

Si somos capaces de mantener la concentración mientras el teléfono no para de emitir pitidos no hará falta desactivarlas. Otra opción es eliminar el sonido y dejar sólo la vibración que es algo más discreta. La cuestión es tanto si recibimos muchas como si recibimos pocas no prestar más atención de la debida a las mismas y sobre todo elegir nosotros el momento de la revisión, no cuando nos suena sino cuando hemos acabado la tarea que estábamos realizando.

Cinco atajos de teclado que mejoran nuestra productividad

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Si hablamos de trabajar haciendo las tareas lo más rápido posible seguro que muchos de vosotros usáis atajos de teclado para realizar algunas tareas de manera más eficaz. Se trata de conseguir que nuestro rendimiento aumente gracias a conocer algunos pequeños trucos o fomentarlos entre nuestros compañeros en la empresa para hacer más cómodo su trabajo. Por eso hoy vamos a analizar tres atajos de teclado que mejoran nuestra productividad.
Los atajos de teclado dependen de la aplicación en la que estamos trabajando, así como del sistema operativo que utilizamos. En el caso que nos ocupa vamos a comentar atajos de teclado para Windows 7, el sistema operativo utilizado de forma mayoritaria por las empresas. Tampoco quiero mostrar una lista infinita de atajos de teclado, sino más bien centrar la atención en tres de ellos que mejoran nuestra forma de trabajar.

  1. Comparar dos documentos, logo Windows + Fecha izquierda o derecha, de forma que redimensiona la ventana a la mitad de la pantalla. Se trata de dividir nuestra pantalla en dos, mostrando dos aplicaciones que ocupan cada una de ellas la mitad de la pantalla. Muy útil con las pantallas panorámicas.
  1. Mostrar el escritorio, logo Windows + D, minimizando todas las ventanas. Si sois de los que hacéis de los accesos directos en el escritorio un recurso para acceder de forma rápida a las aplicaciones o documentos que tenemos en el escritorio.
  2. Utilizar el Zoom, logo Windows + signo más o menos, muy útil si trabajamos con imágenes o simplemente queremos ver de forma rápida con más detalle algún elemento de la ventana con la que estamos trabajando.
  3. Multitarea en dos monitores, logo Windows + Mayusculas + Flechas izquierda o derecha nos ayudan a situar las aplicaciones que estamos corriendo en uno u otro monitor según nos interese.
  4. Cambiar la ventana activa con dos variantes Alt + Tab, para cambiar de forma rápida o logo Windows + Tab, para tener un efecto en 3D. En general la primera es más rápida y efectiva, pero la segunda puede resultar de mayor utilidad al mostrar algo más información de lo que tenemos en la ventana.
  5. Existen muchos atajos de teclado, y dependiendo de nuestra forma de trabajar nos interesarán unos u otros, pero lo cierto es que ayudan, y mucho, a hacer el mismo trabajo en menos tiempo. De esta manera mejora nuestra productividad y al final la cantidad de trabajo resuelto en el día a día mejora. Y vosotros, ¿cuáles son vuestros atajos de teclado favoritos?

¿Por qúe soy incapaz de recordar mi contraseña

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De vuelta a la oficina el pasado lunes, no pude empezar a trabajar porque había olvidado la contraseña de mi ordenador. Mi cerebro era incapaz de recordar.
Al principio, nunca olvidaba mi contraseña. Pero eso es porque la palabra secreta que había escogido era ………. Las cosas empezaron a torcerse cuando los del soporte me dijeron que tenia que hacerlo vía web, pero a la web no podía acceder sin la contraseña, probé todas las que debía o debería tener y me dijeron que esta contraseña no volvería a servir que debería cambiarla cada 3 mese. Reacio, busqué algo más elaborado y para no olvidarla, y pensé en escribír la palabra en un post-it y lo pegarla en mi monitor justo lo que no se debe hacer.

Pero ahora, las notas en los monitores están mal vistas, y el ordenador insiste en que mi clave contenga una mezcla de letras y números y que se cambie continuamente. He diseñado un sistema: alterno a los miembros de mi familia, con letras mayúsculas, puntuación, mese, ……….. Pero es lo bastante simple como para que cualquier hacker lo descifre y lo suficientemente complicado como para frustrarme. Soy incapaz de recordar por qué miembro de la familia voy o su edad.
Ya sería suficientemente malo si sólo tuviera que recordar una contraseña. Pero tengo claves para mi banco, mi correo electrónico, Amazon y para cualquier página en la que haya comprado. La mayoría son variaciones sobre un tema, algunas más largas que otras, ¿pero cuál es cuál?
En cierta medida, me consuela el hecho de que mi técnica es mejor que la de otros. Un reciente estudio de 23 millones de contraseñas mostró que la más popular con diferencia es 123456. Entre las palabras, Password ocupa el primer lugar, seguida de Iloveyou, princess y rockyou.
Existe una nueva aplicación que pronto podrá descargarse en el iPhone, que ofrece una serie de imágenes para ayudarnos a recordar claves aleatorias, pero parece complicada para mí. En su lugar, se me ocurre una ayuda nemotécnica más sencilla basada en lo único que puedo recordar: las letras de los Beatles. Una contraseña podría ser H!Ins, H!Nja (Help! I need somebody, Help! Not just anybody). Pero hay dos problemas. No estoy segura de acertar con la puntuación y, según un estudio, estas claves son igual de fáciles de descifrar.
Muchos portales intentan dar mayor seguridad haciendo preguntas. Pero no me parece que estas preguntas sean fáciles de recordar. De hecho, a menudo tengo que inventar respuestas y apuntarlas.
Por complicada que sea la clave, no es segura. Quien quiera que entrara en la red de PlayStation tiene acceso a 100 millones y se podrán descifrar sin esfuerzo. Los hackers podrían entrar en sus cuentas y gastar su dinero.
No puedo evitar preguntarme por qué es todo tan complicado. Para tener acceso a mi dinero lo único que necesito es una tarjeta y un PIN de cuatro números. No necesito saber mi comida favorita ni recordar la edad de mis hijos. ¿Por qué no podemos hacer lo mismo con un ordenador?

Y por ultimo para no enrrollarme el jueves en mi viaje a Madrid me ha servido de consuelo que no soy el único que le ha pasad pero me ha gustado la idea de una compañera Jefa a la cual agradezco su aportación y es que antes de ir de vacaciones programa el correo para que le llegue un correo para recordarle que tiene el aviso de ausencia activado y le manda las claves por corre electrónico a la Blacberry en la cual si puede entrar a ver dicho correo. Simplemente me ha parecido una idea muy practica, funcional.