Un reto para el 201X: La oficina sin papel.

En pleno siglo XXi cuando conceptos como correo electrónico o documento digital están a la orden del día, la inmensa mayoría de las pymes españolas siguen atadas al papel lo cual no sólo supone un coste medio ambiental sino también económico y logístico muy importante.

Sin embargo hace años que es posible gestionar toda una oficina sin necesidad de imprimir una sola hoja de papel. En muchos eventos de tecnología nos muestran todo lo que se necesita para convertir vuestra oficina o vuestro hogar en un espacio “paperless”. A continuación veremos algunos componentes de este vocablo del siglo XXI

Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicada de llevar a la práctica si antes no realizamos una planificación concienzuda de lo que necesitamos. Es verdad que al principio nos costará poner en marcha un espacio completamente exento de papel, pero cuando asumamos algunos hábitos y rutinas básicas pronto descubriremos sus beneficios, que pasan por un ahorro de dinero, espacio y tiempo de búsqueda, además de un mayor respeto por el medio ambiente. Para conseguir lo que los americanos definen como “going paperless” necesitamos los siguientes elementos:

Escáner

Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Sin embargo, antes de lanzarnos a la compra de un modelo en particular deberemos considerar la forma en la que vamos a organizar los documentos “escaneados” en nuestro ordenador, si el software de gestión documental que tenemos en mente es compatible con la máquina que habíamos pensado comprar o cuál es el aparato más indicado para el tipo de documentos que queremos digitalizar. En este último punto tenemos tener en cuenta las siguientes variables:

Alimentación manual o automática
Lo escáneres más sencillos, normalmente destinados al mercado de consumo son los conocidos como escáneres planos. Aunque la resolución de imagen que obtienen en muchos casos es muy superior al de los escáneres destinados a las oficinas, el principal escollo que presentan es que si debemos escanear muchos documentos, o un documento que contenga varias páginas, esta labor puede volverse bastante tediosa, ya que deberemos estar pendientes constantemente del trabajo de escaneo.

Por otro lado, en el mercado podemos encontrar escáneres de alimentación automática (con una bandeja que nos permite introducir decenas de páginas) y que puede ser una buena opción si lo que demandamos es un trabajo rápido y eficaz.

1. Capacidad de reducir el papel al tamaño de un confeti: las antiguas destructoras de papel se limitaban a separar los documentos en finas tiras que en caso de acabar en malas manos podían ser fácilmente reconstruidas. Las modernas en cambio son capaces de separar el papel en partes que no superar los cinco milímietos cuadrados.

2. Capacidad para destruir sobres enteros: con frecuencia recibiremos sobres que no necesitaremos abrir para enteder que no nos interesa su contenido. En este sentido, podemos optar por destructoras que son capaces de destruir sobres enteros sin que tengamos la necesidad de abrirlos.

3. Capacidad para destruir CDs y tarjetas de crédito.

Gestión de la seguridad

Invertir en una oficina sin papel implica entre otras cosas que todos nuestros documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado, bien en un disco duro, bien en un servidor.

Esto significa que si por alguna razón nos roban el ordenador, sufrimos una grave indicencia en la oficina o un virus se cuela en nuestro sistema, la cantidad (y calidad) de datos que podemos perder o que pueden caer en manos inapropiadas puede ser realmente importante.

En este sentido antes siquiera de comenzar a escanear documentos deberemos implantar una buena política de copias de seguridad, que pasan no sólo por realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización (bien en otro disco duro, bien en la nube) sino protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros.

Sistema de gestión documental

Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documentos debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.

Tanto Windows como Mac OS X disponen de funciones avanzadas de búsqueda, que incluyen entre otras cosas la localización de archivos en función de sus tags o de su descripción (deberemos implantar una buena política de etiquetado de archivos). Otra buena alternativa es contar con el buscador de documentos desarrollado por Google (Google Desktop Manager) que convierte nuestro PC en un pequeño buscador que indexa los nuevos archivos a intervalos de tiempo regulares.

No obstante existen gestores documentales mucho más avanzados. Algunos de comercializan junto a los propios escáneres, e incluyen entre otras cosas la capacidad de reconocer el texto de un documento como parámetro para una posible búsqueda.

Monitor de alta resolución

Si vamos a trabajar únicamente con documentos digitales haremos bien en no escatimar el dinero invertido en un buen monitor. Lo ideal es contar con un monitor cercano a las 30 pulgadas, de forma que podamos cotejar simultáneamente varios documentos y que sea además de alta definición (mucho más apropiados cuando vamos a pasar varias horas frente a una pantalla).

Smartphones o eBooks

En ocasiones realmente tenemos la necesidad de imprimir una página. Puede que necesitemos llevar con nosotros una tarjeta de embarque, un mapa, unas direcciones, etc.

Si realmente queremos prescindir del papel podemos optar por utilizar bien nuestro smartphone (la mayoría disponen de aplicaciones que nos permiten almacenar y gestionar nuestros documentos) o incluso un lector de eBooks que tenga la capacidad para leer archivos PDF.

Firma digital

Como colofón a todo lo comentado hasta ahora, necesitaremos contar con un módulo de firma digital con la que poder emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por la distintas administraciones públicas. Para ello necesitaremos en primer lugar solicitar un certificado digital a una de las entidades emisiores y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado

Organizar con eficacia, El lugar de trabajo.

Ahora que llegan las vacaciones y quiere ordenar o preparar tu puesto para hacer teletrabajo para septiembre para así ir compaginando la vuelta al trabajo sin traumas hasta que empiezen los niños el colegio ve organizando tu espacio de trabajo, tu lugar de inspiración, tu espacio zen laboral…….

A continuación he recogido algunos puntos que te pueden ser interesantes:

Como crear un espacio de trabajo perfecto.

Normalmente no podemos cambiar el espacio en el que trabajamos en nuestra oficina, pero seguramente sí que podamos hacerlo en casa. En este sentido, podemos transformar un espacio de trabajo caótico, en otro en el que realmente apetezca sentarse a trabajar.

En MuyPymes han elaborado una pequeña guía que contiene algunas de las recomendaciones básicas para mantener un espacio de trabajo organizado, que es el primer paso para un espacio en el que poder dar rienda suelta a nuestra creatividad.

Olvídate de los bolígrafos que no necesitas
Algunas personas literalmente acumulan decenas de bolígrafos, lápices, rotuladores y portaminas sobre su mesa, concentrados en botes o esparcidos directamente sobre la superficie de trabajo.

Básicamente todos estos bolígrafos de más, simplemente estorban, no los necesitamos. Asegúrate que cuentas únicamente con uno o dos bolígrafos para trabajar y literalmente “recicla” el resto.

Un lugar para todas tus “cosas”
Tus llaves, tu smartphone, tu cartera, manos libres, etc. deben de tener un lugar único y localizado en tu escritorio. Una buena solución es dedicar un cajón en exclusiva para todos los objetos que llevamos encima.
Otra buena idea es contar con un gran vacía-bolsillos, ya que si el tamaño de nuestro escritorio nos lo permite, siempre tendremos esos objetos más a mano.

Sitúa los objetos según su frecuencia de uso

Antes de que tu escritorio se convierta en una auténtica leonera, deberías aprender a situar los objetos teniendo en cuenta un orden determinado. En este sentido lo ideal es organizar nuestra mesa siguiendo un criterio basado en la frecuencia de uso.

De nada nos sirve acumular cerca de nosotros carpetas y documentos que apenas consultamos, mientras que tenemos que estirar el brazo cada vez que suena el teléfono.

Elimina los aparatos electrónicos innecesarios

El router adsl, el disco duro externo, esa batería extra, etc. son aparatos que en ningún caso deberían situarse encima de la mesa.

No sólo ocupan sitio, sino que además no tienen ninguna función sobre nuestra mesa, por lo que deberíamos hacer lo posible por colocarlos en otro lugar.

Facilita el acceso a tu archivo
Lo ideal es que si la situación lo permite, no tengamos que levantarnos para acceder a nuestro archivo. De hecho, si realmente necesitamos contar con un mueble archivador, deberíamos situarlo aprovechando alguna de las esquinas que dan acceso a nuestra mesa de trabajo, de forma que el proceso de archivado y búqueda de información sea lo más rápido.

Escanea tus documentos
En otras ocasiones desde  MuyPymes se han comentado las ventajas que se derivan de tener una oficina sin papel, y cómo invirtiendo en tecnología podemos ahorrar en costes de espacio y en tiempo, consiguiendo además ser más productivos y organizados.

Limpieza de nuestro espacio
Si trabajamos por nuestra cuenta, normalmente seremos nosotros los encargados de mantener limpio nuestro espacio de trabajo.

En este sentido, si por ejemplo utilizamos un producto para limpiar madera y un trapo como norma general no está demás que mantengamos ambos objetos a mano, de modo que casi inconscientemente limpiemos nuestro espacio con más frecuencia. posible.

Cuaderno de notas

A lo largo de nuestra jornada laboral apuntamos números de teléfono, direcciones postales, números de vuelo, tareas pendientes, etc.

Muchos apuestan por los “prácticos” post it para llevar esto a cabo, y otros apuntan la información en el primer trozo de papel que tienen a mano en este momento.

Lo ideal es disponer de un cuaderno de notas (como un moleskine), o incluso una aplicación con la que gestionar todas las notas que almacenamos a lo largo del día.

Organiza los cables
Si existe un elemento que realmente es capaz de dar al traste con toda nuestra organización es seguramente, la gran cantidad de cables que surcan nuestro escritorio, recorriéndolo de abajo a arriba, en diagonal, espiral, etc.

El primer consejo que podemos ofreceros en este punto es optar por todos los componentes electrónicos inalámbricos que os sea posible: routers, teclados, ratones, discos duros externos, etc. Cuanto menos cables tengamos en nuestra mesa, mejor trabajaremos, así de sencillo.

Para lo cables que no podamos organizar de este modo, recomendamos optar por prácticos organizadores que se acoplan a las mesas y que pueden encontrarse fácilmente en ferreterías o incluso en Ikea.

Más cajones
Uno de los principales inconvenientes de las nuevas mesas “de diseño” es que realmente suelen prestar muy poca atención a los cajones. Muchos modelos no los incluyen, y otros incluyen tan pocos, o son tan pequeños, que su utilidad es reducida.

En este punto debemos aprovechar el espacio libre que tengamos para crear nuevos “cajones”. Algunos, fabricados en plástico o metacrilato, podemos “encajarlos fácilmente” en una estantería, o apilarlos junto a nuestra mesa. Otra opción es adquirir directamente una cajonera (las hay incluso con ruedas) que podamos disponer en cualquier lugar.
Luz
Asegúrate que tu espacio de trabajo recibe la cantidad de luz apropiada. Si es posible, intentan trabajar junto a una ventana que deje pasar la luz natural.

Evaluación
Una vez que hemos decidido dar el paso y ser realmente organizados, debemos comprometernos también a mantener el orden que hemos creado en un “momento de inspiración”.

De nada sirve ordenar todo un día si a la semana siguiente volvemos a nuestro caos habitual. En este sentido, una buena práctica consiste en reservar un espacio de tiempo cada semana (5 minutos) para volver a repasar la organización de nuestra mesa.

Organizarse con la tecnica Pomodoro.

Seguro que como hoy es viernes y la semana laboral ya va llegando a su fin parte de nuestra capacidad de trabajo y de concentración se resiente. Es más complicado centrar nuestro esfuerzo en acabar las tareas y cerrar la semana laboral. Por eso hoy vamos a tratar de ofrecer algunos consejos para mejorar tu concentración y productividad con la técnica Pomodoro.

Es una técnica de trabajo muy sencilla, que prácticamente no necesita aprendizaje, sino más bien costumbre en su uso para sacarle todo el partido. Además las herramientas técnicas necesarias para su utilización son gratuitas, en su mayoría y están al alcance de todos. En este sentido tenemos mucha variedad de soluciones técnicas que nos pueden servir para aplicar correctamente la técnica Pomodoro.

La técnica Pomodoro consta de dos principios básicos e irrenunciables, a saber:

  • Las tareas se ejecutan en periodos de 25 minutos. Está claro que muchas de nuestras tareas diarias nos llevarán más de este tiempo, pero la solución consiste en dividirlas en subtareas que cada una de ellas se adapte a este tiempo. Esto al principio es un poco lo más complicado, pero una vez superado lo haremos prácticamente de forma automática e intuitiva.
  • Al finalizar cada bloque de 25 minutos tenemos que hacer un parón de 5 minutos de forma obligatoria. No hace falta que nos vayamos, sino que simplemente cambiemos a otra cosa distinta, que nos evada de la tarea que estábamos realizando. Cada cuatro bloques, es decir, cada dos horas, tendríamos que hacer una pausa un poco más larga de 10 a 15 minutos.

Para esto lógicamente necesitaremos un temporizador que nos avise de cuando han pasado el tiempo de trabajo y comienza el de descanso y viceversa. Aquí tenemos una gran variedad, desde complementos para el navegador, aplicaciones desarrolladas en Adobe Air, etc. Cada uno tiene que buscar aquella con la que se sienta más cómodo. Como yo suelo utilizar mucho el navegador web, me decanto por la utilización de los complementos para Chrome o Firefox.

Me gustan que las aplicaciones sean minimalistas, que no me distraigan y sobre todo que cumplan bien su función. Una vez que hayáis encontrado la vuestra es cuestión de comenzar a trabajar con este método. Mucha gente lo utiliza para esos días que estamos dispersos, otros lo utilizan a diario. Dependerá de la capacidad de concentración de cada uno la forma de utilizarlo. En mi caso la utilizo siempre por las tardes que me cuesta más centrarme en las tareas.

La mejora de la productividad que conseguimos la logramos en base una mayor atención en las tareas que estamos realizando. Y esto es fundamental, puesto que seguro que habéis tenido días de trabajo largos, en los que al final de la jornada lo que ha quedado en claro ha sido poco. Y los viernes como hoy son muy propicios para ello.

Fuente:  http://www.pomodorotechnique.com/

Mañana no voy a la oficina

Aunque parte de mi trabajo está relacionado directamente con la tecnología, existe otra que no, aunque evidentemente hago uso de ella para realizarlo.

En esta situación, más de una vez me he descubierto preguntándome “¿qué narices hago sentado en la oficina?” La práctica totalidad de las tareas que desarrollo las puedo llevar a cabo desde cualquier sitio, siempre que disponga de una conexión a internet.

Supongo que esta reflexión no es ajena a muchos de vosotros. Lo que se espera de mí es que realice una labor, no que cumpla un horario, pero en la mayoría de las empresas se sigue valorando en exceso la presencia en el despacho durante la jornada laboral (y si llegas antes y te quedas después mejor), cuando este tiempo no está relacionado necesariamente con la capacidad de realizar una mayor cantidad de trabajo (o de mejor calidad).

Creo que con las herramientas que nos proporciona la tecnología actual, ya es más que posible cambiar la cultura de nuestras empresas, pasando de aquella en la que lo que cuenta son las horas que dedicamos, a otra en la que lo importante es el trabajo que desarrollamos.

Conexiones de alta velocidad, telefonía y acceso a datos móvil, acceso remoto a nuestras oficinas, equipos portátiles más avanzados, cientos de soluciones que nos sugieren que el trabajo presencial ha dejado de ser imprescindible y que, bajo mi punto de vista, no se están aprovechando lo suficiente en este sentido.

Posiblemente, como bien destacan en la entrada que inspira este artículo, esta forma de trabajar no cuadre con todos los empleados ni con todos los jefes, y desde luego no es factible ponerla en práctica en cualquier puesto de trabajo, pero en aquellas situaciones en las que es posible, desde luego quetiene sus ventajas:

  • Menos desplazamientos.
  • Libertad para organizar tu horario diario.
  • Facilidad para conciliar trabajo y vida personal.
  • La satisfacción que puede aportar ser responsable de tu trabajo.

Seguro que hay muchas más, pero para mí estas inclinan definitivamente la balanza a favor de esta forma de gestionar el trabajo en las empresas. Claro que no es fácil aplicar ésto a toda una organización, veo más factible una aproximación mixta, que contemple una mezcla de los dos sistemas, que tenga en cuenta qué tipo de empleados son susceptibles de encajar en este sistema de acuerdo a su personalidad y al tipo de trabajo que llevan a cabo. La introducción de cualquier cambio siempre es problemática en las empresas, pero los cambios van llegando. Esperemos que éste no tarde demasiado en hacerlo.