Tipos de interlocutores: descubre con quién te reúnes

A la hora de realizar reuniones, entrevistas o charlas comerciales es esencial conocer el tipo de interlocutor que tenemos delante. Según se va ampliando la experiencia resulta más sencillo determinarlo pero, aún así, en ocasiones resulta complicado hallar una manera efectiva de afrontar un contacto adaptado al individuo.
Cuando la exposición se produce con un grupo numeroso se crea una mezcla de interlocutores (cada uno con su personalidad) que puede desorientarnos y echar abajo cualquier programación si no estamos entrenados. Sentirnos abordados por varios perfiles a la vez puede resultar bastante complicado.
Conocer a priori la naturaleza del interlocutor no siempre es posible, por desgracia. Vamos a describir algunas tipologías y la forma de mantener una comunicación adaptada a las mismas.
Interlocutor pretencioso
Un perfil complicado es el de aquella persona que cree conocer todo lo que se le pretende transmitir e incluso se esfuerza por demostrar que su conocimiento va mucho más allá. Normalmente resulta complicado coger la palabra una vez hacen uso de ella y el hecho de que no acepten explicaciones e intenten imponer su criterio convierten la conversación en un monólogo.
Los intentos de hacerle reflexionar solo complicarán la comunicación dándole alas para continuar su exposición. Tampoco resulta buena idea presionar ni dejarse llevar hacia la desesperación. En lugar de ello debemos dejarle exponer su monólogo e intentar manipular el discurso para que parezca que el acuerdo o solución respecto a lo hablado ha salido de él mismo. Les encanta que les den la razón, lo ven como algo normal y natural.
Puede resultar frustrante pero luchar no suele valer de nada, de hecho puede tener consecuencias fatales especialmente si se trata de un cliente. La “manipulación” no es sencilla y solo la experiencia nos dirá cómo aplicarla con éxito.
Interlocutor sociable
Se trata de una persona habladora y positiva que suele acoger de buena gana las soluciones propuestas. En ocasiones pueden resulta algo complejo por la tendencia que suelen tener de desviarse del tema principal así que hay que reconducir la conversación de forma sutil mediante preguntas oportunas.
Tenemos que prestar especial atención de no caer en el tema de conversación que seguramente expondrá y que se aleja del motivo de la conversación principal. Para ello es recomendable mantener la iniciativa y obtener la información que necesitemos de forma rápida. La paciencia será un buen aliado como casi siempre pero con este perfil contamos con la ventaja de que existe una buena predisposición para llegar a acuerdos.
Interlocutor maleducado
Levantar la voz mientras se realizan exigencias y quejas desde un principio pueden ser claros indicadores de que estamos ante una persona maleducada, violenta o cuanto menos grosera. En mi experiencia me ha quedado claro que lo mejor es dejar que se desahogue para luego mostrar nuestra calma y amabilidad hablando de forma pausada y a un tono correcto. Suelen causar cierto contagio y nos ayudará a mantener una conversación asertiva.
Estas personas suelen ser conscientes de su carácter y pueden terminar disculpándose. Si ese momento llega podemos ver (en algunos casos) cómo cambia el chip y están especialmente propensos a los acuerdos. Si nos ponemos a su nivel esto resulta imposible ya que estaremos alimentando y justificando su actitud.
Interlocutor tímido
Cuando una persona es especialmente reservada y se comunica poco y en un tono muy bajo podemos procurar realizar muchas preguntas concretas y cerradas mediante las cuales obtener la información deseada. Nuestras explicaciones deben ser suficientes pero el silencio no debe ser interpretado como una necesidad de ampliarla o repetirla. Ante todo hay que transmitir seguridad y confianza mediante un discurso cercano, sencillo y tomando la iniciativa.
Esto puede ser confundido con una persona indecisa ya que al no saber cómo actuar puede expresarse de forma limitada. En este caso es más normal que muestre su confusión e inseguridad pudiendo causar en nosotros una sensación incómoda y frustrante. En cualquier caso podemos utilizar la misma técnica que con los tímidos pero añadiendo una taza extra de paciencia.
Interlocutor objetivo
Dejo para el final a mi favorito. Es alguien que sabe lo que quiere y se comunica con datos precisos mediante pocas pero suficientes palabras. Utilizando preguntas bien formuladas podremos llegar a la información que deseamos y podemos tomarnos con tranquilidad sus turnos de palabra, dándole respuestas adecuadas a sus preguntas e intentando explicar nuestra postura ante un problema. Por desgracia, como hemos visto, no todos son así. Sería más sencillo ¿verdad?

Diez técnicas para una comunicación asertiva

Una de las habilidades más importantes de un vendedor es saber llevar una comunicación asertiva. La verdad es que no debemos limitarlo a estos profesionales sino que también lo podemos definir como una habilidad directiva muy importante que debemos cuidar y sobre todo si somos Jefes o los Autónomos dueños de nuestra propia empresa.
Llevar una conversación madura y respetuosa sin perder el foco en nuestros intereses es complicado pero existen algunas técnicas o trucos que permiten salir de algunas situaciones donde mantener la calma puede ser complicado. Hay que evitar la pasividad y la agresividad. Seguramente reconocerán algunas de ellas pues pueden surgir de manera espontánea cuando intentamos defendernos manteniendo la calma y el tipo.

  1. Rendición simulada: consiste en mostrarnos de acuerdo con los argumentos del interlocutor pero sin cambiar la postura. Puede parecer que cedemos pero solo cogemos impulso. Es útil en negociaciones de todo tipo. Ejemplo: “Entiendo lo que dices y puede que tengas razón pero deberíamos buscar otros enfoques”.
  2. Ironía asertiva: ante una crítica agresiva o fuera de tono no debemos igualar el nuestro al del emisor. En su lugar podemos buscar maneras de responder sin dejar nuestra postura calmada. Puede ser una salida asertiva a un conflicto en el que simplemente no queremos vernos involucrados. Ejemplo: “hombre, muchas gracias”.
  3. Movimientos en la niebla: tras escuchar los argumentos de la otra persona podemos buscar la empatía aceptándolos pero agregando lo que defendemos. Es parecido a la rendición simulada pero sin ceder terreno. Ejemplo: “Entiendo lo que dices pero así viene estipulado en el convenio”.
  4. Pregunta asertiva: en ocasiones es necesario iniciar una crítica para lograr la información que queremos obtener para luego utilizar la respuesta en nuestra argumentación. Ejemplo “dice que no le convence el producto pero ¿qué es lo que no le gusta exactamente?”
  5. Acuerdo asertivo: en ocasiones tenemos que admitir los errores pues hacer lo contrario solo empeoraría las cosas. En este caso se puede procurar alejar ese error de nuestra personalidad. Ejemplo: “si, empecé la reunión algo tarde pero suelo ser bastante puntual”.
  6. Ignorar: al igual que la ironía asertiva, es una herramienta a utilizar en caso de interlocutores “violentos” o alterados. En este caso se procura retrasar la conversación para otro momento donde ambos estén en buena predisposición para el diálogo. Ejemplo: “creo que ahora estás un poco alterado. Lo mejor es que te tranquilices y hablemos cuando estés calmado”.
  7. Romper el proceso de diálogo: cuando se quiere cortar una conversación se puede utilizar la comunicación breve para mostrar desacuerdo, desinterés, etc… Como se suele decir: “ a buen entendedor pocas palabras bastan”. La utilidad de esto radica en esos momentos en los que tenemos prioridades distintas y queremos expresar que no es el mejor momento para la conversación. Ejemplo: “no pinta mal”, “si”, “quizás”, “si no te importa hablamos luego”.
  8. Disco rayado: no tiene por qué significar que tengamos que repetir la misma frase, lo cual es de poca educación. Me refiero a repetir nuestro argumento tranquilamente y sin dejarnos despistar por asuntos poco relevantes. Ejemplo: “si, pero lo que yo digo es…”, “entiendo, pero creo que lo que necesitamos es…”, “la idea está bien pero yo pienso que…”
  9. Manteniendo espacios: cuando uno da la mano no es raro que te cojan el brazo. En estos casos hay que delimitar muy claramente hasta dónde llega un punto negociado. Ejemplo: “sí, puedes utilizar la sala de reuniones pero para coger el proyector primero debes hablarlo con administración”.
  1. Aplazamiento: en una reunión es buena idea llevar un papel o cuaderno donde tomar notas. En este caso podremos anotar consultas o críticas para abordarlas en otro momento y así no alejarnos del objetivo del momento. Ejemplo “tomo nota para hablarlo en la próxima reunión”.

Para muchas personas es cuestión de aplicar el sentido común pero otras deben esforzarse en aplicar estar técnicas dadas las dificultades que se plantean en una negociación o simplemente en el día a día de un puesto de responsabilidad donde los problemas se presentan constantemente.

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

En el blog y en distintos apartados me voy a referir a este maravilloso libro que incluso he regalado a los amigos pues a mi personalmente me ha cambiado parte de mi vida.

En el trabajo, en la vida familiar y en la vida personal tiene que haber un equilibrio pues en este libro ayuda afrontar los retos del equilibrio con 7 habitos que luego seran 8 pues ya hay un octavo.

Luego iremos hablando en cada uno de ellos pero hoy vamos hablar de:

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen R Covey es un clásico de la autoayuda y de los libros de negocios. Se publicó la primera edición en 1989, cuando la gente estaba un poco harta de la cultura yuppie de los años 80 cuando el profesional agresivo competía por quien tenía la tarjeta de visita más bonita (como en la película American Psycho).

Además Covey apuntaba a un target de personas muy común. Aquellos a los que a pesar de trabajar duro sentían que no hacían lo suficiente y su jefe los minusvaloraba, a pesar de querer a sus hijos y sacrificarse por ellos estos les ignoraban o les odiaban, a pesar de hacer lo posible por estar con su mujer (había más amas de casa) conseguían que ella se sintiera ignorada, etc. Es decir, esas veces que parece que lo hemos hecho todo y a pesar de ello nada funciona.

En ese ámbito llega Covey y propone 7 hábitos que se basan en escuchar a la gente y comprenderla, en nuestras creencias. Covey afirma que sus hábitos están basados en valores, no en rutinas. Intenta ir un paso más allá de donde llegan otros, no quedándose únicamente en dar técnicas de gestión del tiempo.

Cuando uno lee a Covey es cuando le da la sensación de que ya sabemos a quien copian la mayor parte de los libros de autoayuda. Se trata de un enfoque que da la sensación que ha sido imitado hasta la saciedad. No obstante, me gustaría saber más sobre de dónde vienen los famosos siete hábitos de Covey. En ocasiones da la sensación de que hay demasiada paja, aunque no voy a discutir el mensaje puesto que tendría que haber estado unos cuantos meses lo de ser “latamente efectivo” según Covey.

Según Covey los siete hábitos son:

1. Ser proactivo
2. Tener un fin en mente
3. Lo primero es lo primero
4. Pensar en ganar/ganar
5. Comprender antes de ser comprendido
6. Sinergizar
7. Afilar la sierra

Básicamente según Covey los tres primeros hábitos nos ayudan a tener una victoria privada que nos conducen a los tres siguientes, la Vitoria pública. El séptimo es básicamente mejorar lo demás o evitar que se deteriore. También existe un libro llamado “El octavo hábito”, pero ese ya no lo he leído.

Por último un aviso, a algunos lectores ateos (que sé que tenemos unos cuantos) no creo que les guste demasiado la importancia que Covey le da a la espiritualidad y a la religión mientras que a otros tal vez les parezca muy acertado y tal vez eso les impulse a comprarlo. De todo hay en este mundo.

Seguimos esperando por la conciliación

En estas páginas hemos hablado mucho de la necesidad de mejorar la conciliación entre el trabajo y la vida familiar y seguimos viendo que es un camino largo y con muchos obstáculos. No sólo eso, a pesar de que se habla del tema en teoría, la conciliación ni sale en las negociaciones que se mantienen entre los participantes en la supuesta reforma laboral; los empresarios, los sindicatos y el gobierno. Parece que cada uno de estos tienen sus objetivos muy limitados; los primeros, poder reducir plantilla de forma barata y reducir sueldos, los segundos, justo lo contrario y, el tercero, que los otros lleguen a un acuerdo, el que sea.
Teniendo en cuenta la importancia de este tema, y tal como os he comentado en el libro de los 7 hábitos pues también os recomiendo otro muy importante libro titulado “Diez años de conciliación en España (1999-2009)”, de la profesora Nuria Chinchilla y de la investigadora Consuelo León, de la escuela de negocios, IESE, hablando de este tema y concluyendo que, después de más de diez años de hablar del tema, todavía demasiadas empresas no lo tienen ni dentro de sus prioridades.

Las buenas prácticas empresariales de la conciliación, que se deben ver un un buen programa de conciliación, que nos dan y que explican brevemente en el artículo vinculado, son los siguientes:

  1. Flexibilidad en la jornada laboral.
  2. Flexibilidad en la carrera profesional.
  3. Flexibilidad espacial.
  4. Servicios de apoyo al empleado.
  5. Políticas de asesoramiento y apoyo profesional.

Además, las empresas que son sensibles a estos temas, ofrecen elementos más amplios que los directamente vinculados a los empleados, incluyendo los siguientes:

  1. Seguros de vida.
  2. Planes de retiro.
  3. Seguros de accidente.
  4. Planes de comida subsidiada.
  5. Seguros de salud.

Parte de los problemas que mencionan es que la falta de conciliación causa una reducción importante de la natalidad, con España la más baja de Europa. Además, nos hablan de los presupuestos estatales dedicados a gastos sociales y nos dicen que, en España, suman el 0,4% del PIB, comparado con el promedio europeo del 2,2%.
Queda mucho por hacer y casi ni han empezado.

Innovar (II)

Continuando con el articulo de ayer quiero seguir explicando algunas maneras de evocar a la creatividad que, en este caso, tienen cierta relación entre sí: Olvidar y el pensamiento lateral.

Evidentemente los comentados no son los únicos métodos existentes pero sí representan una pequeña selección que nos puede ayudar a desbloquear nuestra mente a la hora de buscar soluciones y alternativas para nuestros proyectos empresariales y ¿por qué no? personales.

Olvidar

Un freno para el pensamiento creativo e innovador es limitarnos a las soluciones existentes o conocidas. Reinventar nuestros procesos puede ser tan enriquecedor cuando no lo necesitamos hacer como cuando nos vemos obligados a ello.

Por ejemplo, imaginemos que tengo una frutería que no va muy bien. La manera de hacer marketing siempre ha sido colgar carteles en la entrada o bajar los precios. Si reinvento mis procesos hoy por hoy puede que encuentre nuevas maneras de venta que no consideré en su momento como son la atención a domicilio, venta online, publicidad en medios locales, regalar fruta en una zona comercial como reclamo, venta a restaurantes de la zona, etc… no es bueno limitarnos a lo de siempre, hay que explorar nuevas posibilidades.

Lateral Thinking

Respecto a las limitaciones, el pensamiento lateral (teoría de Edwar de Bono) considera que la existencia de patrones o soluciones habituales son un impedimento para el pensamiento creativo. Es decir, si entramos en una habitación donde todas las sillas están ocupadas en principio no podríamos sentarnos.

No obstante podemos hacerlo en la mesa aunque el patrón natural nos lleve a descartarla por no ser su función habitual. El método trata de desviar nuestro pensamiento habitual mediante provocaciones del pensamiento y la introducción de elementos ilógicos en el proceso imaginativo.

La intención es sacarnos del camino natural para resolver un problema mediante impedimentos y/o exageración de la problemática para producir el pensamiento creativo. Esto se une al problema principal de manera indirecta gracias a un control respecto al método que evite que nos alejemos del mismo y logre que las soluciones sean de utilidad.

 

Organizarse con la tecnica Pomodoro.

Seguro que como hoy es viernes y la semana laboral ya va llegando a su fin parte de nuestra capacidad de trabajo y de concentración se resiente. Es más complicado centrar nuestro esfuerzo en acabar las tareas y cerrar la semana laboral. Por eso hoy vamos a tratar de ofrecer algunos consejos para mejorar tu concentración y productividad con la técnica Pomodoro.

Es una técnica de trabajo muy sencilla, que prácticamente no necesita aprendizaje, sino más bien costumbre en su uso para sacarle todo el partido. Además las herramientas técnicas necesarias para su utilización son gratuitas, en su mayoría y están al alcance de todos. En este sentido tenemos mucha variedad de soluciones técnicas que nos pueden servir para aplicar correctamente la técnica Pomodoro.

La técnica Pomodoro consta de dos principios básicos e irrenunciables, a saber:

  • Las tareas se ejecutan en periodos de 25 minutos. Está claro que muchas de nuestras tareas diarias nos llevarán más de este tiempo, pero la solución consiste en dividirlas en subtareas que cada una de ellas se adapte a este tiempo. Esto al principio es un poco lo más complicado, pero una vez superado lo haremos prácticamente de forma automática e intuitiva.
  • Al finalizar cada bloque de 25 minutos tenemos que hacer un parón de 5 minutos de forma obligatoria. No hace falta que nos vayamos, sino que simplemente cambiemos a otra cosa distinta, que nos evada de la tarea que estábamos realizando. Cada cuatro bloques, es decir, cada dos horas, tendríamos que hacer una pausa un poco más larga de 10 a 15 minutos.

Para esto lógicamente necesitaremos un temporizador que nos avise de cuando han pasado el tiempo de trabajo y comienza el de descanso y viceversa. Aquí tenemos una gran variedad, desde complementos para el navegador, aplicaciones desarrolladas en Adobe Air, etc. Cada uno tiene que buscar aquella con la que se sienta más cómodo. Como yo suelo utilizar mucho el navegador web, me decanto por la utilización de los complementos para Chrome o Firefox.

Me gustan que las aplicaciones sean minimalistas, que no me distraigan y sobre todo que cumplan bien su función. Una vez que hayáis encontrado la vuestra es cuestión de comenzar a trabajar con este método. Mucha gente lo utiliza para esos días que estamos dispersos, otros lo utilizan a diario. Dependerá de la capacidad de concentración de cada uno la forma de utilizarlo. En mi caso la utilizo siempre por las tardes que me cuesta más centrarme en las tareas.

La mejora de la productividad que conseguimos la logramos en base una mayor atención en las tareas que estamos realizando. Y esto es fundamental, puesto que seguro que habéis tenido días de trabajo largos, en los que al final de la jornada lo que ha quedado en claro ha sido poco. Y los viernes como hoy son muy propicios para ello.

Fuente:  http://www.pomodorotechnique.com/

Cuestión de mentalidad y de personalidad.

Un ejercicio de gran utilidad para la mejora personal y profesional es analizar la propia personalidad. Conocer cómo es nuestra forma de actuar, de afrontar los problemas y tareas, así como la manera en la que nos relacionamos con los demás. Realmente la realización de este ejercicio exige tiempo y la mayoría de las veces se carece del mismo.

Observarnos a nosotros mismos y a los demás contribuye a la creación de grupos de trabajo que puedan conjugar de la manera más productiva los diferentes rasgos de cada forma de pensar y, de este modo, favorezcan la solución creativa de los problemas diarios que afronta cualquier organización.

En este sentido, Luis Huete, profesor del IESE Business School, realizó un estudio acerca de la radiografía de las mentalidades bastante curioso e interesante, que da lugar a lo que podría entenderse como un mapa de mentalidades. De esta manera se distinguen cuatro tipo de mentalidades estereotipo:

  • Anglosajona. Las personas con este tipo de mentalidad destacan por ser más globales. En ellas priman los datos, los hechos y las tareas. Les gusta hacer negocios mediante grandes operaciones, son maestros de la estrategia y del análisis del entorno. Son muy competitivos y se orientan mucho a los resultados. Por lo general son individualistas y dominantes, resultando distantes de sus equipos y disfrutando mandando y consiguiendo resultados.
  • Latina. Este tipo de mentalidad destaca por la emotividad y la extroversión. Entre otras características destaca que son pasionales, intuitivos y creativos. Las personas con esta mentalidad tienen en su “cara” que son buenos comunicadores, escuchan la opinión de otros, están abiertos al cambio. Sin embargo su “cruz” es la desorganización, y la superficialidad en sus análisis. Profesionalmente son personas con dotes para influir, tienen gran olfato comercial, son muy seductores, impulsivos y con mucha capacidad empática. Pero también son personajes que les gusta el reconocimiento, quedar bien y el aplauso.
  • Asiática. Destacan por su preocupación por lo cercano, lo concreto y la propia identidad y todo lo que tiene que ver con las ideas, las personas y los conceptos. A este tipo de profesionales les gustan las relaciones personales, las redes de confianza, el equipo. Valoran mucho la palabra dada, la confianza y la fuerza de la tradición. Profesionalmente fomentan los valores, tratan de crear un ambiente de trabajo distendido, sin enfrentamientos ni tensiones, lo que implica cierta falta de coraje para afrontar situaciones duras y complicadas, sobre todo, si hay personas de por medio.
  • Germánica. De sobra conocida por todos. La mentalidad germánica destaca por la capacidad organizativa y analítica, lo que les permite resolver problemas prácticos. Les interesan los datos, los hechos y las tareas, a la vez que se centran en lo cercano, en lo concreto y en la propia identidad. Profesionalmente, les gusta lo que se puede cuantificar, lo sistemático, el orden y la calidad técnica. Como valoran mucho la estabilidad, todo lo que implique un cambio les inquieta. Por lo general son conservadoras en sus decisiones y algo maniáticas en sus vidas.

En cualquier entorno laboral se van a encontrar personalidades que respondan a los tipos de mentalidades descritos, lo fundamental es utilizar esa diversidad para poder lograr resultados positivos, para ello hay que gestionar la diversidad desde la tolerancia e implicación a todas las partes en un proyecto de futuro donde todas las partes se identifiquen y estén dispuestas a luchar por un objetivo común