Toma decisiones: Organizar con eficacia, hacerlo ayuda a tomar las mejores decisiones.

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La idea de cualquier sistema gerencial es, por una parte, mejorar nuestra capacidad para tomar decisiones; y, por la otra, volvernos más productivos, pues nos permite administrar mejor nuestro tiempo.

Así pues, ¿cómo implementamos el sistema para decidir quéhacer? Hay tres formas:

1. Cuatro preguntas para elegir qué hacer en cualquier

momento:

1.1. ¿Qué puedo hacer inmediatamente con los instrumentos disponibles?

1.2. ¿Cuánto tiempo tengo disponible antes de mi próxima cita?

1.3. ¿De cuánta energía dispongo actualmente?

1.4. De todo lo que tengo que hacer, ¿qué es lo más importante?

2. Modelo triple para evaluar nuestro trabajo diario: diariamente hacemos

tres tipos de actividades:

2.1. Trabajo predefinido y planificado.

2.2. Trabajo que surge en el momento.

2.3. Definir nuestro trabajo.

Al final del día, debemos evaluar el balance entre estas tres actividades y responder la siguiente pregunta: ¿estoy contento con dicho balance? Y si la respuesta es negativa, ¿qué debo hacer para cambiar dicho balance?

3. Modelo de seis niveles para revisar el trabajo: en líneas generales, podemos analizar nuestra vida en seis áreas:

3.1. Toda la vida.

3.2. Próximos 3 a 5 años.

3.3. Próximos 1 a 2 años.

3.4. Áreas de responsabilidad.

3.5. Proyectos actuales.

3.6. Tareas actuales.

Nuestro éxito dependerá de que gerenciemos estas seis áreas de nuestra vida de un modo balanceado. Por otra parte, la lista de cosas que no estamos haciendo siempre será mayor que la lista de cosas que sí estamos haciendo.

La clave para sentirnos bien es no sólo saber qué hacer sino además qué dejar de hacer. Nuestro sistema de tareas debe ayudarnos en ambos sentidos.

Link GTD IV

La agenda Muji Chronotebook

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Uno es un ferviente usuario de PDA/smartphone/iphone. Hace mucho tiempo que me di cuenta de que la agenda tradicional tampoco se puede tirar, en papel, no es para mi mejor aliado, por múltiples motivos, actualización, perdida……. Pero también soy consciente de que los hay igualmente alérgicos a usar dispositivos electrónicos, amantes de tomar notas al viejo estilo y de sentir el tacto del papel. Pues bien, cuando uno como yo pensaba que era dificil innovar en dichas herramientas antediluvianas, me he visto sorprendido con el ingenio, con el cambio de paradigma que supone la Muji Chronootebook. Continuar leyendo

Tu tiempo vale dinero: planifícalo

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¿Cuántas veces nos quejamos de que el tiempo no nos llega a nada? Trabajamos sin descanso pero lo cierto es que malgastamos mucho esfuerzo por falta de planificación.
Seguir unas pautas básicas pueden mejorar notablemente nuestro rendimiento de la jornada laboral:

  1. El planning escrito: Planifica la jornada y trata de cumplirla. Muchas veces será imposible lograrlo pero no te desanimes si al principio no eres capaz de lograrlo. Con el tiempo mejorarás el rendimiento. Un buen planning debe incluir la realización de ciertas rutinas a determinadas horas como por ejemplo el café o el almuerzo. También es importante ponerte hora para irte a casa. Si trabajas sin hora límite dispersarás el esfuerzo y rendirás menos. No te olvides de escribir el planning porque de esta forma podrás comprobar al final del día el grado de cumplimiento de las tareas. Además, si te tomas la molestia de escribirlo es más fácil reafirmarte en tu determinación de llevarlo a cabo.
  1. El móvil: Gracias a la agenda de contactos sabes quien llama en todo momento. Contestar o no es tu decisión sobre todo cuando estás concentrado en una tarea importante y atenderla puede ser la diferencia entre acabarla o no. La mayoría de las llamadas no son urgentes y quien llama dejará mensaje. Como criterio puedes contestar a las que insisten (para cubrir las llamadas que realmente son urgentes) y fijar una franja horaria para devolver las demás (pero no las dejes para última hora pues si precisas realizar alguna gestión es posible que alargues tu jornada laboral).
  1. El email: ¿Cuántas veces consultas el correo al día? Los correos pueden clasificarse en dos categorías: los intrascendentes y los trascendentes no urgentes (para las urgencias ya está el móvil). Por tanto lo normal es que no requieran atención inmediata. Puedes leerlos y contestarlos al final de la jornada.
  1. Las visitas no deseadas: No es de buena educación presentarse en una casa sin avisar y tampoco lo es en un lugar de trabajo a menos que se trate de algo realmente importante. Quienes se presentan sin invitación o cita deben saber que esta forma de proceder altera tu planning de trabajo cuidadosamente planificado. No dejes que se convierta en una costumbre para ellos. Sé firme pero educado a la hora de decirles que la próxima vez deben llamar antes de ir.

Organiza tu tiempo

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Eres autónomo. Tu tiempo es, por tanto, tu bien más valioso.
¿Estás seguro de estar optimizándolo?
La desorganización o la mala organización de tu tiempo implica por un lado acabar dedicándole más horas a tu trabajo de las realmente necesarias para que éste resulte realmente productivo, y por otro aumentar tu nivel de estrés y cansancio.
Con dedicarle tan sólo unos minutos al día para organizar planificar nuestra jornada, actividades y prioridades conseguiremos optimizar el tiempo que dediquemos a nuestra actividad y obtendremos mejores resultados y más tiempo libre.
Os daremos unos pequeños consejos que posiblemente servirán a aquellos que no estéis acostumbrados a planificar vuestras tareas. Seguro que, con un poquito de constancia, en pocos días notaréis los resultados.

Estableced vuestras prioridades. No todos los clientes van a reportaros los mismos beneficios, ni todas vuestras acciones tienen la misma urgencia. Debéis aprender a priorizar. Cuando hagáis vuestra lista de tareas pendientes, tomaos un tiempo en asignarle un orden de importancia y sobre todo no lo modifiquéis. La primera idea es la buena. Al principio os puede costar un poco, pero tened paciencia, y pronto veréis que es muy sencillo.
Planificad vuestras tareas el día anterior. Para ellos, utilizad una agenda. No tiene que ser una PDA último modelo. Puede servir la agenda del Outlook, la de Google, o simplemente una agenda de las de toda la vida, a ser posible de día por página. Anotad en ella
el día anterior vuestras citas, las actividades que tenéis que realizar, los clientes que tenéis que llamar o visitar, incluso los emails que debáis enviar. Con el tiempo, incluso, podréis llegar a establecer una duración aproximada para su desempeño.
Aprended a decir que no. Creo que fue Marlon Brando quien dijo que el mejor actor se le conoce no por los papeles que interpreta sino por los que rechaza. Esto es extrapolable a nuestra actividad profesional. No tenéis que aceptar todo el trabajo que os entre por la puerta. La sabiduría está en saber rechazar educadamente aquellas tareas que van a suponer un lastre en nuestro tiempo y no nos van a reportar beneficios considerables.
Intentad agrupar vuestras acciones. Seguid la Ley de Carlson: “Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. Procurad evitar la dispersión en vuestras tareas, tanto en la funcionalidad como en la movilidad: así, por ejemplo, agrupad actividades similares para realizarlas una tras otra, para mantener al máximo vuestro grado de atención, puesto que al cambiar de tarea se pierde la concentración y hay que volver a situarse para iniciar la nueva; dedicad un mismo día sólo para visitar a los clientes de una misma zona geográfica, y aún diría más, para no estar perdiendo continuamente el tiempo en desplazamientos que, aun cuando necesarios, os hacen perder tiempo durante vuestra jornada.
Como veis, con un poquito de organización y dedicarle unos minutos al día a organizar nuestras actividades de forma que no vayamos haciendo las cosas “a salto de mata”, optimizaremos nuestro tiempo y recursos, y podremos hacer frente más fácilmente a aquellos imprevistos, urgencias, e interrupciones que siempre acaban surgiendo.
En definitiva, ser más ordenados y meticulosos gestionando nuestro tiempo nos llevará a obtener mejores resultados en nuestra actividad económica.

Un reto para el 201X: La oficina sin papel.

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En pleno siglo XXi cuando conceptos como correo electrónico o documento digital están a la orden del día, la inmensa mayoría de las pymes españolas siguen atadas al papel lo cual no sólo supone un coste medio ambiental sino también económico y logístico muy importante.

Sin embargo hace años que es posible gestionar toda una oficina sin necesidad de imprimir una sola hoja de papel. En muchos eventos de tecnología nos muestran todo lo que se necesita para convertir vuestra oficina o vuestro hogar en un espacio “paperless”. A continuación veremos algunos componentes de este vocablo del siglo XXI

Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicada de llevar a la práctica si antes no realizamos una planificación concienzuda de lo que necesitamos. Es verdad que al principio nos costará poner en marcha un espacio completamente exento de papel, pero cuando asumamos algunos hábitos y rutinas básicas pronto descubriremos sus beneficios, que pasan por un ahorro de dinero, espacio y tiempo de búsqueda, además de un mayor respeto por el medio ambiente. Para conseguir lo que los americanos definen como “going paperless” necesitamos los siguientes elementos:

Escáner

Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Sin embargo, antes de lanzarnos a la compra de un modelo en particular deberemos considerar la forma en la que vamos a organizar los documentos “escaneados” en nuestro ordenador, si el software de gestión documental que tenemos en mente es compatible con la máquina que habíamos pensado comprar o cuál es el aparato más indicado para el tipo de documentos que queremos digitalizar. En este último punto tenemos tener en cuenta las siguientes variables:

Alimentación manual o automática
Lo escáneres más sencillos, normalmente destinados al mercado de consumo son los conocidos como escáneres planos. Aunque la resolución de imagen que obtienen en muchos casos es muy superior al de los escáneres destinados a las oficinas, el principal escollo que presentan es que si debemos escanear muchos documentos, o un documento que contenga varias páginas, esta labor puede volverse bastante tediosa, ya que deberemos estar pendientes constantemente del trabajo de escaneo.

Por otro lado, en el mercado podemos encontrar escáneres de alimentación automática (con una bandeja que nos permite introducir decenas de páginas) y que puede ser una buena opción si lo que demandamos es un trabajo rápido y eficaz.

1. Capacidad de reducir el papel al tamaño de un confeti: las antiguas destructoras de papel se limitaban a separar los documentos en finas tiras que en caso de acabar en malas manos podían ser fácilmente reconstruidas. Las modernas en cambio son capaces de separar el papel en partes que no superar los cinco milímietos cuadrados.

2. Capacidad para destruir sobres enteros: con frecuencia recibiremos sobres que no necesitaremos abrir para enteder que no nos interesa su contenido. En este sentido, podemos optar por destructoras que son capaces de destruir sobres enteros sin que tengamos la necesidad de abrirlos.

3. Capacidad para destruir CDs y tarjetas de crédito.

Gestión de la seguridad

Invertir en una oficina sin papel implica entre otras cosas que todos nuestros documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado, bien en un disco duro, bien en un servidor.

Esto significa que si por alguna razón nos roban el ordenador, sufrimos una grave indicencia en la oficina o un virus se cuela en nuestro sistema, la cantidad (y calidad) de datos que podemos perder o que pueden caer en manos inapropiadas puede ser realmente importante.

En este sentido antes siquiera de comenzar a escanear documentos deberemos implantar una buena política de copias de seguridad, que pasan no sólo por realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización (bien en otro disco duro, bien en la nube) sino protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros.

Sistema de gestión documental

Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documentos debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.

Tanto Windows como Mac OS X disponen de funciones avanzadas de búsqueda, que incluyen entre otras cosas la localización de archivos en función de sus tags o de su descripción (deberemos implantar una buena política de etiquetado de archivos). Otra buena alternativa es contar con el buscador de documentos desarrollado por Google (Google Desktop Manager) que convierte nuestro PC en un pequeño buscador que indexa los nuevos archivos a intervalos de tiempo regulares.

No obstante existen gestores documentales mucho más avanzados. Algunos de comercializan junto a los propios escáneres, e incluyen entre otras cosas la capacidad de reconocer el texto de un documento como parámetro para una posible búsqueda.

Monitor de alta resolución

Si vamos a trabajar únicamente con documentos digitales haremos bien en no escatimar el dinero invertido en un buen monitor. Lo ideal es contar con un monitor cercano a las 30 pulgadas, de forma que podamos cotejar simultáneamente varios documentos y que sea además de alta definición (mucho más apropiados cuando vamos a pasar varias horas frente a una pantalla).

Smartphones o eBooks

En ocasiones realmente tenemos la necesidad de imprimir una página. Puede que necesitemos llevar con nosotros una tarjeta de embarque, un mapa, unas direcciones, etc.

Si realmente queremos prescindir del papel podemos optar por utilizar bien nuestro smartphone (la mayoría disponen de aplicaciones que nos permiten almacenar y gestionar nuestros documentos) o incluso un lector de eBooks que tenga la capacidad para leer archivos PDF.

Firma digital

Como colofón a todo lo comentado hasta ahora, necesitaremos contar con un módulo de firma digital con la que poder emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por la distintas administraciones públicas. Para ello necesitaremos en primer lugar solicitar un certificado digital a una de las entidades emisiores y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado

Organiza el día a día con el GTD

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En casi todas las pequeñas empresas suele repetirse una figura con frecuencia, la del trabajador multidisciplinar. Normalmente el número reducido de empleados que tienen estas compañías hace que uno o varios de ellos se ocupen de muchas tareas diferentes a un tiempo (hay que maximizar el rendimiento). El problema cuando tocamos tantos palos es mantenernos al día en nuestro programa y que no se nos despisten cosas en el camino. Una forma de organizarse para llegar a todo es aplicar la metodología conocida como GTD (Getting Things Done en inglés), algo así como consiguiendo hacer las cosas traducido libremente a nuestro idioma.

El creador de esta metodología es David Allen, un estadounidense (de ahí el nombrecito y las siglas, que les encantan) que propone un sistema para planificar todas nuestras tareas, que consiste básicamente en anotar todos los pasos que debemos llevar a cabo para completarlas para no tener luego que detenernos a pensar en qué es lo que nos queda por hacer. Una vez hecho esto (y aquí está el truco), debemos establecer un sistema de revisión y ejecución que impida que todo eso que hemos anotado se quede olvidado en un cajón o en el disco duro de nuestro ordenador. A grandes rasgos os comento lo que él propone a continuación.

Una vez tenemos recopilado todo, lo organizamos en listas de tareas, tan detalladas como sea posible y las separamos por temas o proyectos, asignando a cada acción un contexto (si es una llamada de teléfono, enviar correos, leer documentos, lo que se os ocurra y que pueda repetirse). El fundamento de ésto es ser capaces de visualizar todo lo que tenemos pendiente desde diferentes ángulos, por decirlo de alguna forma, de manera que nos facilite su localización y ejecución en el momento más conveniente.

El siguiente paso es establecer una rutina de revisión, a ser posible diaria, que nos permita ir completando los pasos que hemos anotado para que no se nos quede nada en el tintero. Aunque podemos seguir esta metodología con papel y lápiz, queda claro que es el terreno perfecto para una aplicación informática, un software que nos ayude a planificar nuestra organización y establecer los avisos y recordatorios que necesitemos de forma sencilla. De hecho, existen muy buenas alternativas a las que acudir para ponerla en práctica que veremos en otra entrada.

Como apoyo a la explicación de la película, sobre estas líneas tenéis un gráfico resumen del sistema GTD, versión libre del creado por Stefanos Karagos, que ayuda bastante a entender todo el proceso. Es una base de la que partir para que sea cada uno el que lo adapte a sus necesidades reales. A mí cada vez me resulta más útil, así que si os sentís desbordados, ¿por que no darle una oportunidad?

Herramientas GTD para organizarse.

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Como ya he indicado en otras ocasiones, las herramientas GTD son un buen medio para conseguir quenuestra jornada laboral sea más productiva. Al aprender a priorizar nuestras tareas, y aplicar un método científico para distinguir lo prioritario de lo importante o lo irrelevante, conseguimos producir mucho más, en menos tiempo, sin dejar flecos sueltos. Tanto es así, que algo tan en principio abstracto como la gestión del tiempo en la organización, cuenta cada vez con más seguidores, no quiere decir que esto sea obligatorio, pero yo muestro las que usado y uso actualmente.

IGTD

Una gran aplicación que esconde un uso muy simple. El software nos permite añadir tareas y organizar nuestro material de una forma muy sencilla. La interfaz está cuidada hasta el máximo detalle de forma que, de un solo vistazo, accedemos a la información que nos interesa. Además, como se integra perfectamente con Mail.App podemos enviar tareas a nuestra aplicación desde cualquier ubicación, basta con que tengamos acceso a una cuenta de correo electrónico. Mejor aún, es una aplicación de uso gratuito, aunque la empresa admite donaciones para continuar con el desarrollo de nuevas versiones de la aplicación.

Omnifocus

Omnifocus es, probablemente, el mejor GTD para Mac del momento. Partiendo de la base de Kinkless (de hecho su creador proviene de esta compañía) han conseguido crear un software de creación y gestión de tareas versátil, flexible, sencillo y potente.  Y precisamente, es toda esta potencia la que puede salir un tanto cara. Con un precio cercano a los 70 euros, Omnifocus parece destinado a grandes fans del GTD, ya que hay programas en el mercado que funcionan de forma muy similar y que cuestan mucho menos dinero. Esta es la que uso actualmente pues sincronizo con los pc´s, ipad, iphone…..

Things

Things es uno de los desarrollos más recientes en este área de software y ha supuesto una pequeña revolución en el mundo del GTD para Mac. Principalmente porque la interfaz de usuario es, sencillamente, preciosa. En cierta forma, Things recuerda lejanamente a Microsoft Outlook, pero no dispone de correo electrónico y, en cambio ofrece una automatización de tareas y procesos que ya querría poder implantar Microsoft en alguna de sus aplicaciones. Things tiene un precio de 50 euros.