Cómo aplicar la técnica 6/6 para realizar reuniones eficaces

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Cuando los individuos se mueven dentro de grandes grupos, se diluyen sus opiniones y se pierde una gran parte del sentimiento de responsabilidad sobre la decisión común. De esta manera, el pensamiento de cada uno queda sometido al peso ilusorio de la mayoría, produciendo grandes problemas en las organizaciones que necesitan tomar decisiones en equipo.
Para luchar contra los efectos del grupo pensante en las negociaciones y a otros fenómenos descritos por la psicología social, existen técnicas como la llamada “6/6” de Donald Philips, especialmente útil para realizar consultas a grupos grandes. Por ejemplo, para que en una empresa de 20 miembros, sus miembros puedan proponer soluciones ante un problema concreto de forma eficiente.
¿Qué es la técnica 6/6?
La dinámica “6/6” resulta muy sencilla de explicar sobre el papel, ya que se basa en dividir los grandes grupos en subgrupos compuestos por 6 personas para que se produzcan debates independientes durante 6 minutos, para posteriormente obtener una conclusión general.
Con esta característica básica, se disminuye el peso del “grupo pensante” y se aumenta la presencia de las ideas minoritarias que podrían haber quedado sepultadas por una consulta “masiva”. Además, se trata de un método rápido y que requiere poca preparación, a diferencia de otras técnicas como la de los seis sombreros del Dr. Bono (que por otro lado introduce el pensamiento “forzado” en el debate).
Por ello, hablamos de un sistema muy utilizado aunque no siempre de la forma más adecuada, ya que para que el método de Philips sea funcional, debe seguirse una estructura ordenada y dinámica. Nuestro objetivo será eliminar la inhibición, fomentar la naturalidad, aumentar la participación, utilizar la síntesis y no eternizar las tomas de decisiones.
Preparación
Aunque el método propone grupos de 6 personas, es habitual que se realice una división sobre el número total para crear varios grupos del mismo tamaño. Esto no supone ningún problema siempre y cuando pongamos el límite máximo entre las 6/8 personas y el mínimo entre 4/5, aunque como resulta lógico, se desconoce el número exacto que puede afectar al pensamiento individual, quedando como la idea básica de que deben ser grupos pequeños.
Como nos vamos a basar en una estructura, es bueno llegar a la reunión con las ideas claras sobre el tamaño y el número de los grupos a formar , así como si será necesario que uno de los grupos tenga un miembro más para que todos puedan participar. Evitemos contar y dividir sobre la marcha. Evitemos divagar y perder mucho tiempo con este paso.
Ahora ¿cómo van a estar formados estos grupos? Algunos optan por el azar, pero creo que lo mejor es realizar grupos interdepartamentales. Es decir, que en un grupo de 6, haya personas de diferentes departamentos con el fin de mejorar la cohesión, evitar que se cierren a planteamientos preestablecidos y obtener respuestas integrales.
De esta manera, podemos acudir con los grupos hechos o realizarlo por sorteo, pero separando a los candidatos por departamento (cada departamento representado por el color de papeleta y el individuo por su nombre, por ejemplo). Realmente esto queda en las manos del director, como la preparación de la sala, siendo más importante aún el acudir con las ideas claras sobre lo que se va a consultar a los grupos.
Realización
Con todos reunidos, se explica el motivo de la reunión y el punto sobre el que se va a debatir de forma clara y sintética. Se realiza la división en grupos, proporcionando un espacio para cada uno (mesa, grupo de sillas o lo que sea factible) y se explica que cada uno debe nombrar a un moderador y a un secretario.
El moderador será el encargado de controlar los turnos de palabra, mientras el secretario toma notas sintetizando las ideas compartidas por los miembros. Si aplicamos el método 6/6 de Philips, a cada miembro le correspondería un minuto para expresarse, por lo que puede ser buena idea dejar unos minutos previos para que todos piensen sus planteamientos.
El director controlará el tiempo total y avisará según se acabe el tiempo, para que tras la exposición de cada miembro se pueda realizar una breve discusión entre las posturas.
El tiempo total puede prolongarse según el tema a tratar y el número de personas por grupo, quedando a manos del director el poder ir estirando los plazos según observe que se está realizando la actividad. Una vez terminado, el secretario de cada grupo expresa los puntos o propuestas que se han obtenido, siendo anotadas en un global para centrar el debate en ellas, o para que simplemente queden registradas para que la empresa pueda estudiar si se encuentran soluciones aplicables.

Reunirse por internet

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Reuniones, reuniones, y más reuniones. Clientes, proveedores, socios, colaboradores… reunirse es el deporte nacional, y también una soberana pérdida de tiempo en la mayoría de las ocasiones. Porque si bien es cierto que hay muchos temas que tratar en conjunto con otras personas, no es menos cierto que la presencia física no es necesaria en la mayor parte de los casos. Continuar leyendo

Videoconferencia versus reunión presencial

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Dicen que la situación económica global que estamos viviendo tiene la culpa de que muchos viajes de negocios se hayan reducido y ahora se apueste más por soluciones de encuentros virtuales, dicen que además el auge de sistemas muy avanzados de teleconferencia o videoconferencia cada vez hace más innecesarios muchos desplazamientos, y ante todo ello, la pregunta obligada es, ¿el encuentro virtual, la videoconferencia es una buena solución para todas las empresas?

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Tendencia: Menos reuniones presenciales y más videoconferencia

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Los sistemas de videoconferencia van llegando poco a poco a todas las oficinas. En esta época, están siendo impulsados tremendamente por los planes de recorte de gastos que están aplicando numerosas empresas, por lo que algo que antes era considerado como ciencia ficción, ahora es cada vez más una realidad.
A mi me parece que la tecnología ha avanzado ya lo suficiente como para permitir que nos reunamos varias personas a través de un sistema de videoconferencia y que no notemos la diferencia con una reunión presencial. Bueno, sí, hay una que no podremos salvar, como es tomarnos un café con alguno de los asistentes antes o después de la misma. Sin embargo, en mi opinión, no está de más que vayamos considerando hacernos con algún sistema de videoconferencia para aprovechar las ventajas que nos ofrece a la hora de organizar reuniones. También nos viene bien estar al día por si algún día un cliente importante nos lo pide, no vaya a ser que perdamos una buena oportunidad de negocio:

  1. La videoconferencia nos permite ahorrar tiempo y aprovechar mejor a nuestra gente, sobre todo al evitar esos incómodos desplazamientos.
  2. Ahorramos espacio, al no necesitar una sala en la que quepan todas las personas que están convocadas para la reunión.
  3. Nos ahorramos dinero de billetes de avión, taxis, coche, comidas y hotel que ocasiona un desplazamiento largo para una reunión.
  4. Obliga a trabajar con documentos en formato electrónico, evitando que se manejen copias impresas de los mismos.
  5. Permite grabar fácilmente la reunión, a modo de acta. Otra cosa es que se quiera un resumen de la misma por escrito.
  1. Puedes estar fuera de la oficina y reunirte vía videoconferencia desde tu casa (o desde cualquier otro sitio).

Seguro que hay muchos más motivos por los que esta tecnología nos hará la vida más fácil. Creo que ya no es algo reservado para grandes corporaciones, sino que las pequeñas y medianas empresas, incluidos los autónomos, ya va siendo hora de que nos pongamos al día con estas herramientas.
Hoy en día es relativamente fácil hacer una videoconferencia usando tan sólo un PC conectado a internet, un micrófono y una webcam sencilla. Existen en el mercado soluciones gratuitas y no muy complicadas de instalar, como lo son los sistemas que nos proporcionan Spontania de Movistar, Gmail, Skype o Microsoft. Hay muchos más en el mercado, sencillos y otros más complejos, estos últimos a mi se me escapan.

Claves para mantener reuniones eficientes con el equipo de trabajo

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Uno de los problemas más comunes a la hora de realizar reuniones con el equipo es que no son percibidas como un medio adecuado para resolver problemas y comunicarse. Esto es un síntoma de una mala planificación y ejecución de la misma que esconde un error de fondo proveniente principalmente de la dirección comercial o de otro departamento.
El exceso de reuniones, por otro lado, lejos de aumentar su eficiencia la convierte en un tramite pesado y absurdo que puede incluso desmotivar a muchos vendedores al sentirse presionados, aburridos y con menor independencia. ¿Cuando hay que reunirse? ¿por qué? ¿cómo?
Cuidado con el exceso
Hace unos años pude vivir la experiencia de un grupo comercial perteneciente a una inmobiliaria (antes de la crisis del ladrillo) que por las mañanas debían hacer una labor de prospección del mercado para buscar pisos disponibles para agregarlos a la cartera de la empresa. Antes de que los comerciales salieran a hacer su ronda se realizaba una reunión y tras la pausa de la comida otra más con los resultados del día.
Al ser dos reuniones diarias era algo especialmente tedioso para el equipo y la falta de objetivos concretos a tratar convertía muchas de estar reuniones en un tramite más destinado a hablar de curiosidades que de trabajo propiamente dicho.
Se puede decir sin temor a equivocarnos que era una pérdida de tiempo pero que además aumentaba la ansiedad del personal al controlar los objetivos mensuales de forma diaria en dos ocasiones. Eran muchos los comerciales que se daban de baja voluntaria al no soportar la presión y el control excesivo.
Una reunión de equipo debe fundamentarse en los objetivos de la misma y en una planificación previa apoyada en el material necesario para que la comprensión sea máxima. Recordemos que no importa lo que digamos si el que escucha no lo entiende, por lo que la comunicación debe ser calmada y paciente.
Con este principio podemos entender que el número de reuniones mensuales deberá establecerse en base al seguimiento de las cuotas de venta individual (preferiblemente en reuniones individuales) y cifras de ventas totales además de intentar poner las herramientas necesarias para lograr el feedback del personal y sacar a la luz los posibles problemas a los que se enfrenten para cumplir su cometido de forma eficiente. Otras reuniones deberían ser extraodinarias pero siempre con un fin concreto, aunque sea motivador.
Comunicar también es escuchar
El interés del director de ventas por conocer los problemas de su equipo es fundamental para que se transmita un ambiente de confianza en el que no solo se exigen resultados sino que también se procura conocer la situación real de la fuerza de ventas.
El sentimiento de equipo, aún en la competencia comercial, es una fuerza de avance importante. Además, las estimaciones de venta no son perfectas y nuestro equipo tiene información privilegiada y de primera mano sobre los clientes que puede ser de mucha utilidad.
Alguien dirá que la actitud de algunas personas puede torpedear la reunión y no le falta razón en muchos casos, pero ello también puede ser síntoma de que no disponemos del equipo adecuado, de no haberlo sabido guiar o simplemente de no haber comunicado correctamente lo pretendido. Este último punto es lo más probable en la mayoría de los casos aunque muchos prefieren pensar en la primera posibilidad.
“La no comunicación es imposible”. Primer axioma de Wartzlawick. Para bien o para mal, la reunión tiene un objetivo comunicador y no meramente informador.
En el desarrollo de la reunión deberíamos realizar preguntas a los asistentes para promover la participación y el buen ánimo, evitar discursos intrascendentes para centrarnos en los objetivos marcados para el día, realizar una moderación justa y ordenada y sobre todo escuchar atentamente, sin miedo a tomar notas. Si el grupo es silencioso deberíamos esforzarnos en aumentar la participación y si se produce un debate vivo tenemos que buscar el orden y la calma (lógico ¿verdad?).
Concluir una reunión
Por último tenemos un punto en ocasiones descuidado y es el momento de las conclusiones y acuerdos realizados. Se deben resumir las conclusiones de la reunión o los acuerdos realizados, para lo cual no es mala idea contar con una persona que haga el papel de secretario que realice anotaciones para ganar agilidad.
En otra empresa se realizaba algo curioso a este respecto y es que tras las reuniones individuales o grupales se le pedía a los asistentes que, durante el día, remitieran un resumen al respecto vía email a los responsables.
La pérdida de tiempo era nuevamente patente así como la molestia de los trabajadores que lo que pensaban era que no les habían escuchado y que por eso lo necesitaban por escrito. “Esto es como un colegio” escuché decir a alguno cuando redactaba el “informe” mientras intentaba buscar tiempo para cerrar unas visitas con unos clientes (que era su trabajo real, claro).
Al final se puede confeccionar un acta de acuerdos para que los asistentes firmen los compromisos alcanzados (si existen) o bien entregar los objetivos comerciales, cuotas de ventas y/o cualquier información importante. En ocasiones no es mala idea permitir que los asistentes dejen sus sugerencias por escrito (o vía electrónica) aunque lo mejor es mostrar interés anotándolas nosotros mismos (o la persona con la función de secretario) para ser analizadas y debatidas en futuras reuniones.
En campañas especiales como la navideña es bueno hacer una breve reunión de motivación previa a la jornada de máxima intensidad y dar ánimos a los vendedores. Además se deberían recordar los procedimientos más comunes en dichas fechas.
El cierre de la reunión debería centrarse en los puntos en común y en repartir el material necesario sobre los puntos tratados aunque también se pueden remitir vía email interno según el caso. Un vendedor necesita motivación así que si es el comienzo de la jornada se agradece la brevedad y los mensajes positivos llenos de ánimo y energía, algo que por otro lado tampoco viene nada mal si se hace al final del día.

Haz tus reuniones más productivas

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Las reuniones de empresa, esa gran asignatura pendiente la cual muy pocos valoramos y que en muchas ocasiones desde el punto de vista empresarial tan poco aportan al desarrollo realmente importante que tenemos que conseguir con ellas.
Normalmente los grandes directivos comentan que la mejor forma de hacer las reuniones importantes es en ambientes distendidos y relajados: campos de golf, yates, comidas o cenas; pero como seguramente no será así en la gran mayoría ¿Cómo podemos conseguir que una reunión se ejecute de la forma más adecuada posible?

Normalmente para llevar a cabo reuniones en nuestra empresa tendremos que tener en cuenta que lo más importante es que sean finalmente muy productivas, por lo que los medios, el canal, la forma y la comunicación previa han de ser fundamentales para conseguir dicho objetivo.
Además debemos de tener en cuenta si hace falta realmente que nos reunamos o no, quizá y gracias a otros canales que no el verbal de una reunión podemos solventar la necesidad que tengamos y además de forma mucho más rápida.
Vamos además a desarrollar los puntos más importantes:

  1. Decidir quienes serán los interlocutores. Quizá sea una reunión con alguien externo a la empresa por lo que también tendremos que contar con sus particularidades.
  1. Una vez decidido el punto anterior, definir el canal por el que convoquemos la reunión a todos los asistentes para hacerles llegar la convocatoria.
  1. Marcar horas fijas de comienzo y salida, por que aunque en ocasiones sean orientativas si nos pueden ayudar a ser más productivos teniendo el cuenta la “presión del reloj”.
  1. Tener en cuenta el fin principal por el que se celebra la reunión; el interesado, que es el que convoca la reunión deberá llevar bien el tema clave para no perder tiempo en otros puntos sin fundamento.
  1. Hacer una conclusión final, de acuerdo con todos los asistentes a la cita y dejando claro cada uno de los puntos de forma oral, así se cerrará todo de forma más estable y cordial.
  1. Tras la reunión pasar todo a un acta escrita y enviarlo a los interesados, es la forma correcta de que queden refrendadas todas las cuestiones que habéis tratado para que así todas las personas posean una idea concisa de la realidad de los acuerdos.

Una pautas bastante sencillas que nos ayudarán a conseguir un nivel de concentración y distribución mucho mejor para realizar reuniones y que además nos evitarán a posteriori tener que realizar contactos extra para recordar las cosas tratadas en las mismas.

Cinco razones para tomar notas en las reuniones

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Dicen que uno sigue siendo joven mientras mantiene viva la capacidad de sorprenderse. Pues bien, yo debo seguir siéndolo, ya que a día de hoy, y tras muchas horas de vuelo, sigo quedándome pasmado cuando en una reunión de trabajo, en una entrevista, etc, veo que hay gente que, por sistema, no coge notas, no apunta nada. No tengo muy claro si esto se debe a que tienen una memoria prodigiosa, a que les da apuro, a que son vaguetes o a que piensan que puede resultar intimidatorio para alguien. No lo sé. Pero tengo claro, que salvo en casos más bien formales, de poco contenido, o en entornos muy protocolarios, conviene tomar notas. ¿Por qué?
Pues por múltiples razones, que me resulta difícil sintetizar en una sola que las englobe a todas, y de las que me he ido convenciendo a lo largo de mi experiencia profesional. Hay desde motivos prácticos hasta de educación, pasando por alguna que otra paranoia mental mía A continuación, y sin ánimo exhaustivo os resumo cinco razones para tomar notas en las reuniones.

  1. Dice el refrán chino que la tinta más débil es más fuerte que la mejor de las memorias. Y yo lo asumo, disponiendo de una memoria que considero buena. El tiempo me ha demostrado como erosiona nuestros recuerdos, y es algo que no nos podemos permitir en nuestro marco profesional. Queda muy triste lo de preguntar tres veces lo mismo cuando ya nos lo contestaron en la primera toma de contacto, por poner un ejemplo. Es más, el mero hecho de tomar notas no sólo no debilita nuestra memoria si no que la refuerza (al menos así me sucede a mi)
  1. El tomar notas me ayuda a concentrarme, a estar a lo que estoy. El esfuerzo que supone me obliga a seguir de cerca lo que se va exponiendo, es una suerte de carril o guía que me ayuda. Diría incluso, siendo un absoluto desconocedor del tema y pudiendo significar alguna burrada, que al tomar notas se activan determinadas partes de mi cerebro que me ayudan a razonar de un modo diferente.
  1. Me ayuda a la hora de ganar tiempo en las reformulaciones de las preguntas, de los planteamientos. Escasos, pero valiosos segundos, que me permiten hacer propuestas de mayor valor, más reposadas, más eficaces.
  1. Considero que es una forma de indicar a nuestro interlocutor que el asunto va en serio, que valoro su aportación, su tiempo, de demostrarle respeto. Evidentemente, me consta que hay gente a la que no le gusta que se tomen notas en su presencia. Por ello siempre pido permiso para hacerlo, y para ello le explico la ventaja común que podemos obtener ambas partes de dicha práctica. Le suelo señalar que le daré una copia de mis notas (realmente de una parte de ellas) para que ambos tengamos tiempo y trabajo ganado en la próxima reunión. Evidentemente, todo esto es incompatible con el que toma notas al estilo rellenando-un-formulario (si hay que hacerlo se hace, pero cuando la reunión acabe y con las notas tomadas en un folio en blanco).
  1. Esos cruces de notas pueden ser usados en ocasiones como material complementario a la hora de interpretar, arbitral o judicialmente un contrato, por ejemplo. Enriquecen la relación comercial, y ayudan a reducir los riesgos, la inseguridad.

Por todo ello os animo a tomar notas, a levantar actas, a documentar vuestras reuniones, y todo ello desde una óptica nada burocrática, pensando en términos de negocio y productividad.