25 claves para multiplicar tu productividad.

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En este artículo he pretendido incluir algunas sugerencias rápidas para optimizar el uso de tu tiempo. Se trata de 25 claves sencillas, que aplicadas consistentemente, te aportarán grandes resultados en el incremento de tu productividad. Comencemos…

1.-Escribe las cosas.
Como afirma el famoso dicho “Es mejor un lápiz corto que una memoria larga”. Tomar notas es el mejor remedio para no olvidar nada. Acostúmbrate a reflejar sobre el papel cualquier tema importante de tu jornada diaria. Informaciones de interés, pensamientos, ideas, aprendizajes,… De este modo conseguirás sacarle todo el jugo a la vida, además de ser una persona en la que se puede confiar porque no olvida sus compromisos.

2.-Cuando tengas dudas acerca de algo, pregunta.
Uno de los mayores malgastadores de tiempo es la falta de comunicación adecuada. Si hay algo sobre lo que tienes dudas en el proyecto en el que trabajas, pregúntalo y soluciona tu duda. No trates de intuir que es lo que tienes que hacer, realiza una simple pregunta y sal de dudas. Preguntar una duda es más sencillo que tener que repetir una tarea porque no se ha hecho correctamente. No temas parecer tonto si preguntas mucho. Las personas más efectivas son las que formulan preguntas hasta que no les queda ninguna duda al respecto.

3.-No hagas las cosas con prisas.
Las prisas suelen ser malas consejeras. Suelen cometerse múltiples errores cuando se actúa bajo la tensión de las prisas. Si percibes que no vas a ser capaz de hacerlo todo, haz primero lo más importante. No te centres en acabarlo todo a toda costa, porque cometerás el error de terminar con un trabajo de mala calidad. Es preferible terminar tres cosas bien que cinco mal.

4.-Organiza tu zona de trabajo.
Una mesa y un espacio de trabajo organizado es un reflejo de una persona organizada y efectiva. Cuando todo está en orden la eficiencia hace su aparición. Ya no hay que perder tiempo buscando ese papel, aquella carpeta o aquellas fichas. Además, potencia nuestra energía al trabajar y nos hace más sencillo el mantenernos enfocados en la tarea que estamos realizando en ese momento. Aporta enfoque, y ayuda a que nuestra mente se mantenga totalmente volcada en la tarea que estamos realizando en ese momento.

5.-Planifica tus días.
Cuando alguien comienza un día sin una planificación previa, es muy posible que ese día acabe malgastado. Una buena planificación es como un plano que te hace avanzar en la dirección adecuada. Planificar es destinar una porción específica de nuestro tiempo para realizar determinadas tareas. Es determinar por anticipado que es lo que va a ocurrir.

6.-Asigna un tiempo específico para cada una de tus tareas.
Simplemente hacer una lista de tareas pendientes de hacer habla de nuestra intención de hacerlas. Pero asignar para cada una de esas tareas un momento específico de tiempo en el que las haremos, hace que las cosas comiencen a suceder. Establece para todas tus tareas importantes el momento en el que las realizarás y luego comprométete absolutamente a realizarlas cuando llegue el momento.

7.-Mantén tus archivos ordenados y al día.
Haz periódicamente una sesión de puesta al día de tus archivos. Elimina todo aquello que no vaya a serte útil, para de ese modo dejar espacio para la nueva documentación que tengas que archivar. No hay nada mas desagradable que intentar encontrar algo en un archivo, para chocar con innumerables documentos que ya no sirven para nada.

8.-Cuando asignes una tarea a alguien, acompáñala con una fecha límite para hacerla.
Nunca asignes a otros alguna tarea sin indicar claramente para cuando tiene que estar completada. Anota en tu planificador comprobar en la fecha prevista que se ha realizado, así como todas las revisiones intermedias que estimes oportuno que se hagan. Nunca solicites que una tarea se haga “lo antes posible”. Se específico.

9.-Huye del perfeccionismo.
Por supuesto que las tareas han de realizarse bien. Pero esto no implica que se dilaten eternamente en la búsqueda de la perfección. Existe un límite de tiempo asignado a una tarea, que si se traspasa, no compensa la mejora obtenida en relación al tiempo empleado. Busca la excelencia, no la perfección.

10.-Dedica un tiempo diario a tu “Hora de Poder”.
Ese espacio de tiempo, que no necesariamente ha de ser una hora, es el momento del día más importante para ti, ya que ha de ser un tiempo dedicado a enfocar toda tu atención en aquellos temas que marcan toda la diferencia. Es el momento para cuidar tu estado físico, para reflexionar acerca de tus metas y objetivos, para pensar acerca de algún reto que tengas en tu vida, para enfocarte en resolver creativamente algún proyecto, etc… ese espacio de tiempo dedicado a lo importante te reportará avances espectaculares en tu vida.

11.-Respeta el tiempo de los demás.
Cuando se desea que los demás respeten el tiempo de uno, se ha de comenzar respetando el tiempo de los demás. Antes de interrumpir a alguien , enviar un mensaje de correo electrónico, solicitar algún trabajo, etc… pregúntate si es realmente necesario.
Agrupa las cuestiones a preguntar a una persona para hacerlas todas juntas en una misma llamadas en lugar de en varias. Agrupa varios temas para ser tratados en el mismo mensaje. De este modo estarás optimizando tanto el uso de tu tiempo como el de los demás.

12.-Maneja los papeles una única vez.
Dedica momentos específicos de tu tiempo para manejar el papeleo, y cuando llegue ese momento intenta manejar cada pieza de papel una única vez. Resuelve el asunto, delégalo, elimínalo, archívalo, … o toma la acción que sea necesaria. Pero intenta dejar el tema resuelto. De este modo tu pila de papeles pendientes bajará considerablemente de tamaño. Aplica este mismo sistema a tus mensajes de correo electrónico.

13.-Crea una carpeta para temas a los que tengas que hacerles seguimiento.
Cuando alguna tarea tenga que hacerse más adelante, asígnale una fecha y colócala en una carpeta dedicada a temas a los que debas hacer un seguimiento. Revisa periódicamente esta carpeta para ir asignando tareas en tu planificador en el momento en el que corresponda hacerlo. De este modo te resultará sencillo mantener una perspectiva de todo lo que tienes pendiente de realizar.

14.-Elimina la postergación.
La postergación es dejar para más tarde cosas que debemos hacer ahora. Si tu problema es que te sientes abrumado por las grandes tareas, crea el hábito de dividirlas en trozos pequeños y asígnales un espacio de tiempo día a día hasta que las completes. Si postergas porque no te agradan las tareas, crea el hábito de hacerlas rápidamente, sin pararte a pensar demasiado en ellas. Recuerda siempre que postergar lo único que te aportará será una pérdida importante de tu tiempo y un alto índice de estrés ya que sabrás que esas tareas deberían estar ya realizadas. Además limitará tu credibilidad ante otras personas, que terminarán viéndote como una persona que no cumple sus compromisos.

15.-No acumules pilas y pilas de materiales para leer.
No permitas que las revistas y el material de lectura se acumule, y no almacenes inútilmente números atrasados. Selecciona exclusivamente aquellos artículos que te interesan. Mantén únicamente aquellas revistas que te interese conservar, y del resto guarda únicamente los artículos interesantes. Si son revistas que ni siquiera lees, cancela tus subscripciones .

16.-Planifica tiempo de calidad para la familia.
No utilices tu planificador únicamente para aspectos profesionales. Planifica también tu tiempo personal y las actividades familiares. La vida es mucho más rica cuando se aprovecha también plenamente el tiempo dedicado a la familia. Cuando se toma el tiempo necesario para planificar algo, estamos sembrando la semilla que terminará por hacerlo realidad. Utiliza la magia de la planificación para crear momentos mágicos en tu vida familiar. Disfruta haciendo este proceso de forma conjunta con tu esposa o esposo y tus hijos.

17.-Di “No” con mayor frecuencia.
Demasiadas personas comprometen su tiempo en actividades a las que deberían haber dicho no. Y lo hacen por no quedar mal o por no ofender a quien les hace la propuesta. No cometas este error. Si hay algo que estimas que no será positivo para ti y que no va a aportarte nada significativo en el avance hacia tus objetivos, declina la petición. Recuerda que siempre que dices si a algo, estás diciendo no a otra cosa que podrías hacer en su lugar. Valora siempre con la importancia que merece el compromiso de parte de tu tiempo.

18.-Anota lo más importantes de tus conversaciones telefónicas.
Ten siempre a mano tu planificador mientras conversas telefónicamente y ves anotando los datos importantes de tus conversaciones. No caigas en la tentación de anotar en papeles sueltos que luego terminan siempre por perderse. Ese hábito, te permitirá recordar siempre en detalle el contenido de cualquier conversación sin ningún tipo de esfuerzo por tu parte ya que todo estará perfectamente reflejado en el día que se produjo la conversación. Además, al final del año, tendrás realizado sin esfuerzo un registro de llamadas importantes.

19.-Recuerda la importancia del -Principio de Wilfredo Paretto-
El 80% de tus resultados en la vida viene determinados por el 20% de las actividades que realizas. Percibe cuales son esas actividades e intensifica tu desempeño sobre ellas. Enfoca siempre en esas tareas prioritarias y realízalas siempre en primer lugar. Si queda algo sin hacer, que sea lo más intrascendente.

20.-Pon tus objetivos siempre por escrito.
El tiempo es el bien del que está hecha la vida. No dejes que la vida pase al azar. Planifica detenidamente que objetivos quieres alcanzar. Como bien dijo Séneca: “A quien no sabe a que puerto encaminarse ningún viento le es propicio”. No cometas el error de navegar por la vida a la deriva. Define con la máxima claridad tus objetivos y orienta tus velas hacia ellos.
Toma el tiempo para determinar con claridad tus objetivos a corto, medio y largo plazo. El lugar al que llegues dentro de diez años va a estar determinado en gran medida por tu planificación de hoy y por las acciones que emprendas en consecuencia mañana, la próxima semana y los próximos meses.

21.-Asiste solo a las reuniones estrictamente necesarias.
Demasiadas personas malgastan una cantidad tremendamente importante de su tiempo en reuniones intrascendentes. Reuniones en las que se resuelven temas que podrían haber sido resueltos de manera más efectiva con una simple llamada telefónica, unos mensajes por e-mail o una charla informal a la hora del desayuno.
Cuando sea inevitable convocar una reunión, asegúrate de que existe un orden del día y un limite de tiempo para que sea efectiva.

22.-Aprende a delegar más.
Delegar efectivamente es uno de los factores que pueden hacerte ahorrar una mayor cantidad de tiempo. Siempre que te sea posible, delega todo lo que puedas. Si no tienes en quien delegar, busca activamente formas de ahorrar tiempo a través de la tecnología, recursos externos o subcontratando tareas. Ante cada tarea que se te presente, hazte la pregunta de oro: ¿Cuál es la forma más efectiva de realizar esta tarea? En muchas ocasiones te darás cuenta de que la manera más efectiva de hacerla es delegándola. ¡Hazlo! Y disfruta del tiempo extra obtenido para conseguir más resultados.

23.-Suscríbete a servicios que te faciliten información ya resumida.
Hoy en día existen muchas empresas que se dedican a suministrar información ya preparada para su rápida asimilación. Bien sean resúmenes de libros, informes comerciales resumidos o conferencias en audio que te explican a fondo un tema mientras conduces. Utiliza estos potentes ahorradores de tiempo. Además son actividades perfectas para realizar durante los tiempos de espera, antes de una reunión, al llegar a una cita antes de hora, etc…

24.-Maneja un único planificador.
Utiliza el mismo planificador en tu vida personal y en la profesional. Tu vida es solo una. No hagas malabarismos tratando de casar tus prioridades en varios planificadores. Lleva siempre tu planificador contigo en el trabajo, en tus viajes personales, o en cualquier actividad que estés realizando. Allí ha de estar todo lo importante junto en un mismo lugar.

25.-Destruye el estrés en tu vida.
Toma conciencia de que no se puede hacer todo y ser todo para todo el mundo. Desata tu máximo potencial en cada instante, busca ser efectivo y eficiente, pero no te castigues con límites inhumanos. Recuerda siempre que no es lo que nos sucede, sino como reaccionamos ante lo que nos sucede lo que de verdad marca la diferencia. Toma conciencia de que tienes el poder de tomar la situación más estresante que puedas imaginar y convertirla en placentera si así lo decides. Haz de tu salud una prioridad. Sin ella, no hay productividad ninguna.

© 2012 José María Vicedo – http://www.clubsuperacion.com

El mito de la multitarea y la productividad: los trabajos, mejor de uno en uno

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Multitarea, enemiga de la productividad

Uno de esos mitos en el mundo de la productividad es la multitarea y su idoneidad para incrementar el potencial laboral. Hacer varias cosas a la vez no sólo genera distracciones, sino que obliga a alargar el tiempo para concluirlas. Pese a que ha habido numerosos defensores de esta forma de trabajar, está comprobado científicamente que es contraproducente.

En los últimos años han sido muchos los avances en la tecnología para que ésta soportara más de una tarea a la vez, con la supuesta mejora que acarreaba en la productividad. Era la jugada perfecta: ponerlo más fácil para mantener dos y tres trabajos al mismo tiempo. Esa evolución se ha querido trasladar al mundo laboral, algo que se antoja harto arriesgado, pues existen muchos estudios científicos que confirman su inutilidad.

 

Uno de los más importantes fue el que se llevó a cabo en la Universidad de Stanford entre estudiantes del centro. Las conclusiones eran claras: los que tenían un perfil multitarea elevada encontraban muchas más dificultades para diferenciar entre lo importante y lo secundario, retenían menos datos y, además, eran también más lentos al cambiar de una tarea a otra.

No nos engañemos, conseguir un perfil multitarea efectivo sería ideal: más trabajos en menos tiempo y, por tanto, mayor productividad y mayor competitividad. La realidad es bien distinta y muy tozuda. Para completar tareas correctamente, es necesario focalizar la atención en una, incluso, dividiéndola en varias partes. No soy, por tanto, defensor de esta organización del trabajo, aunque haya ocasiones en las que sea inevitable por circunstancias concretas.

Hay mayores beneficios si, como decíamos, se concentra la atención en una sola tarea para acabarla cuanto antes. En la era de la infoxicación e internet, es realmente complicado por lo que sería ideal utilizar técnicas como la de Pomodoro, de la que hablamos hace unos días, o, directamente, programas que esconden todas las distracciones posibles en el ordenador (correo electrónico, redes sociales…) y manteniendo activa sólo la ventana que se está utilizando en cada momento.

Todo para lograr una mayor concentración y productividad, lejos de una multitarea que tiene más de mito que de realidad.

Cómo mejorar la productividad de tu empresa.

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Autora: Sofia Sanchez:

La productividad de una empresa es la clave que determina su éxito o su fracaso. Es el elemento que define a los competidores dentro de una industria y lo que siempre se puede mejorar para lograr un nivel de eficiencia superior a los demás.

Las culturas corporativas sirven como guía para medir el nivel de productividad y eficiencia de una compañía. Si la cultura es relajada, le interesa poco la puntualidad y no clarifica las expectativas de desean de su equipo laboral, ellos reaccionarán de la misma manera, minimizando el esfuerzo necesario para funcionar productivamente. La actitud de los administradores de la empresa, establece el nivel de creatividad, innovación y eficiencia de una empresa, características fundamentales para su éxito.

Consultar Para Solucionar

Es recomendado que el equipo administrativo analice el clima laboral de la empresa a través de observaciones, entrevistas y encuestas diseñadas para  identificar aspectos de la compañía que impiden la productividad. Consultar a cada departamento para escuchar sus comentarios y sugerencias, abre las líneas de comunicación, creando retroalimentación luego utilizado para solucionar posibles problemas. Los directores corporativos muchas veces no están en contacto directo con sus subordinados, creando una brecha en la comunicación entre ambos que debilita el nivel de motivación del empleado, eventualmente reduciendo su nivel de productividad.

La comunicación empresarial es imprescindible para poder detectar complicaciones en los procedimientos tradicionales de la compañía. Los trabajadores tendrán la oportunidad de participar en decisiones administrativas y se sentirán apreciados por sus líderes. Comunicación entre departamentos clarificará lo que cada quien necesita, fortaleciendo su relación y personalizando los sistemas de gestión entre ambos.

La compañía no podrá diseñar un entorno que alimenta a la productividad sin la comunicación necesaria para identificar los obstáculos que impiden su progreso.

El Individuo

El nivel de productividad de cada persona es diferente debido a su nivel de motivación y actitud profesional. Hay personas que son emprendedores, toman la iniciativa para producir resultados sobresalientes y dedican toda su atención a las responsabilidades de su cargo. Desafortunadamente, no todas son así. Motivar a cada individuo de la forma más apropiada es la clave que inspirará un incremento en el nivel de productividad de la compañía.

La productividad comprensiva de la compañía, empieza con la eficiencia de sus trabajadores. Entrenamiento sobre cómo priorizar responsabilidades, adquirir metas, organizarse y manejar el estrés laboral, entre otros temas, ayudará educar a la fuerza laboral de la compañía. Los gerentes de cada departamento o equipo tienen el compromiso de crear un ambiente que elimine la mayoría de las distracciones, incluyendo las distracciones físicas como dolores de espalda por sillas incómodas, según abogados de accidentes laborales, para facilitar la eficiencia de cada trabajador.

Trabajar en equipo

El nivel de productividad de un individuo, en cuanto a su experiencia profesional y tiempo disponible, es limitado cuando trabaje sólo en un proyecto que se extiende a varios campos. Trabajar en equipo reducirá el tiempo necesario para adquirir las metas del proyecto, por el alto nivel de productividad que se realiza al distribuir las responsabilidades, permitiendo que cada participante se pueda enfocar en su especialidad, produciendo resultados de alta calidad eficientemente.

Ocho excelentes aplicaciones para tomar notas en Windows y en la Web

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Una de las ventajas que nos llegó a los usuarios gracias a la popularización de los portátiles es la posibilidad de usar el PC para tomar notas y apuntes en clases, reuniones, u otras situaciones. El que el computador ya no esté anclado en un lugar fijo, como la casa o el trabajo, permite que ahora también cumpla este rol de “cuadernillo de notas”.
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Generar ambiente: el aroma y la músic

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La importancia de la distinción en todos los detalles para satisfacer al cliente, empleado y para generar una experiencia positiva de la visita a nuestras oficinas, mi fiel y queridos compañeros aportaron algun que otro comentario diario una lista de temas que él consideraba interesantes de tratar.
Hoy hablaremos de la importancia del aroma y de la música ambiental para mejorar la experiencia de nuestros empleados como clientes si los hubiese en la empresa.
Bien, la importancia del aroma de nuestras dependencias y de la música ambiental que pongamos no tan solo es útil para nuestros clientes, en general es útil para cualquier visita que recibamos o incluso para el propio bienestar interno de nuestros empleados y de toda persona que entre en contacto con nuestras oficinas. Y además no solo es básico en las oficinas, es básico y valido para cualquier tipo de empresa o negocio, bien sea un comercio, un bar, o una fabrica, y es que las percepciones y el bienestar no entienden de modelos empresariales, aunque si de requisitos particulares.
Como norma general siempre será mejor no apostar ni por sonidos o aromas extremos. Así en las melodías tranquilas y los aromas suaves se encontrará el punto justo, de esta forma correremos menos riesgos de generar rechazo en una parte de quien nos visite. Ahora bien, por supuesto dependerá mucho del tipo de clientela o personal que tengamos, y en particular de la imagen que queramos dar, pues por ejemplo si tenemos una tienda de ropa juvenil habitualmente poco apropiado será poner opera o jazz de telón de fondo, al contrario, un ambiente desenfadado y música marchosa será lo indicado, y en lugares dirigidos a otro tipo de públicos viceversa.
Un último apunte al respecto, y casi una suplica especialmente a los bares, restaurantes o lugares donde parece que solo un determinado estilo de música es posible, el volumen es elevadísimo o los aromas son de un perfil demasiado extremo. Señores y señoras, si quiero aromas fuertes me voy al zoológico, cuando quiero escuchar música a todo volumen me encierro en mi coche, pero no tomando un café, y lo más importante, en la variedad está el gusto y hoy la tecnología lo pone fácil, así que se puede cambiar de música incluso sin tener grandes molestias (se pueden programar listas de reproducción, etc), y es que ni a todos nos gusta el flamenco o la música house por poner unos ejemplos, y aunque nos guste un tipo determinado de música no nos gusta escucharla X horas seguidas.

Música como motivador

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No podría vivir sin música lo reconozco, no podría vivir casi permanentemente sin una melodía, sin una de mis canciones favoritas, sin un sonido. Y tampoco podría vivir sin música en mi vida profesional, ¡y qué la motivación se consigue a ritmo de nuestras melodías favoritas!
No hay recomendación mejor que pueda hacer para inspirarnos, para motivarnos, para concentrarnos en nuestro trabajo, que la recomendación de escuchar nuestra música favorita. De escuchar ese sonido que nos transporta en el momento que necesitamos desconectar, de escuchar aquella canción que nos estimula y nos pone fieros cuando tenemos que ir a cerrar una negociación, discutir o tratar un tema importante que requiera de nuestra actitud aguerrida. En definitiva, de escuchar cada canción, cada melodía para cada necesidad profesional.

Sólo de uno y cada uno de nosotros depende decidir que música utilizamos en nuestro día a día profesional, sólo de nosotros depende decidir que canciones nos benefician y que canciones pueden sernos perjudiciales de escuchar en un momento determinado.
Yo personalmente lo tengo muy claro, cuando necesito tranquilidad, pausa o simplemente dejar fluir: jazz, pop, música romántica y/o tranquila. Pero algo me está pasando, lo reconozco, últimamente cuando necesito “marcha”, cuando necesito rendir al máximo ya no me estimula la música de antes, ya no me estimulan los sonidos tranquilos. Ahora escucho sonidos que ni yo imaginaba que me estimularían, estilos que son contrarios en muchas ocasiones a mí estilo de vida, pero que sin duda me ponen completamente “a cien” en mi actividad profesional. ¿Y si cada uno de nosotros encontramos nuestro catálogo?, ¿y si nos atrevemos con cosas diferentes?

La mejor forma de remunerar a los ejecutivos

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Estamos viendo muchas críticas de los altos ejecutivos de las empresas y de sus compensaciones millonarias, especialmente en el entorno actual de dificultades financieras en general y de reducciones de sueldos que los trabajadores están sufriendo o, como mínimo, del estancamiento de sus sueldos.
La consultora de temas de personal y de remuneración, Towers Perrin, nos trae un análisis (PDF) de cómo los consejos de administración de las empresas deben pensar en estos temas para asegurarse que sus ejecutivos estén incentivados para hacer mucho para sus empresas, pero que no les lleve a tomar decisiones que pueden ser perjudiciales para el futuro de la empresa. En este contexto, es importante establecer un paquete de compensación para los ejecutivos que compatibilice las necesidades de las empresas, en el corto y el largo plazo, y los deseos y los incentivos de los ejecutivos para que lo hagan bien.
Los tres temas que nos dan como guías para seguir son los siguientes:

  1. Un vínculo directo entre las medidas de rendimiento y los distintos tipos de compensación.
  2. Un rango equilibrado de medidas de rendimiento que tienen en cuenta los resultados a corto plazo y la inversión estratégica a más largo plazo, que se alinea más directamente con la compensación combinada.
  3. El mantenimiento de una proporción razonable de compensación en forma de acciones de la empresa, para alinear los intereses del ejecutivo con los accionistas, en el medio y largo plazo.

El análisis es muy detallado sobre cómo mejor estructurar un paquete de compensación que cumple con estos objetivos. En estos momentos donde muchos altos directivos se han estado llevando sueldos millonarios y han metido a sus empresas en muchos líos, es esencial que sus ingresos sean sensibles directamente a los resultados de sus decisiones.
Yo añadiría, incluso la posibilidad de que se les retire compensaciones pasadas si sus decisiones resultan haber sido perjudiciales para la empresa y para sus resultados. Sólo porque los malos resultados de sus decisiones no salen hasta después, no quiere decir que los directivos tienen el derecho de quedarse con lo que se les pagó cuando se esperaba que los resultados iban a ser otra cosa.