Aprovecha la técnica Pomodoro para resolver tus tareas pendientes en vacaciones

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Aprovecha la técnica Pomodoro para resolver tus tareas pendientes en vacaciones
Cuando dispongo de una gran cantidad de tiempo la tendencia es a dilatar la resolución de los problemas, posponer las tareas y dedicar más tiempo del que sería necesario a cada una de ellas. En este caso me ocurre con la vacaciones de Semana Santa. Si no me queda más remedio que trabajar y resolver alguna tarea pendiente quiero hacerlo lo antes posible. Una cuestión que me ayuda mucho a centrarme en esta época es la técnica Pomodoro que me ayuda a resolver las tareas pendientes en vacaciones en el menor tiempo posible.

Esta técnica, que consiste en dividir el tiempo en periodos de 25 minutos de trabajo y cinco de descanso, organizando estas tareas en estos bloques. Durante su duración permanecemos absolutamente concentrados en esta tarea, dedicando los cinco minutos siguientes a otras cuestiones que no tengan que ver con la tarea que estamos desarrollando. Los podemos utilizar para alimentar a los ladrones de tiempo de la empresa, tipo correo electrónico, redes sociales, devolver llamadas, etc.

En vacaciones, al dilatar la resolución, una tarea que podría durar una hora acaba prolongándose al doble y como se líe un poco la cosa a toda la mañana. Muchos tienen la sensación de que no pasa nada, pero lo cierto es que al final el resultado es que en lugar de disfrutar de las vacaciones tenemos la sensación de no haber dejado de trabajar en ningún momento.

Si no podemos dejar aparcado el portátil, lo cierto es que necesitamos la disciplina que nos autoimponemos con la técnica Pomodoro para poder sacar adelante el trabajo pendiente de manera rápida y sobre todo productivo. Porque la productividad está ligada a realizar un trabajo de forma correcta en el menor tiempo posible. Y esto en gran medida depende de nuestra capacidad de concentración que es con lo que los temporizadores Pomodoro nos ayudan.

No necesitamos complicarnos mucho la vida para probarlo. Con una extensión para el navegador o un servicio online será suficiente si podemos adaptarnos a esta manera de trabajar. Si nos da resultado, luego podemos probar a trabajar de esta manera en nuestra rutina diaria, o adoptarla para momentos en los que nos sea complicado concentrarnos.

Los juegos y la empresa. Dinámicas musicales

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De pequeño siempre nos enseñaron a jugar a juegos que debían servirnos para desarrollar algunas capacidades y habilidades. Desde pequeños y tanto en ámbito de casa como de la escuela nos enseñaban muchas de las cosas que hoy sabemos. Y hoy de mayores, ¿podemos aprender de nuestra profesión y de la gestión de nuestras empresas jugando? Al parecer, sí.
Personalmente en mi carrera profesional nunca he utilizado los juegos para desarrollarme profesionalmente o para motivar a ningún tipo de personal que haya tenido a cargo o para gestionar mejor mis negocios. Pero he de reconocer que los juegos para empresas hoy tan en boga pueden tener y tienen una alta utilidad.

No sé, personalmente siempre me había parecido un poco bestia eso de ir a un campo de juegos donde unos se disparan pintura a otros y con ello aprenden ciertas habilidades. Más allá de todo esto de los juegos, tampoco nunca he creído que eso de montar a camello y deshidratarme por los desiertos del mundo me permita aprender a gestionar mejor mi empresa, pero se ve que sí.
Y se ve que sí, pero sigo creyendo que de una forma planificada y no utilizada indiscriminadamente y siempre que se adapte a la cultura y a la forma de ser a quien se dirigen estos juegos o actividades. Yo sin duda puede que no crea en lo de morirme de sed en el desierto, pero si que valoro mucho lo bueno que puede aportar una estancia conjunta de un grupo de personas que comparten su día a día profesional, en un escenario de juegos y de actividades.

En el video hemos visto  codigos de escucha activa, cooperacion, trabajo en equipo. A travez de lenguaje corporal, que es el 80% de la comunicacion cuando utilizamos la palabra. Se empodera el aporte individual espontaneo, con un objetivo comun que esla meta ordenadora y orientativa. Dinamica realizada por invitacion de Conexion Ritmica. Responsabilidad de imagen en bruto, sin edicion, Patricia Molla.

Sincronización de archivos, una alternativa a la copia de seguridad

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Cuando pensamos en una solución de copia de seguridad lo que necesitamos es asegurarnos que una serie de archivos que tenemos definidos como críticos se copian en una ubicación segura. Para ello lo más habitual es utilizar un sistema de copia de los mismos en dispositivos externos. Una de las opciones que tenemos es utilizar software que nos permita la sincronización de archivos, como alternativa a la copia de seguridad.
El mecanismo es el mismo y para ello podemos definir por ejemplo que determinados archivos de nuestro equipo se copien en el servidor, por ejemplo. De esta manera lo que hacemos es asegurarnos que los archivos que hemos cambiado en nuestro equipo, aquellos que hemos modificado también lo harán en el servidor. Continuar leyendo

Las decisiones se comunican

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En algún otro post he hecho referencia al libro de Paco Muro “Ir o no ir”. Un pequeño compendio de historias cortas que tratan sobre distintas situaciones en las que nos podemos encontrar en el día a día de la empresa. Una de esas historias se refire a cómo debemos transmitir a nuestra organización las decisiones que tomamos.
Básicamente la historia nos muestra las discusiones de un consejo de dirección de una empresa, están debatiendo la manera de vender al resto de la empresa una serie de decisiones importantes para el desarrollo del negocio y cómo evitar una reacción negativa a esas decisiones. La conclusión final de esta historia es que las decisiones se comunican, no se venden, ni se anuncian.

La toma de decisiones es, en esencia, un proceso. Requiere un análisis previo y un razonamiento para poder llegar a la conclusión final y no puede obedecer a criterios arbitrarios. Anunciar o vender nuestra decisión puede dar esa impresión de arbitrariedad, de que hemos optado por la solución que más nos conviene y que hay que hacerlo así “porque el que manda, manda” y que, en todo caso, queremos adornarlo. Si la decisión es impopular generaremos un rechazo y dará la impresión de que no hemos barajado otras alternativas.
La manera de comunicar a la organización nuestra decisión parte del mismo proceso que nos lleva a esa conclusión. Si hemos sido capaces de elegir esa opción, y estamos convencidos de que es la más acertada, lo que hay que transmitir con convicción son esos mismos razonamientos.
Debemos de tener en cuenta que no existe la decisión perfecta, sino la más adecuada. Siempre puede haber alguien que no esté de acuerdo con ella, que se vea perjudicado o, incluso, que se niegue a aceptarla. Por eso debemos estar seguros de lo que comunicamos y cómo lo hacemos, de esa manera minimizaremos ese impacto negativo.
Como cuenta esta historia “cuando las personas entendemos por qué hay que hacer algo, nos implicamos más y trabajamos mejor”. La buena comunicación es esencial para una organización y transmitir bien, claramente y razonadamente como hay que hacer las cosas es el primer paso.

Organiza tu tiempo

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Eres autónomo. Tu tiempo es, por tanto, tu bien más valioso.
¿Estás seguro de estar optimizándolo?
La desorganización o la mala organización de tu tiempo implica por un lado acabar dedicándole más horas a tu trabajo de las realmente necesarias para que éste resulte realmente productivo, y por otro aumentar tu nivel de estrés y cansancio.
Con dedicarle tan sólo unos minutos al día para organizar planificar nuestra jornada, actividades y prioridades conseguiremos optimizar el tiempo que dediquemos a nuestra actividad y obtendremos mejores resultados y más tiempo libre.
Os daremos unos pequeños consejos que posiblemente servirán a aquellos que no estéis acostumbrados a planificar vuestras tareas. Seguro que, con un poquito de constancia, en pocos días notaréis los resultados.

Estableced vuestras prioridades. No todos los clientes van a reportaros los mismos beneficios, ni todas vuestras acciones tienen la misma urgencia. Debéis aprender a priorizar. Cuando hagáis vuestra lista de tareas pendientes, tomaos un tiempo en asignarle un orden de importancia y sobre todo no lo modifiquéis. La primera idea es la buena. Al principio os puede costar un poco, pero tened paciencia, y pronto veréis que es muy sencillo.
Planificad vuestras tareas el día anterior. Para ellos, utilizad una agenda. No tiene que ser una PDA último modelo. Puede servir la agenda del Outlook, la de Google, o simplemente una agenda de las de toda la vida, a ser posible de día por página. Anotad en ella
el día anterior vuestras citas, las actividades que tenéis que realizar, los clientes que tenéis que llamar o visitar, incluso los emails que debáis enviar. Con el tiempo, incluso, podréis llegar a establecer una duración aproximada para su desempeño.
Aprended a decir que no. Creo que fue Marlon Brando quien dijo que el mejor actor se le conoce no por los papeles que interpreta sino por los que rechaza. Esto es extrapolable a nuestra actividad profesional. No tenéis que aceptar todo el trabajo que os entre por la puerta. La sabiduría está en saber rechazar educadamente aquellas tareas que van a suponer un lastre en nuestro tiempo y no nos van a reportar beneficios considerables.
Intentad agrupar vuestras acciones. Seguid la Ley de Carlson: “Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. Procurad evitar la dispersión en vuestras tareas, tanto en la funcionalidad como en la movilidad: así, por ejemplo, agrupad actividades similares para realizarlas una tras otra, para mantener al máximo vuestro grado de atención, puesto que al cambiar de tarea se pierde la concentración y hay que volver a situarse para iniciar la nueva; dedicad un mismo día sólo para visitar a los clientes de una misma zona geográfica, y aún diría más, para no estar perdiendo continuamente el tiempo en desplazamientos que, aun cuando necesarios, os hacen perder tiempo durante vuestra jornada.
Como veis, con un poquito de organización y dedicarle unos minutos al día a organizar nuestras actividades de forma que no vayamos haciendo las cosas “a salto de mata”, optimizaremos nuestro tiempo y recursos, y podremos hacer frente más fácilmente a aquellos imprevistos, urgencias, e interrupciones que siempre acaban surgiendo.
En definitiva, ser más ordenados y meticulosos gestionando nuestro tiempo nos llevará a obtener mejores resultados en nuestra actividad económica.

Diez técnicas para una comunicación asertiva

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Una de las habilidades más importantes de un vendedor es saber llevar una comunicación asertiva. La verdad es que no debemos limitarlo a estos profesionales sino que también lo podemos definir como una habilidad directiva muy importante que debemos cuidar y sobre todo si somos Jefes o los Autónomos dueños de nuestra propia empresa.
Llevar una conversación madura y respetuosa sin perder el foco en nuestros intereses es complicado pero existen algunas técnicas o trucos que permiten salir de algunas situaciones donde mantener la calma puede ser complicado. Hay que evitar la pasividad y la agresividad. Seguramente reconocerán algunas de ellas pues pueden surgir de manera espontánea cuando intentamos defendernos manteniendo la calma y el tipo.

  1. Rendición simulada: consiste en mostrarnos de acuerdo con los argumentos del interlocutor pero sin cambiar la postura. Puede parecer que cedemos pero solo cogemos impulso. Es útil en negociaciones de todo tipo. Ejemplo: “Entiendo lo que dices y puede que tengas razón pero deberíamos buscar otros enfoques”.
  2. Ironía asertiva: ante una crítica agresiva o fuera de tono no debemos igualar el nuestro al del emisor. En su lugar podemos buscar maneras de responder sin dejar nuestra postura calmada. Puede ser una salida asertiva a un conflicto en el que simplemente no queremos vernos involucrados. Ejemplo: “hombre, muchas gracias”.
  3. Movimientos en la niebla: tras escuchar los argumentos de la otra persona podemos buscar la empatía aceptándolos pero agregando lo que defendemos. Es parecido a la rendición simulada pero sin ceder terreno. Ejemplo: “Entiendo lo que dices pero así viene estipulado en el convenio”.
  4. Pregunta asertiva: en ocasiones es necesario iniciar una crítica para lograr la información que queremos obtener para luego utilizar la respuesta en nuestra argumentación. Ejemplo “dice que no le convence el producto pero ¿qué es lo que no le gusta exactamente?”
  5. Acuerdo asertivo: en ocasiones tenemos que admitir los errores pues hacer lo contrario solo empeoraría las cosas. En este caso se puede procurar alejar ese error de nuestra personalidad. Ejemplo: “si, empecé la reunión algo tarde pero suelo ser bastante puntual”.
  6. Ignorar: al igual que la ironía asertiva, es una herramienta a utilizar en caso de interlocutores “violentos” o alterados. En este caso se procura retrasar la conversación para otro momento donde ambos estén en buena predisposición para el diálogo. Ejemplo: “creo que ahora estás un poco alterado. Lo mejor es que te tranquilices y hablemos cuando estés calmado”.
  7. Romper el proceso de diálogo: cuando se quiere cortar una conversación se puede utilizar la comunicación breve para mostrar desacuerdo, desinterés, etc… Como se suele decir: “ a buen entendedor pocas palabras bastan”. La utilidad de esto radica en esos momentos en los que tenemos prioridades distintas y queremos expresar que no es el mejor momento para la conversación. Ejemplo: “no pinta mal”, “si”, “quizás”, “si no te importa hablamos luego”.
  8. Disco rayado: no tiene por qué significar que tengamos que repetir la misma frase, lo cual es de poca educación. Me refiero a repetir nuestro argumento tranquilamente y sin dejarnos despistar por asuntos poco relevantes. Ejemplo: “si, pero lo que yo digo es…”, “entiendo, pero creo que lo que necesitamos es…”, “la idea está bien pero yo pienso que…”
  9. Manteniendo espacios: cuando uno da la mano no es raro que te cojan el brazo. En estos casos hay que delimitar muy claramente hasta dónde llega un punto negociado. Ejemplo: “sí, puedes utilizar la sala de reuniones pero para coger el proyector primero debes hablarlo con administración”.
  1. Aplazamiento: en una reunión es buena idea llevar un papel o cuaderno donde tomar notas. En este caso podremos anotar consultas o críticas para abordarlas en otro momento y así no alejarnos del objetivo del momento. Ejemplo “tomo nota para hablarlo en la próxima reunión”.

Para muchas personas es cuestión de aplicar el sentido común pero otras deben esforzarse en aplicar estar técnicas dadas las dificultades que se plantean en una negociación o simplemente en el día a día de un puesto de responsabilidad donde los problemas se presentan constantemente.

Ergonomía en la oficina

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Nos pasamos horas y horas sentados en el despacho de nuestra oficina, o quizás nos pasamos multitud de horas en nuestro domicilio, en las dependencias que sea trabajando y trabajando, portátil en mano, escribiendo y haciendo mil y una gestiones, ¿lo hacemos con ergonomía y seguridad para nuestra salud? De ello depende nuestra productividad, y nuestra salud.
Disponer de una situación en nuestro lugar de trabajo que sea óptima y adecuada para nuestra salud no es un capricho, ni tan solo un deseo por simple comodidad, disponer de un lugar adaptado adecuadamente para pasarnos horas y horas trabajando es una necesidad que puede afectar directamente a nuestra salud.

Comodidad, productividad, salud física y salud mental, todos estos factores y otros más de interrelacionan, se unen para exigirnos que nuestro lugar de trabajo disponga de las condiciones lumínicas, climáticas, ergonómicas y de idoneidad para nuestro cuerpo y mente que nos haga desarrollar nuestra actividad en las mejores condiciones.
Comodidad que nos llevará a ser más productivos, productividad que nos hará ser más felices, y bienestar que nos aportará una mayor salud física y mental y por ende mayor calidad de vida, son motivos más que suficientes para que cuidemos tanto el lugar donde nos sentamos, como la mesa en la que nos sentamos, como cualquier otro elemento que pueda influir en nosotros, hagámoslo.