Organiza tu tiempo

Eres autónomo. Tu tiempo es, por tanto, tu bien más valioso.
¿Estás seguro de estar optimizándolo?
La desorganización o la mala organización de tu tiempo implica por un lado acabar dedicándole más horas a tu trabajo de las realmente necesarias para que éste resulte realmente productivo, y por otro aumentar tu nivel de estrés y cansancio.
Con dedicarle tan sólo unos minutos al día para organizar planificar nuestra jornada, actividades y prioridades conseguiremos optimizar el tiempo que dediquemos a nuestra actividad y obtendremos mejores resultados y más tiempo libre.
Os daremos unos pequeños consejos que posiblemente servirán a aquellos que no estéis acostumbrados a planificar vuestras tareas. Seguro que, con un poquito de constancia, en pocos días notaréis los resultados.

Estableced vuestras prioridades. No todos los clientes van a reportaros los mismos beneficios, ni todas vuestras acciones tienen la misma urgencia. Debéis aprender a priorizar. Cuando hagáis vuestra lista de tareas pendientes, tomaos un tiempo en asignarle un orden de importancia y sobre todo no lo modifiquéis. La primera idea es la buena. Al principio os puede costar un poco, pero tened paciencia, y pronto veréis que es muy sencillo.
Planificad vuestras tareas el día anterior. Para ellos, utilizad una agenda. No tiene que ser una PDA último modelo. Puede servir la agenda del Outlook, la de Google, o simplemente una agenda de las de toda la vida, a ser posible de día por página. Anotad en ella
el día anterior vuestras citas, las actividades que tenéis que realizar, los clientes que tenéis que llamar o visitar, incluso los emails que debáis enviar. Con el tiempo, incluso, podréis llegar a establecer una duración aproximada para su desempeño.
Aprended a decir que no. Creo que fue Marlon Brando quien dijo que el mejor actor se le conoce no por los papeles que interpreta sino por los que rechaza. Esto es extrapolable a nuestra actividad profesional. No tenéis que aceptar todo el trabajo que os entre por la puerta. La sabiduría está en saber rechazar educadamente aquellas tareas que van a suponer un lastre en nuestro tiempo y no nos van a reportar beneficios considerables.
Intentad agrupar vuestras acciones. Seguid la Ley de Carlson: “Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. Procurad evitar la dispersión en vuestras tareas, tanto en la funcionalidad como en la movilidad: así, por ejemplo, agrupad actividades similares para realizarlas una tras otra, para mantener al máximo vuestro grado de atención, puesto que al cambiar de tarea se pierde la concentración y hay que volver a situarse para iniciar la nueva; dedicad un mismo día sólo para visitar a los clientes de una misma zona geográfica, y aún diría más, para no estar perdiendo continuamente el tiempo en desplazamientos que, aun cuando necesarios, os hacen perder tiempo durante vuestra jornada.
Como veis, con un poquito de organización y dedicarle unos minutos al día a organizar nuestras actividades de forma que no vayamos haciendo las cosas “a salto de mata”, optimizaremos nuestro tiempo y recursos, y podremos hacer frente más fácilmente a aquellos imprevistos, urgencias, e interrupciones que siempre acaban surgiendo.
En definitiva, ser más ordenados y meticulosos gestionando nuestro tiempo nos llevará a obtener mejores resultados en nuestra actividad económica.

Ideas para ahorrar tiempo con el correo electrónico.

Sin duda alguna el correo es nuestra herramienta más usada; se podría decir que dependemos de programas de correo todos los días para la comunicación en la empresa o exteriores a la misma. Ya que es una herramienta donde estamos gran parte de la jornada laborar, queremos daros algunos consejos para ahorrar tiempo con el correo electrónico.

Independientemente de la plataforma que usemos para enviar correos electrónicos podemos aprovechar el mensaje, el canal y el receptor para ser más productivos en menos tiempo. Estos detalles nos dotan de dinamismo, algo que en las empresas se debe premiar.

  • Presentación. Debemos ser concisos y a la vez educados. Decir “Buenos días” o “Buenas tardes” da una visión clara del emisor del correo. En esta parte del correo podemos mostrar qué información queremos dar de manera resumida.
  • Mostrar qué buscamos. En la primera parte del correo podemos mostrar qué buscamos o qué necesitamos. Esto hace al receptor empezar a maquinar sobre lo que nos tiene que responder. Cuanto antes, mejor. Llenar un correo laboral de paja no es productivo.
  • Usemos letras en negrita. Es una buena forma de remarcar justo lo que queremos que vea el receptor. Si nuestro correo tiene como motivo una reunión podemos destacar el sitio, la hora y el motivo de la misma.
  • Último párrafo. Hagamos que sea un resumen de todo el correo. A veces, cuando el correo es muy largo, un resumen en la parte inferior ayuda a recordar todo el contenido de nuestro mensaje.
  • Tono. El tono al igual que la ortografía debe ser especialmente mimado. Antes de enviar un correo debemos saber a quién va dirigido y con respecto a ello, debemos plantearlo a medida del receptor.
  • Ser claro y conciso. Ser directo desde la educación y la profesionalidad nos da ventaja con respecto a correos muy extensos. Debemos pretender mostrar únicamente un mensaje informativo, nada más.
  • Positividad. Siempre es más agradable recibir un correo con ausencia de noes o frases negativas. Pongamos que llevamos una jornada laborar intensa y rozamos la hora de irnos, siempre leeremos con mejores ganas un correo escrito con tono positivo, antes que uno negativo.
  • Aspecto del correo. El número de renglones por párrafo debe ser casi simétrico para dar un aspecto correcto al cuerpo del mail. Este gesto da una presencia que acompañada de los detalles comentados hace que un correo destaque.

Solemos usar casi un 50% de nuestro tiempo en la empresa enviando, recibiendo y atendiendo a correos. Detalles como estos nos hace aprovechar más el tiempo en el trabajo y dinamizar todo el contenido que debemos compartir con personal de la empresa o con personas de otras áreas o departamentos.

Innovar (I)

Los problemas son constantes inevitables pero lo que nos convierte en buenos profesionales son las soluciones. En ocasiones resulta complicado dar con la forma más correcta para solventar un asunto y tenemos que ser creativos. En ese momento se descubre la capacidad de una empresa.

Hablo de empresa y no solo de empresario porque en muchas ocasiones las soluciones creativas parten del conocimiento grupal y de la colaboración. No obstante, existen algunas técnicas que tratan de fomentar el descubrimiento creativo e innovador que nos llevan más allá del interior de nuestra organización.

Comenzamos hablando brevemente del “Kwnowlege Brokering” y el “Design Thinking”, dos interesantes métodos que pueden ayudarnos a la confección de soluciones creativas superando nuestros posibles bloqueos mentales.

Knowledge Brokering

Cuando tenemos un problema es bastante probable que no seamos los primeros en sufrirlo y una buena manera de solventarlo es fijándonos en cómo lo han hecho los demás. No parece muy creativo, pero es que el Knowledge Brokering no se basa exactamente en esto sino en buscar enáreas profesionales diferentes a la nuestra. Recordemos que la creatividad no solo es un proceso de construcción sino que también se basa en la transformación y la adaptación.

Para entenderlo lo mejor es un ejemplo. Si estamos creando un producto informático portátil cuyo mayor problema radica en el peso y la resistencia de la carcasa podemos buscar la manera en que se ha afrontado el problema en otras áreas como la aeronáutica o la industria espacial. De este modo podemos encontrar un material utilizado por la NASA (por ejemplo) que cumple con las condiciones adecuadas para nuestro producto.

El principal problema del método es que la prospección de los datos puede no ser sencilla y lacolaboración ajena no está siempre abierta a nuestras pesquisas. Aún así, dicho conocimiento puede estar mucho más cerca de lo que pensamos gracias a internet o nuestra red de trabajadores yconocidos.

Esta forma de buscar soluciones se ha unido con las nuevas tecnologías gracias al “Crowdsourcing” que se adapta perfectamente a lo que suele llamarse “innovación abierta”. Existen algunos portales de brokering destinados al intercambio de ideas innovadoras donde se pueden plantear problemas concretos para intercambiar las posibles soluciones.

Involucrar en los problemas a personal ajeno al departamento o a la empresa afectada puede ayudar bastante a encontrar soluciones innovadoras. Algunos portales de brokering que intentan facilitar esta labor, son:

Design Thinking

El diseño puede ser un problema en si mismo pero también una solución. Si tenemos en mente un problema o necesidad del mercado también podemos comenzar a pensar en un diseño a partir del cual se desarrolle una tecnología o una solución.

Esto comienza con una importante fase de observación del problema y de bocetado rápido que podría definirse como “brainstorming gráfico” tras el cual se seleccionaría el proyecto más viable.

Cuando contamos con un equipo de personas destinadas a la creación de diseños que den soluciones eficientes se pueden descubrir auténticas joyas que luego pasarían por el público objetivo para ser pulidas y adaptadas completamente a sus necesidades. Un ejemplo puede ser la tan conocida fregona. Antes de que existiera las personas se tenían que inclinar para limpiar el suelo.

Con ese problema en mente la solución era tan sencilla como innovadora: agregar un palo a un extremo del paño. No creo que se realizara un Design Thinking tal y como lo conocemos pero comoejemplo simplificado puede valernos.

Comenzar por el diseño puede aplicarse por ejemplo al diseño de una interfaz gráfica antes de crear una aplicación informática. Es decir, pensar en la usabilidad que necesita el cliente y luego adaptar las soluciones habituales a ese entorno. Otra forma similar de desarrollo es el Visual Thinking, más encaminado a aclarar nuestras ideas mediante el desarrollo de dibujos o diagramas que nos aproximan a las funciones creativas de nuestro cerebro.

El diseño expresado mediante prototipos y bocetos conceptuales puede ser el comienzo de una solución creativa cuando se une a las necesidades del mercado y se desarrolla de manera efectiva.

 

Cerdos y gallinas: metodología Scrum

La metodología Scrum es un modelo de gran utilidad para todos aquellos quienes su actividad esté relacionada a la realización de proyectos para terceras partes. Buenos ejemplos de este tipo de profesionales son los arquitectos, programadores, consultores, desarrolladores web, publicistas, etc.

De una manera muy sintética consiste en la definición de un conjunto de prácticas y roles, para el establecimiento del proceso de desarrollo que se llevará a cabo durante la ejecución del proyecto. Los tres roles de los que se compone la metodología Scrum son el ScrumMaster, que se asimila al director de proyecto, el Product Owner, es decir, el cliente que puede ser interno o externo y el Team, que engloba el equipo que ejecuta el proyecto.

El proceso se inicia con una reunión de los roles para establecer el Sprint Planning. El Product Owner identifica los elementos del Product Backlog, es decir, el conjunto de requisitos priorizados que definen el trabajo a realizar y que quiere que el equipo complete por lo que se lo comunica a los miembros del equipo

El equipo determina la cantidad del trabajo al que puede comprometerse durante el siguiente sprint. En el desarrollo de cada sprint nadie puede cambiar el Sprint Backlog lo que significa que los requisitos permanecen invariables hasta la culminación del sprint que puede durar de 15 a 30 días.

Uno de los principios esenciales de Scrum es el reconocimiento de que durante un proyecto los clientes pueden cambiar de idea sobre lo que quieren y necesitan, lo que implica que el equipo ha de estar abierto a afrontar nuevos desafíos. Por tanto requiere una planteamiento de maximización de la capacidad del equipo para responder a nuevos requisitos no planificados ni programados.

Para el establecimiento de roles se establece una comparación con los cerdos y las gallinas. Los primeros, los cerdos, son los que están comprometidos con el proyecto y el proceso Scrum y lo componen:

  • El Product Owner representa la voz del cliente. Se asegura de que el equipo Scrum trabaja de forma adecuada desde la perspectiva del negocio.
  • ScrumMaster (o Facilitador), cuyo trabajo primario es eliminar los obstáculos que impiden que el equipo alcance el objetivo del sprint. El ScrumMaster no es el líder del equipo (porque ellos se auto-organizan), sino que actúa como una protección entre el equipo y cualquier influencia que le distraiga. Es quien hace que las reglas se cumplan.
  • Team tiene la responsabilidad de entregar el producto. Un pequeño equipo de 5 a 9 personas con las habilidades transversales necesarias para realizar el trabajo.

Los roles gallina en realidad no son parte del proceso pero deben tenerse en cuenta. Incluyen a los usuarios, expertos del negocio y otros interesados (stakeholders). Es importante que esa gente participe y entregue retroalimentación con respecto a la salida del proceso a fin de revisar y planear cada sprint.