Aprovecha la técnica Pomodoro para resolver tus tareas pendientes en vacaciones

 

Aprovecha la técnica Pomodoro para resolver tus tareas pendientes en vacaciones
Cuando dispongo de una gran cantidad de tiempo la tendencia es a dilatar la resolución de los problemas, posponer las tareas y dedicar más tiempo del que sería necesario a cada una de ellas. En este caso me ocurre con la vacaciones de Semana Santa. Si no me queda más remedio que trabajar y resolver alguna tarea pendiente quiero hacerlo lo antes posible. Una cuestión que me ayuda mucho a centrarme en esta época es la técnica Pomodoro que me ayuda a resolver las tareas pendientes en vacaciones en el menor tiempo posible.

Esta técnica, que consiste en dividir el tiempo en periodos de 25 minutos de trabajo y cinco de descanso, organizando estas tareas en estos bloques. Durante su duración permanecemos absolutamente concentrados en esta tarea, dedicando los cinco minutos siguientes a otras cuestiones que no tengan que ver con la tarea que estamos desarrollando. Los podemos utilizar para alimentar a los ladrones de tiempo de la empresa, tipo correo electrónico, redes sociales, devolver llamadas, etc.

En vacaciones, al dilatar la resolución, una tarea que podría durar una hora acaba prolongándose al doble y como se líe un poco la cosa a toda la mañana. Muchos tienen la sensación de que no pasa nada, pero lo cierto es que al final el resultado es que en lugar de disfrutar de las vacaciones tenemos la sensación de no haber dejado de trabajar en ningún momento.

Si no podemos dejar aparcado el portátil, lo cierto es que necesitamos la disciplina que nos autoimponemos con la técnica Pomodoro para poder sacar adelante el trabajo pendiente de manera rápida y sobre todo productivo. Porque la productividad está ligada a realizar un trabajo de forma correcta en el menor tiempo posible. Y esto en gran medida depende de nuestra capacidad de concentración que es con lo que los temporizadores Pomodoro nos ayudan.

No necesitamos complicarnos mucho la vida para probarlo. Con una extensión para el navegador o un servicio online será suficiente si podemos adaptarnos a esta manera de trabajar. Si nos da resultado, luego podemos probar a trabajar de esta manera en nuestra rutina diaria, o adoptarla para momentos en los que nos sea complicado concentrarnos.

El portátil también se ha quedado en casa en vacaciones.

Tal como os comentaba en el articulo de ayer también he dejado el portátil en el maletín.
Hasta ahora cuando nos íbamos de vacaciones teníamos que llevarnos si o sí nuestro portátil si queríamos trabajar o echar un vistazo a nuestro correo electrónico, etc. Pero hoy en día con la llegada de los teléfonos móviles inteligentes, con línea de datos el portátil se queda en casa por vacaciones. Reconozco que he llevado el Ipad. Sigue leyendo “El portátil también se ha quedado en casa en vacaciones.”

La vuelta al cole,……¿no?. la realidad es la vuelta al trabajo.

        No estoy confundido una buena parte de los trabajadores solemos coger la vacaciones en verano, más en concreto el mes de agosto si no es todo el mes una parte para disfrutar de fiestas, playas, ir a ese viaje programado hace varios meses,……………… Pero dicho de otra manera coincidimos en que la vuelta al trabajo suele venir acompañada con la compra de libros, uniformes…. eso que se mueve a nuestro alrededor. Esta claro que mientras muchos estamos de vacaciones otros muchos es ahora cuando trabajan o procuran hacer el año y solo hay que mirar al sector turismo (hostelería, agencias viajes, touroperadores…….) pero es así debemos respetar todos lo periodos y sobre todo intentar alargarlos lo más posible, de hay viene que los que tenemos churumbeles nos tengamos que adaptar a estos dos meses sobre todo.

Estos día he leído que hay un 10% aproximadamente de trabajadores que no desconectan ni siquiera en vacaciones y que parecen trastornos de adición al trabajo. Buena parte de esta culpa la tienen las tecnologías pues a su vez ellas nos crean adición.

Ya lo comentaba antes de irme de vacaciones que tenia pensado desconectar de todo y lo he cumplido. Hasta del blog pues solo han salido los blog que estaban programados con anterioridad.

¿Cual es la formula? no es cosa del otro mundo y es a nivel personal pues a cada uno les funciona de una manera y a otros de una totalmente distinta, sobre todo porque va en la persona y la fuerza de voluntad.

Como os comentaba en el blog del último día de julio, es ahí donde empezó todo. Y donde pongo las practicas que os voy a comentar como podéis ver es a toro pasado pues ha funcionado.

Primero: el móvil del trabajo a la mesita de noche y para estar localizado para la familia, el colega de las cervezas, la mujer, los niños, la suegra…… tengo otro número. Objetivo conseguido.
Segundo: Las vacaciones un poco lejos y fuera del entorno sobre todo si hay niños, pues hay que satisfacer todas la necesidades. Otro Objetivo conseguido.
Tercero: Desconexión mental, música y un libro ………tirarse de un avión, escalar el Everest, podéis elegir. También lo he conseguido la música la ha elegido mi hijo y el libro “la caída de los gigantes” lo que la mente se me ha ido a principios del siglo XX.
Cuarto, Segregar adrenalina, quemar toxinas. Para muchos la playa es suficiente pues cumple con varios de estos aspectos para otros es ir de safari, ir a un parque temático ……. En mi caso fue un viaje en crucero por el Mediterráneo y un par de días en Terra Mitica.

Hay más cosas pero creo que con esto y con un tiempo mínimo de quince días no se crea adicción.

LA VUELTA, a partir de mañana leeremos artículos de las depresiones, la baja productividad en la vuelta de Sigue leyendo “La vuelta al cole,……¿no?. la realidad es la vuelta al trabajo.”

Lectura recomendada: El Circo De Las Tres Pistas

Esta lectura se trata de una   joven de nombre Jackie   que va a visitar a su padre Mark a su trabajo; el motivo   de su visita era para pedirle un consejo a su padre, ya que ella sentía que no podía con su vida tanto laboral, social y personal, sentía que todo le estaba saliendo mal.
Jackie recurrió a su padre porque sabia que él y su madre Lisa   llevaban una relación estable y llena de amor, que pudieron criar a sus tres hijos y aparte hacerse de muchas cosas;   ella veía que sus padres no se esforzaban tanto como ella lo hacia y sin embargo no conseguía cosas que la satisficieran.
Mark   le pregunto a su hija que si cuando   se sentía frustrada o que parecía que no podía concentrarse ni hacer las cosas en su trabajo, ¿Qué si sentía la sensación de hacermalabarismo con elefantes?, Jackie lo pensó y llego a la conclusión de que así era, aunque sonara un poco chistoso.
Mark le dijo   a Jackie que si tenia mucho tiempo disponible porque   tenia una junta muy importante   porque quería que lo esperara para seguir platicando, ella   dijo   que solo tenia un par de horas y luego debía regresar a su trabajo; pero en lo que él estaba en la junta   quería   dejarle   antes una especie de libro en la que él comparte algunos de los conocimientos que a lo largo de la vida a cosechado y que los escribió porque la gente se lo pidió.
En este libro relata algunas de sus experiencias a lo largo de su vida personal, social ylaboral. Mark cuenta   que un día cuando llevo a su hija al circo, conoció a un señor de nombre   Víctor que era jefe de pista de otro circo, este señor Víctor ayudo mucho a Mark en cuanto a su vida social, laboral y la personal, Víctor le dio un tip de cómo hacerle para que su vida funcionara bien, como en el circo, que todas las funciones van de la mano y salen perfectas.
Víctor le dijo que no pueden hacerse muchas cosas a la vez que   cada cosa requiere de tiempo y que cuando algo este concluyendo puede empezar otra y otra vez…….

La agenda Muji Chronotebook

Uno es un ferviente usuario de PDA/smartphone/iphone. Hace mucho tiempo que me di cuenta de que la agenda tradicional tampoco se puede tirar, en papel, no es para mi mejor aliado, por múltiples motivos, actualización, perdida……. Pero también soy consciente de que los hay igualmente alérgicos a usar dispositivos electrónicos, amantes de tomar notas al viejo estilo y de sentir el tacto del papel. Pues bien, cuando uno como yo pensaba que era dificil innovar en dichas herramientas antediluvianas, me he visto sorprendido con el ingenio, con el cambio de paradigma que supone la Muji Chronootebook. Sigue leyendo “La agenda Muji Chronotebook”

La jornada de trabajo del siglo XXI

Encajar los intereses de la empresa y de los trabajadores en lo referente a la jornada laboral suele ser complicado, en mi opinión, porque muchas empresas enfocan el problema desde el punto de vista de las horas trabajadas y no desde el de la productividad, Sigue leyendo “La jornada de trabajo del siglo XXI”

“Kaizen”, la filosofía de mejora continua, tambien conocido como El milagro japonés (II)

Siguiendo el publicado ayer, hoy hablaremos de otro concepto arraigado en Japón dirigido a la mejora de la productividad. Se trata del Kaizen, una forma de gestionar las organizaciones que requiere la implicación de toda la organización, desde la base hasta la dirección.

La traducción más común que se utiliza para definir de esta palabra es “mejora continua” o “gradual” y tiene mucha relación con los ciclos de calidad que tradicionalmente han propulsado a las empresas japonesas hacia el éxito.
Pese a parecer una filosofía moderna lo cierto es que se trata de un pensamiento muy arraigado en Japón que dicta que cada día se debe mejorar en algo, sea lo que sea. La mejora debe estar ahí y producirse de manera constante.
Aplicado a una empresa supone mejorar la eficiencia de los procesos aunque sea de manera básica, sin buscar grandes cambios pues estos llegarán y se implantarán de manera gradual.

La filosofía Kaizen se unió a los procesos de calidad y racionalización del trabajo durante la ocupación americana en los años 50. En 1954, tras la realización de unos seminarios sobre calidad dados por Joseph M. Juran y la visita años antes de Deming, se utilizaron los conceptos aportados por los americanos para reconstruir su industria, destruida en la segunda guerra mundial. Los términos fueron implantados bajo la denominación “Administración Kaizen”. Desde entonces se puede hablar de un proceso de calidad Kaizen que se extiende hasta los controles de calidad total o TQM.
Las empresas que utilizan el sistema BASOIG cuentan con un personal involucrado con los objetivos organizacionales que, mediante la filosofía Kaizen, se preocupan por llevar las mejoras a su puesto de trabajo. El que graba datos, por ejemplo, buscará maneras más eficientes de hacerlo y no solo se preocupará de hacerlo de forma mecánica. Se basa en algunos principios como son:

  1. Disciplina
  2. Círculos de calidad
  3. Eliminación del desperdicio
  4. Sistema de sugerencias
  5. Seiketsu (limpieza)
  1. Seiton y Seiri (orden)

Mediante la acción local de cada trabajador y responsable se alcanzan mejoras cuantiosas para la organización cuando se estudia de forma global. Algunos de estos cambios pueden resultar fundamentales para ser competitivos y mejorar los resultados económicos mediante la reducción de costes. Kaoru Ishikawa (que entre otras cosas opinaba que la educación era la raíz de la calidad) fue uno de los grandes impulsores de los sistemas de calidad en Japón que terminaron siendo un referente incluso para la economía americana que le dio origen.
Por ejemplo, Deming introdujo su ciclo de mejoramiento continuo que fue aceptado y evolucionado en Japón mediante el PHRA (planificar, hacer, revisar y actuar). Realmente lo que hicieron fue coger un término destinado a las empresas y lo aplicaron a la organización de todo un país para ser utilizada bajo cualquier circunstancia.
Actualmente en nuestra sociedad nos referimos al Kaizen como una técnica de gestión de cambios que requiere disciplina y compromiso a largo plazo por parte de los empleados por lo que no siempre es un sistema fácil de implantar. Incluso nos referimos a este término como acciones puntuales a corto plazo cuando la filosofía en sí es permanente y gradual.
“Un viaje de mil kilómetros comienza con un solo paso.” Lao Tzu
En pequeñas organizaciones como pueden ser las pymes puede ser más sencillo lograr personas implicadas con la empresa aunque sea por los efectos de la propia dimensión de la organización. Se ha aplicado en éxito en muchas empresas asentadas en España como son Celestica, Bosque Verde y el Grupo de viajes Gheisa tal y como podemos leer en esta fuente. Su aplicación es perfectamente posible en pymes siendo su mayor dificultad la propia cultura y mentalidad española, que requiere de un esfuerzo extra por parte del empresario y los trabajadores.
En un proyecto real el método Kaizen podría lograr reducir los tiempos ociosos de la maquinaria, acortando los procesos productivos y sus costos así como logrando el aprovechamiento máximo del espacio para aumentar la utilidad del mismo.
Otro ejemplo de lo que supone esta filosofía japonesa respecto a la cultura española, y que por tanto marca una importante diferencia productiva, es que los problemas no se gestionan como “culpa de…” sino como “warusa-kagen“, es decir, no son errores sino cosas que no funcionan del todo bien. Este matiz resulta ser una gran diferencia pues no se busca al culpable sino que se agradece encontrar aquello que ahora podrá ser mejorado.
De ahí nació el Diagrama de Ishikawa destinado a buscar los factores de los problemas a solucionar y la aplicación de análisis Pareto para clasificarlos y hallar soluciones. Se promueve la comunicación interna para que sean los empleados, culpables o no, los que expongan los problemas para que puedan ser resueltos. Sin castigo, se agradece la ayuda prestada con lo que se mejora esta comunicación y la resolución de problemas.
¿Notáis alguna diferencia con nuestras empresas? Recuerdo que con esto lo único que pretendo es que reflexionemos sobre los porqués de nuestra competitividad respecto a otros países del mundo, en este caso Japón. Igual que hablo de estas herramientas os puedo asegurar que hay muchas cosas de la sociedad japonesa que no me convencen nada, pero eso queda fuera del debate. Del Kaizen estoy seguro que podemos extraer cosas interesantes.