Sugerencias de uso para un wiki en tu trabajo y en la empresa.

La esencia de la naturaleza del funcionamiento de un wiki, nos ayuda en los ambientes de trabajo basados en la cooperación y en la colaboración en equipos, presentando nuevas alternativas de apoyo al proceso de enseñanza- aprendizaje en las organizaciones. Asimismo, facilita la circulación de información regulada, en función de las necesidades y los objetivos corporativos, de tal forma que este flujo incrementa la competitividad y crea nuevas oportunidades de negocio a través de la innovación.
Cuando observamos un entorno de trabajo podemos observar la utilización diaria de las herramientas tecnológicas (Internet, intranet, e-mail, videoconferencia, etc.), que facilitan las labores cotidianas. Sin embargo, y con el avance la tecnología y la creación de herramientas TI y aplicaciones web que permiten trabajar en equipo al mismo tiempo desde lugares remotos, los profesionales pasan de intercambiar correo o hablar por mensajería instantánea; a trabajar conjuntamente de una forma más rápida y funcional. Y para este tipo de labores, pocas herramientas son tan prácticas y versátiles como los wikis.

Veamos algunas sugerencias de uso para los wikis dentro de las empresas:

  1. Colaboración: de forma horizontal y vertical entre los miembros de la empresa.
  2. Información sobre productos: actualizando la información sobre los productos desde distintas fuentes, y de esta forma evitar el envió de mails y reportes con nuevas versiones de los documentos sobre los productos.
  3. Ejecución de proyectos: lugar simple para el aporte de miembros que se ubican en distintos lugares o áreas.
  4. Brainstorming: lluvia de ideas que permite el aporte de cualquier persona en cualquier tema de forma muy dinámica.
  5. Nuevos empleados: para facilitar procesos de inducción.
  6. Nuevos productos: los mismos miembros de la empresa pueden aportar sus opiniones sobre nuevos productos antes de ser lanzados.
  7. Organización de reuniones: conocer las agendas de distintas personas en forma colaborativa y rápida.
  8. Atención al cliente: los encargados de la atención al cliente pueden aportar sus experiencias simplificando así la de otros.
  9. Tendencias de tu sector: todos los miembros de la organización pueden aportar datos útiles e interesantes que detecten sobre el sector.

Inicialmente, las organizaciones empresariales inicialmente comenzaron a utilizar los wikis para resolver problemas específicos en sus productos. Sin embargo, la naturaleza colaborativa de estas herramientas web han permitido que los wikis se empiecen a diversificar en usos para actualizar calendarios de trabajo, status de proyectos, editar documentos y otros trabajos internos.
Algo que no podemos omitir en este post es reiterar que comúnmente las plataformas wiki son gratuitas ya que se trata de software libre. En la actualidad hay muchas opciones muy buenas de wiki, intentar referir a varias no llevaría bastante espacio en el post; así que por ello solo les referiremos a la herramienta líder en este rubro, en este caso MediaWiki (plataforma con la cual se desarrolla la Wikipedia).

Que es una wiki lo vemos en el siguiente video:


Vía | Baquía
Mas Información | MediaWiki

 

 

 

 

 

 

El proceso de la innovación

La innovación es necesaria para la supervivencia de la empresa. Esta innovación ha de ser un proceso natural y sistemático en nuestra organización y debe estar orientada a crear valor. La innovación no es sólo competencia de un departamento de la empresa, toda la organización debe involucrarse en ello, gerencia, administración, ventas, producción, etc.
Tan importante como la innovación en sí, es el conseguir un procedimiento para llevarla a cabo e introducirlo en nuestra organización. Esta sistematización de la innovación ha de hacerse teniendo en cuenta las fases que componen el proceso de la innovación.

Todo proceso de innovación parte de la identificación de las necesidades latentes, debemos clarificar en qué tenemos que innovar, un nuevo producto o servicio, o un nuevo modelo organizativo en la empresa, o un cambio tecnológico en el proceso productivo, etc. Esa necesidad puede venir dada, entre otros, por la exigencia de los clientes, por nuestros competidores, una nueva estrategia comercial.
Una vez que hemos identificado las necesidades, pasamos a la etapa de generación de ideas o conceptos. La técnica más común para llevar a cabo esta fase es el “brainstorming” o tormenta de ideas. Se trata de producir el mayor número de ideas en el menor tiempo posible, de la cantidad sale la calidad, por lo que no debemos poner barreras al pensamiento de los participantes ni valorar ni descartar ninguna idea por absurda que parezca.
A partir de aquí debemos hacer una evaluación de las ideas generadas, aquí si debemos valorar todas las ideas, ordenarlas de más a menos importantes y agruparlas en base a las necesidades detectadas al inicio. Debemos definir una serie de criterios de valoración para los grupos de ideas resultantes, esos criterios pueden ser, por ejemplo, coste de implementación, rentabilidad, dificultad técnica de su desarrollo, … Una vez definidos los criterios, debemos ir analizando los grupos de ideas bajo cada uno de estos criterios.
Es en esa fase donde debe de parecer el aspecto crítico de los participantes en el proceso. Hay incluso modelos matemáticos que pueden ayudar a la hora de valorar estas ideas, pero utilzemos un modelo standard o no al final de esta fase, debemos quedarnos con dos o tres iniciativas que, en opinión de la mayoría, pueden suponer la mejor solución a esas necesidades identificadas en el paso primero. Con esas dos o tres iniciativas resultantes, haremos la elección final del nuevo producto, procedimiento de elaboración, servicio, modelo organizativo o cualquier otro elemento que supone para nuestra empresa la innovación necesaria.
Una vez decidida la innovación a desarrollar, se llevará a cabo el procedimiento final que será el trabajo de diseño de prototipo, si lo hubiera, y la implementación final y aplicación del elemento innovador.
Como reflejábamos anteriormente, lo importante es la implicación de toda la organización, tanto en la generación como en el análisis de las ideas resultantes, así como naturalidad del proceso. La innovación ha de existir en la organización como algo normal e inherente a la empresa como la fabricación , la distribución o la venta.

Lectura recomendada: El océano azul

En esta entrada hacía referencia a cómo se puede plantear la entrada en aquellos trabajos, modelos de negocios, o mercados que están saturados y que, a pesar de esta situación, muchos emprendedores se lo plantean como opción para poder superar el actual momento de incertidumbre económica.

A lo largo de este mes veremos distintas formas de innovar y de afrontar los cambios.
Ignacio hizo un comentario al respecto en el que indicaba que lo que en definitiva estaba planteando era la tesis del Océano Azul (PDF) planteada por Kim & Mauborgne. En efecto, así es. En los últimos tiempos han surgido distintas corrientes que defienden la innovación como la herramienta de gestión más poderosa. Este es el caso de la Inteligencia Competitiva (Porter), Innovación Abierta (Chesbrough) o el Océano Azul ( Kim & Mauborgne).

Siendo objetivos, todas ellas transmiten el mismo mensaje que, en definitiva, no es otro que la innovación es lo que proporciona ventajas competitivas, mediante la generación de valor, para poder afrontar las tensiones que producen mercados cada vez más saturados, difiriendo en el planteamiento para obtener dichas ventajas.

Lo primero que hay que destacar es que erróneamente asociamos innovación a innovación tecnológica. Innovar puede ser la forma de comercializar, como puede ser el caso del café por parte de Nespresso, es decir, café soluble encapsulado dotándolo un elevado nivel de sofisticación, o también, puede ser la manera de comercializarlo por parte de Starbucks, es decir, replanteándose el concepto de cafetería y fusionándolo con el de un café-lounge.
En este caso no se produce innovación tecnológica si no innovación disruptiva, es decir, nuevas formas de explotación de negocios consolidados y establecidos. Un ejemplo, un tanto estrambótico, es el planteamiento de Ryanair para el transporte de pasajeros de cortos recorridos, es decir, transportar a los pasajeros de pie, en lugar de en asientos.
De cualquier manera, como el saber no ocupa lugar y el comentario de Ignacio me pareció muy oportuno y tengo interés en introducir el planteamiento de la estrategia del Océano Azul ya que considero que puede resultar de interés para quienes se planteen emprender un negocio o mejorar el que ya tiene.

Un reto para el 201X: La oficina sin papel.

En pleno siglo XXi cuando conceptos como correo electrónico o documento digital están a la orden del día, la inmensa mayoría de las pymes españolas siguen atadas al papel lo cual no sólo supone un coste medio ambiental sino también económico y logístico muy importante.

Sin embargo hace años que es posible gestionar toda una oficina sin necesidad de imprimir una sola hoja de papel. En muchos eventos de tecnología nos muestran todo lo que se necesita para convertir vuestra oficina o vuestro hogar en un espacio “paperless”. A continuación veremos algunos componentes de este vocablo del siglo XXI

Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicada de llevar a la práctica si antes no realizamos una planificación concienzuda de lo que necesitamos. Es verdad que al principio nos costará poner en marcha un espacio completamente exento de papel, pero cuando asumamos algunos hábitos y rutinas básicas pronto descubriremos sus beneficios, que pasan por un ahorro de dinero, espacio y tiempo de búsqueda, además de un mayor respeto por el medio ambiente. Para conseguir lo que los americanos definen como “going paperless” necesitamos los siguientes elementos:

Escáner

Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Sin embargo, antes de lanzarnos a la compra de un modelo en particular deberemos considerar la forma en la que vamos a organizar los documentos “escaneados” en nuestro ordenador, si el software de gestión documental que tenemos en mente es compatible con la máquina que habíamos pensado comprar o cuál es el aparato más indicado para el tipo de documentos que queremos digitalizar. En este último punto tenemos tener en cuenta las siguientes variables:

Alimentación manual o automática
Lo escáneres más sencillos, normalmente destinados al mercado de consumo son los conocidos como escáneres planos. Aunque la resolución de imagen que obtienen en muchos casos es muy superior al de los escáneres destinados a las oficinas, el principal escollo que presentan es que si debemos escanear muchos documentos, o un documento que contenga varias páginas, esta labor puede volverse bastante tediosa, ya que deberemos estar pendientes constantemente del trabajo de escaneo.

Por otro lado, en el mercado podemos encontrar escáneres de alimentación automática (con una bandeja que nos permite introducir decenas de páginas) y que puede ser una buena opción si lo que demandamos es un trabajo rápido y eficaz.

1. Capacidad de reducir el papel al tamaño de un confeti: las antiguas destructoras de papel se limitaban a separar los documentos en finas tiras que en caso de acabar en malas manos podían ser fácilmente reconstruidas. Las modernas en cambio son capaces de separar el papel en partes que no superar los cinco milímietos cuadrados.

2. Capacidad para destruir sobres enteros: con frecuencia recibiremos sobres que no necesitaremos abrir para enteder que no nos interesa su contenido. En este sentido, podemos optar por destructoras que son capaces de destruir sobres enteros sin que tengamos la necesidad de abrirlos.

3. Capacidad para destruir CDs y tarjetas de crédito.

Gestión de la seguridad

Invertir en una oficina sin papel implica entre otras cosas que todos nuestros documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado, bien en un disco duro, bien en un servidor.

Esto significa que si por alguna razón nos roban el ordenador, sufrimos una grave indicencia en la oficina o un virus se cuela en nuestro sistema, la cantidad (y calidad) de datos que podemos perder o que pueden caer en manos inapropiadas puede ser realmente importante.

En este sentido antes siquiera de comenzar a escanear documentos deberemos implantar una buena política de copias de seguridad, que pasan no sólo por realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización (bien en otro disco duro, bien en la nube) sino protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros.

Sistema de gestión documental

Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documentos debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.

Tanto Windows como Mac OS X disponen de funciones avanzadas de búsqueda, que incluyen entre otras cosas la localización de archivos en función de sus tags o de su descripción (deberemos implantar una buena política de etiquetado de archivos). Otra buena alternativa es contar con el buscador de documentos desarrollado por Google (Google Desktop Manager) que convierte nuestro PC en un pequeño buscador que indexa los nuevos archivos a intervalos de tiempo regulares.

No obstante existen gestores documentales mucho más avanzados. Algunos de comercializan junto a los propios escáneres, e incluyen entre otras cosas la capacidad de reconocer el texto de un documento como parámetro para una posible búsqueda.

Monitor de alta resolución

Si vamos a trabajar únicamente con documentos digitales haremos bien en no escatimar el dinero invertido en un buen monitor. Lo ideal es contar con un monitor cercano a las 30 pulgadas, de forma que podamos cotejar simultáneamente varios documentos y que sea además de alta definición (mucho más apropiados cuando vamos a pasar varias horas frente a una pantalla).

Smartphones o eBooks

En ocasiones realmente tenemos la necesidad de imprimir una página. Puede que necesitemos llevar con nosotros una tarjeta de embarque, un mapa, unas direcciones, etc.

Si realmente queremos prescindir del papel podemos optar por utilizar bien nuestro smartphone (la mayoría disponen de aplicaciones que nos permiten almacenar y gestionar nuestros documentos) o incluso un lector de eBooks que tenga la capacidad para leer archivos PDF.

Firma digital

Como colofón a todo lo comentado hasta ahora, necesitaremos contar con un módulo de firma digital con la que poder emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por la distintas administraciones públicas. Para ello necesitaremos en primer lugar solicitar un certificado digital a una de las entidades emisiores y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado

Innovar (II)

Continuando con el articulo de ayer quiero seguir explicando algunas maneras de evocar a la creatividad que, en este caso, tienen cierta relación entre sí: Olvidar y el pensamiento lateral.

Evidentemente los comentados no son los únicos métodos existentes pero sí representan una pequeña selección que nos puede ayudar a desbloquear nuestra mente a la hora de buscar soluciones y alternativas para nuestros proyectos empresariales y ¿por qué no? personales.

Olvidar

Un freno para el pensamiento creativo e innovador es limitarnos a las soluciones existentes o conocidas. Reinventar nuestros procesos puede ser tan enriquecedor cuando no lo necesitamos hacer como cuando nos vemos obligados a ello.

Por ejemplo, imaginemos que tengo una frutería que no va muy bien. La manera de hacer marketing siempre ha sido colgar carteles en la entrada o bajar los precios. Si reinvento mis procesos hoy por hoy puede que encuentre nuevas maneras de venta que no consideré en su momento como son la atención a domicilio, venta online, publicidad en medios locales, regalar fruta en una zona comercial como reclamo, venta a restaurantes de la zona, etc… no es bueno limitarnos a lo de siempre, hay que explorar nuevas posibilidades.

Lateral Thinking

Respecto a las limitaciones, el pensamiento lateral (teoría de Edwar de Bono) considera que la existencia de patrones o soluciones habituales son un impedimento para el pensamiento creativo. Es decir, si entramos en una habitación donde todas las sillas están ocupadas en principio no podríamos sentarnos.

No obstante podemos hacerlo en la mesa aunque el patrón natural nos lleve a descartarla por no ser su función habitual. El método trata de desviar nuestro pensamiento habitual mediante provocaciones del pensamiento y la introducción de elementos ilógicos en el proceso imaginativo.

La intención es sacarnos del camino natural para resolver un problema mediante impedimentos y/o exageración de la problemática para producir el pensamiento creativo. Esto se une al problema principal de manera indirecta gracias a un control respecto al método que evite que nos alejemos del mismo y logre que las soluciones sean de utilidad.

 

Innovar (I)

Los problemas son constantes inevitables pero lo que nos convierte en buenos profesionales son las soluciones. En ocasiones resulta complicado dar con la forma más correcta para solventar un asunto y tenemos que ser creativos. En ese momento se descubre la capacidad de una empresa.

Hablo de empresa y no solo de empresario porque en muchas ocasiones las soluciones creativas parten del conocimiento grupal y de la colaboración. No obstante, existen algunas técnicas que tratan de fomentar el descubrimiento creativo e innovador que nos llevan más allá del interior de nuestra organización.

Comenzamos hablando brevemente del “Kwnowlege Brokering” y el “Design Thinking”, dos interesantes métodos que pueden ayudarnos a la confección de soluciones creativas superando nuestros posibles bloqueos mentales.

Knowledge Brokering

Cuando tenemos un problema es bastante probable que no seamos los primeros en sufrirlo y una buena manera de solventarlo es fijándonos en cómo lo han hecho los demás. No parece muy creativo, pero es que el Knowledge Brokering no se basa exactamente en esto sino en buscar enáreas profesionales diferentes a la nuestra. Recordemos que la creatividad no solo es un proceso de construcción sino que también se basa en la transformación y la adaptación.

Para entenderlo lo mejor es un ejemplo. Si estamos creando un producto informático portátil cuyo mayor problema radica en el peso y la resistencia de la carcasa podemos buscar la manera en que se ha afrontado el problema en otras áreas como la aeronáutica o la industria espacial. De este modo podemos encontrar un material utilizado por la NASA (por ejemplo) que cumple con las condiciones adecuadas para nuestro producto.

El principal problema del método es que la prospección de los datos puede no ser sencilla y lacolaboración ajena no está siempre abierta a nuestras pesquisas. Aún así, dicho conocimiento puede estar mucho más cerca de lo que pensamos gracias a internet o nuestra red de trabajadores yconocidos.

Esta forma de buscar soluciones se ha unido con las nuevas tecnologías gracias al “Crowdsourcing” que se adapta perfectamente a lo que suele llamarse “innovación abierta”. Existen algunos portales de brokering destinados al intercambio de ideas innovadoras donde se pueden plantear problemas concretos para intercambiar las posibles soluciones.

Involucrar en los problemas a personal ajeno al departamento o a la empresa afectada puede ayudar bastante a encontrar soluciones innovadoras. Algunos portales de brokering que intentan facilitar esta labor, son:

Design Thinking

El diseño puede ser un problema en si mismo pero también una solución. Si tenemos en mente un problema o necesidad del mercado también podemos comenzar a pensar en un diseño a partir del cual se desarrolle una tecnología o una solución.

Esto comienza con una importante fase de observación del problema y de bocetado rápido que podría definirse como “brainstorming gráfico” tras el cual se seleccionaría el proyecto más viable.

Cuando contamos con un equipo de personas destinadas a la creación de diseños que den soluciones eficientes se pueden descubrir auténticas joyas que luego pasarían por el público objetivo para ser pulidas y adaptadas completamente a sus necesidades. Un ejemplo puede ser la tan conocida fregona. Antes de que existiera las personas se tenían que inclinar para limpiar el suelo.

Con ese problema en mente la solución era tan sencilla como innovadora: agregar un palo a un extremo del paño. No creo que se realizara un Design Thinking tal y como lo conocemos pero comoejemplo simplificado puede valernos.

Comenzar por el diseño puede aplicarse por ejemplo al diseño de una interfaz gráfica antes de crear una aplicación informática. Es decir, pensar en la usabilidad que necesita el cliente y luego adaptar las soluciones habituales a ese entorno. Otra forma similar de desarrollo es el Visual Thinking, más encaminado a aclarar nuestras ideas mediante el desarrollo de dibujos o diagramas que nos aproximan a las funciones creativas de nuestro cerebro.

El diseño expresado mediante prototipos y bocetos conceptuales puede ser el comienzo de una solución creativa cuando se une a las necesidades del mercado y se desarrolla de manera efectiva.