El mito de la multitarea y la productividad: los trabajos, mejor de uno en uno

Multitarea, enemiga de la productividad

Uno de esos mitos en el mundo de la productividad es la multitarea y su idoneidad para incrementar el potencial laboral. Hacer varias cosas a la vez no sólo genera distracciones, sino que obliga a alargar el tiempo para concluirlas. Pese a que ha habido numerosos defensores de esta forma de trabajar, está comprobado científicamente que es contraproducente.

En los últimos años han sido muchos los avances en la tecnología para que ésta soportara más de una tarea a la vez, con la supuesta mejora que acarreaba en la productividad. Era la jugada perfecta: ponerlo más fácil para mantener dos y tres trabajos al mismo tiempo. Esa evolución se ha querido trasladar al mundo laboral, algo que se antoja harto arriesgado, pues existen muchos estudios científicos que confirman su inutilidad.

 

Uno de los más importantes fue el que se llevó a cabo en la Universidad de Stanford entre estudiantes del centro. Las conclusiones eran claras: los que tenían un perfil multitarea elevada encontraban muchas más dificultades para diferenciar entre lo importante y lo secundario, retenían menos datos y, además, eran también más lentos al cambiar de una tarea a otra.

No nos engañemos, conseguir un perfil multitarea efectivo sería ideal: más trabajos en menos tiempo y, por tanto, mayor productividad y mayor competitividad. La realidad es bien distinta y muy tozuda. Para completar tareas correctamente, es necesario focalizar la atención en una, incluso, dividiéndola en varias partes. No soy, por tanto, defensor de esta organización del trabajo, aunque haya ocasiones en las que sea inevitable por circunstancias concretas.

Hay mayores beneficios si, como decíamos, se concentra la atención en una sola tarea para acabarla cuanto antes. En la era de la infoxicación e internet, es realmente complicado por lo que sería ideal utilizar técnicas como la de Pomodoro, de la que hablamos hace unos días, o, directamente, programas que esconden todas las distracciones posibles en el ordenador (correo electrónico, redes sociales…) y manteniendo activa sólo la ventana que se está utilizando en cada momento.

Todo para lograr una mayor concentración y productividad, lejos de una multitarea que tiene más de mito que de realidad.

10 ideas sencillas para hacer mejor tus tareas

Hacer. Esa es la clave de todo. Ayer, mientras participaba en Málaga Eficaz junto a mi buen amigo José Miguel Bolívar, de Optima Infinito, escuchaba de sus labios algo en lo que cada vez creo más: volcarme cada día en Hacer.
Toda tu planificación, tu herramienta de tareas, tu Outlook o tu Gmail, tu Calendario online o de pared, tu teléfono móvil o tu tableta digital, tu Evernote o tu OneNote, tu Moleskine o tu taco de notas adhesivas, tu bote de lapiceros y bolígráfos, tu súper ordenador de escritorio o tu ligero portátil… todo lo que ahora mismo te está rodeando, sólo está ahí para una cosa: HACER Y TERMINAR TUS TAREAS.

Y sin embargo no siempre lo conseguimos. Nunca antes en la Historia hemos tenido tantas y tan increibles herramientas. Y sin embargo a veces remamos sin avanzar. ¿Por qué?
Cuando yo fallo al avanzar de verdad en mis tareas diarias y me pregunto el porqué, siempre encuentro el fallo en en mis hábitos. ¿Cómo reforzarlos? ¿Cómo cuidarlos para sacar más adelante y ser más resolutivos? No lo sé, no tengo respuestas para todo. Pero hay algunas ideas que me han ayudado a mejorar “un poco” cada día. Como casi todo en Productividad son ideas sencillas, básicas, de sentido común, poco atractivas y nada rimbombantes. Por eso las olvido y las paso por alto con tanta facilidad…

  1. Las dos primeras horas del día valen el doble y siempre pongo ahí las tareas más difíciles.
  2. Si la tarea es grande entonces la trato como un mini-proyecto. La divido en varias partes y las distribuyo a lo largo del día o en varios días.
  3. La única tarea que vale es la que se termina. Pongo más energía e intensidad en terminar que en empezar.
  4. Cada tarea es absolutamente distinta. Requiere de mí un tiempo, una energía y una concentración distintas.
  5. Las tareas manuales y de baja concentración las hago en momentos bajos y siempre agrupo aquéllas relacionadas entre sí.
  6. Antes de empezar cualquier tarea me pregunto qué es, para qué es y qué exige de mí.
  7. Al terminar las tareas importantes me paro unos segundos a reconocer mi esfuerzo. Mi motivación diaria se alimenta de lo que hago, no de lo que me gustaría hacer.
  8. Si hay una interrupción al menos procuro terminar una parte que me permita retomarla luego con facilidad. Dejarla a medias es nefasto.
  9. Hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Cuando elijo bien termino antes y mejor.
  10. Cuando me empeño en hacer una sola cosa (unitarea) termino antes y mejor.
  11. Cuando me empeño en eliminar distraciones antes de empezar termino antes y mejor.

Si algún día te animas a poner en práctica alguna de estas ideas, mi recomendación es la siguiente: empieza siempre por las dos últimas pistas, las 10 y 11. Simplemente esas dos supondrán un cambio radical en tu forma de trabajar. El resto, te ayudarán a mejorar todavía más.