Hoy en Bandhu: Resumen de GTD

No es para terminar, pero si para repasar un poco todo lo que hemos visto de GTD. Algunos de vosotros ya me habéis pasado enlaces y más información de como y donde ampliar información. Por consiguiente continuaremos más adelante con otra entrega.

Tal como os he comentado en la primera entrada sobre GTD a mi me ha ayudado mucho en día a día he conseguido, he desarrollado o adaptado un método de organización que se adapta a mi personalidad y en mi rol de la vidas cuyo objetivo es ahorrar tiempo, dedicarle más a mis compañeros y sobre todo a la familia

A lo largo de estas dos semanas he ido pasando recopilaciones de distintos sitios de GTD por eso hemos empezado con una introducción al GTD con el libro de David Allen. También he puesto a disposición de todos un resumen del libro traducido al castellano “Organizate”.

Todo empieza con un decálogo o mandamientos para la organización pues el dedicare un día de organización al año, te permite después dedicarles solo uno al mes y este a su vez una hora para organizar la semana para terminar dedicando 10 minutos para organizar el día, ¿Que son diez minutos? pues con un método como el GTD es pura eficacia y productividad. Eso si como lo aplico lo veréis en este video y en este otro video.

Ahora ya sabéis que es GTD, Getting Things Done, es un método más pero que lo vais aplicando en el día veréis que aumenta la productividad tanto en horizontal como en todos los ámbito de la vida o trabajo.

Para ello debemos determinar que hay que empezar de cero o vaciar cajones para poner orden, es como todo una limpieza de vez en cuando no viene mal para que sea nuestro espacio o lugar algo distinto, con el paso del tiempo yo calculo que a las tres semanas ya se ven resultados pero el perfecto funcionamiento unas pocas más.

Después de un mes ya vemos que el método funciona y nos aporta cosas nuevas sobre todo a la hora de tomar decisiones. Yo particularmente el día que he empezado me han mandado que escribiese una carta del tipo Done Manifiesto para que expresara lo que tenia que hacer y lo que esperaba, dicha carta se la hemos dado a nuestro mentor y 10 meses después nos ha llegado por correo ordinario con un check para ver cual había sido el grado de cumplimiento.

Lo dicho ocho años después me encuentro escribiendo en un blog sobre mi experiencia, después de haberlas compartido con la gente de mi equipo por eso os dejo el documento del GTD para Dumnies adaptado de otro del Gachupas.

A lo largo de estos años las tecnologías como no también han ido evolucionando por eso también hemos realizado mención a las distintas herramientas y aplicaciones de software para Pc, MacIPadAndroid.

No se vosotros queridos Yammeros, twiteros,……. pero a mi me vino muy bien para repasar todo lo del GTD, como taller dentro de Bandhu por eso no termina aquí y dentro de unos meses volveré a la carga con más información.

Espero que os haya sido de utilidad.

Toma decisiones: Organizar con eficacia, hacerlo ayuda a tomar las mejores decisiones.

La idea de cualquier sistema gerencial es, por una parte, mejorar nuestra capacidad para tomar decisiones; y, por la otra, volvernos más productivos, pues nos permite administrar mejor nuestro tiempo.

Así pues, ¿cómo implementamos el sistema para decidir quéhacer? Hay tres formas:

1. Cuatro preguntas para elegir qué hacer en cualquier

momento:

1.1. ¿Qué puedo hacer inmediatamente con los instrumentos disponibles?

1.2. ¿Cuánto tiempo tengo disponible antes de mi próxima cita?

1.3. ¿De cuánta energía dispongo actualmente?

1.4. De todo lo que tengo que hacer, ¿qué es lo más importante?

2. Modelo triple para evaluar nuestro trabajo diario: diariamente hacemos

tres tipos de actividades:

2.1. Trabajo predefinido y planificado.

2.2. Trabajo que surge en el momento.

2.3. Definir nuestro trabajo.

Al final del día, debemos evaluar el balance entre estas tres actividades y responder la siguiente pregunta: ¿estoy contento con dicho balance? Y si la respuesta es negativa, ¿qué debo hacer para cambiar dicho balance?

3. Modelo de seis niveles para revisar el trabajo: en líneas generales, podemos analizar nuestra vida en seis áreas:

3.1. Toda la vida.

3.2. Próximos 3 a 5 años.

3.3. Próximos 1 a 2 años.

3.4. Áreas de responsabilidad.

3.5. Proyectos actuales.

3.6. Tareas actuales.

Nuestro éxito dependerá de que gerenciemos estas seis áreas de nuestra vida de un modo balanceado. Por otra parte, la lista de cosas que no estamos haciendo siempre será mayor que la lista de cosas que sí estamos haciendo.

La clave para sentirnos bien es no sólo saber qué hacer sino además qué dejar de hacer. Nuestro sistema de tareas debe ayudarnos en ambos sentidos.

Link GTD IV

La agenda Muji Chronotebook

Uno es un ferviente usuario de PDA/smartphone/iphone. Hace mucho tiempo que me di cuenta de que la agenda tradicional tampoco se puede tirar, en papel, no es para mi mejor aliado, por múltiples motivos, actualización, perdida……. Pero también soy consciente de que los hay igualmente alérgicos a usar dispositivos electrónicos, amantes de tomar notas al viejo estilo y de sentir el tacto del papel. Pues bien, cuando uno como yo pensaba que era dificil innovar en dichas herramientas antediluvianas, me he visto sorprendido con el ingenio, con el cambio de paradigma que supone la Muji Chronootebook. Sigue leyendo “La agenda Muji Chronotebook”

Evernote: un mito de la productividad personal

Evernote es uno de esos programas que no pueden faltar en tu ordenador si en tu trabajo o en tu vida personal te resulta indispensable organizar una gran cantidad de notas o información con criterio, y a la vez quieras que esté accesible en todo momento.

Aclamado como uno de los mejores programas de productividad del momento, Evernote puede convertirse una vez que nos acostumbremos a manejarlo en una auténtica “copia de seguridad de nuestro cerebro”.

El hecho de que el logo de Evernote sea la cabeza de un elefante no es casual, y es que si nos acotumbramos a utilizar este programa, podemos decir adiós a olvidarnos de recordar toda esa serie de pequeños y grandes detalles en los que basamos la organización de nuestra vida laboral y familiar. Si nos remitimos a lo básico el planteamiento de Evernote es bastante sencillo: un programa que almacena nuestras notas.

Sigue leyendo “Evernote: un mito de la productividad personal”

No necesitamos el correo electrónico siempre abierto


Seguro que llegáis después del largo puente y lo primero que habéis hecho nada más iniciar el ordenador es abrir el correo electrónico. Lo primero es ver si tenemos algo urgente, revisar los correos pendientes y dejar la bandeja de entrada limpia. Ahora ya podemos empezar a trabajar, y sin embargo seguimos con Outlook o la pestaña de correo en el navegador, cuando lo cierto es que no necesitamos el correo electrónico siempre abierto.
Lo mismo que hemos hecho nosotros, esa misma rutina, la siguen en otras empresas por lo que a poco de empezar a trabajar una empresa con la que colaboramos, un cliente, alguien de nuestra organización nos envía un correo. Puede que sea importante, puede que sea una foto de sus vacaciones, da igual. El caso es que hemos visto que tenemos nuevo correo e inmediatamente dejamos la tarea que nos ocupa y vamos a echar un vistazo. No sea que vaya a ser importante.
A poco que nos hayamos distraído ya hemos perdido el hilo de la tarea que nos ocupaba, la concentración y tenemos que volver a centrarnos. Tiempo perdido en definitiva por un correo recibido. Y esto es mucho peor si tenemos un sistema de notificaciones, que nos avise si hemos recibido un nuevo correo electrónico, un nuevo mensaje, etc.
Tenemos que hacernos la siguiente pregunta, ¿cuántos correos al día recibimos que requieren respuesta inmediata? Porque si realmente fuera muy urgente no utilizarían un medio de comunicación asíncrono. Mucho mejor una llamada de teléfono que contestaré y así se aseguran de que estoy al tanto del problema. Porque cuando es urgente es por un problema, raro será que te llamen para decirte que han cerrado un contrato.
Si no queremos distraernos lo mejor es cerrar el correo electrónico. Lo abrimos cada cierto tiempo, dependiendo de la cantidad de correo que recibamos cada día o si por ejemplo utilizamos la técnica del pomodoro , podemos utilizar los cinco minutos de descanso de la tarea principal para gestionarlo.
De esta manera podemos gestionar el correo u organizarlo en bloques de veinticinco minutos. Cinco minutos son suficientes para contestar alguno, separar los importantes de los accesorios y si tenemos algo urgente podemos realizar una pausa, ahora sí, justificada en la tarea que estamos realizando en este preciso momento.

Vamos a analizar el correo electrónico. Poner un poco de orden.

Una de las tareas que consumen más nuestro tiempo a lo largo de la jornada laboral es la consulta de nuestro correo electrónico. Y es que lo hacemos de forma constante, incesante y en algunas personas se convierte en un problema, pues les distrae de otras tareas mucho más importantes.

Gestionar de forma eficiente nuestro correo electrónico es una de las tareas que más nos van ayudar a ser más productivos, ahorrar tiempo y trabajar mejor. Conseguirlo es relativamente sencillo, aunque hay algunas reglas que debemos seguir.

¿Consultar el correo electrónico? Mejor después

¿Qué es lo que solemos hacer nada mas llegar a nuestra oficina? Seguramente, después de tomarnos un café, la mayoría responderá: “consultar el correo electrónico”. Está práctica “mañanera” tan habitual en las empresas de todo el mundo no es, sin embargo, la mejor forma de empezar el día. Son muchos lo que opinan que la “primera visita” a nuestra bandeja de entrada, debería producirse a media mañana, cuando ya hayamos lidiados con las dos o tres cosas más importantes que tenemos previstas para ese día. Yo particularmente lo despacho a primera hora y a primera vista con el método GTD que ya hemos hablado.

La consulta constante del correo, así como la notificación de que nos llega un nuevo mensaje, se ha convertido por derecho propio en una de las principales fuentes de distracciones de cualquier trabajador. Siendo honestos, a pesar de sus increíbles ventajas, el correo nos distrae en muchas ocasiones de lo que estamos haciendo. Lo aconsejable, en este sentido es consultar el correo unas dos o tres veces al día como máximo o, si no es posible, establecer pautas tipo cada dos horas, cada hora etc… de forma que no sea un elemento de distracción constante.

Cada mensaje requiere una acción, aquí tenemos el método GTD.

Otro de los escenarios habituales a los que nos efrentamos a la hora de gestionar nuestro correo es observar como los mensajes se acumulan “sin piedad” en nuestra bandeja de entrada (leídos, sin leer, contestados, sin contestar) de forma que crean una especie de caos en el que nos movemos con lentitud y en el que casi siempre nos cuesta encontrar o acceder a la información que necesitamos. Por eso, una gestión eficaz de nuestro e-mail exige que:

1. Cada vez que nos llega un nuevo e-mail hemos de tomar una decisión sobre lo que vamos a hacer con el mismo

2. ¿Se trata de spam o un correo no solicitado? Lo borreremos de inmediato.

3. ¿Se trata de un e-mail largo que precisa una lectura detenida por nuestra parte? Aquí tenemos dos acciones: o lo leemos en el momento, o le aplicamos una etiqueta (puede ser “leer”, “revisar” etc.) y lo archivamos para su lectura posterior, cuando dediquemos un tiempo solo para revisar este tipo de e-mails.

4. ¿Requiere el e-mail una acción por nuestra parte? (llamar por teléfono, eleaborar un documento, etc). Anotar la acción que precisa el e-mail en nuestra lista de tareas. Una vez anotada la acción, lo archivaremos en la carpeta correspondiente, o lo borraremos si no aporta nada.

5. Si el e-mail que recibimos puede ser contestado en un minuto o dos, conviene hacerlo de inmediato. No aplacemos la contestación porque la consecuencia previsible es que al final, nos juntemos con una larga lista de e-mails por contestar, lo cual puede transformar esos dos minutos en una hora o más.

La importancia de archivar

No son muchos los usuarios conscientes de la importancia de archivar los mensajes de e-mail. No es lo mismo archivar que aplicar una etiqueta o crear un filtro de búsqueda. Las dos primeras acciones aunque son útiles, no “ocultan” los mensajes de nuestra bandeja de entrada; sin embargo, al archivar nuestros mensajes conseguimos despejar nuestro correo de todos los mensajes que en cierta manera “nos estresan” y que no nos resistimos a borrar porque nos siguen pareciendo importantes.

En Gmail, por ejemplo, tenemos la opción de archivar nuestros mensajes utilizando las famosas etiquetas, con lo cual podemos utilizar varios archivos según la acción que queramos realizar: estudiar, recordar, etc. Otras personas en cambio prefieren trabajar en un único archivo general en el que realizar búsquedas a posteriori. Ambos métodos son igual de válidos y consiguen que tengamos una bandeja de entrada mucho más ordenada y coherente.

Organiza el día a día con el GTD

En casi todas las pequeñas empresas suele repetirse una figura con frecuencia, la del trabajador multidisciplinar. Normalmente el número reducido de empleados que tienen estas compañías hace que uno o varios de ellos se ocupen de muchas tareas diferentes a un tiempo (hay que maximizar el rendimiento). El problema cuando tocamos tantos palos es mantenernos al día en nuestro programa y que no se nos despisten cosas en el camino. Una forma de organizarse para llegar a todo es aplicar la metodología conocida como GTD (Getting Things Done en inglés), algo así como consiguiendo hacer las cosas traducido libremente a nuestro idioma.

El creador de esta metodología es David Allen, un estadounidense (de ahí el nombrecito y las siglas, que les encantan) que propone un sistema para planificar todas nuestras tareas, que consiste básicamente en anotar todos los pasos que debemos llevar a cabo para completarlas para no tener luego que detenernos a pensar en qué es lo que nos queda por hacer. Una vez hecho esto (y aquí está el truco), debemos establecer un sistema de revisión y ejecución que impida que todo eso que hemos anotado se quede olvidado en un cajón o en el disco duro de nuestro ordenador. A grandes rasgos os comento lo que él propone a continuación.

Una vez tenemos recopilado todo, lo organizamos en listas de tareas, tan detalladas como sea posible y las separamos por temas o proyectos, asignando a cada acción un contexto (si es una llamada de teléfono, enviar correos, leer documentos, lo que se os ocurra y que pueda repetirse). El fundamento de ésto es ser capaces de visualizar todo lo que tenemos pendiente desde diferentes ángulos, por decirlo de alguna forma, de manera que nos facilite su localización y ejecución en el momento más conveniente.

El siguiente paso es establecer una rutina de revisión, a ser posible diaria, que nos permita ir completando los pasos que hemos anotado para que no se nos quede nada en el tintero. Aunque podemos seguir esta metodología con papel y lápiz, queda claro que es el terreno perfecto para una aplicación informática, un software que nos ayude a planificar nuestra organización y establecer los avisos y recordatorios que necesitemos de forma sencilla. De hecho, existen muy buenas alternativas a las que acudir para ponerla en práctica que veremos en otra entrada.

Como apoyo a la explicación de la película, sobre estas líneas tenéis un gráfico resumen del sistema GTD, versión libre del creado por Stefanos Karagos, que ayuda bastante a entender todo el proceso. Es una base de la que partir para que sea cada uno el que lo adapte a sus necesidades reales. A mí cada vez me resulta más útil, así que si os sentís desbordados, ¿por que no darle una oportunidad?