Tres consejos para ahorrar tiempo en las empresas a través del chat de grupo

Tres consejos para ahorrar tiempo en las empresas a través del chat de grupo
El chat es algo que siempre hemos tenido asociado a un aspecto lúdico, pero que sin embargo nos puede ayudar a mejorar la productividad y mejorar las comunicaciones si sabemos sacarles provecho en las empresas. Por eso hoy vamos a ofrecer tres consejos para ahorrar tiempo en las empresas a través del chat de grupo.

Se trata de mejorar la comunicación interna en la empresa, ámbito donde creo que se puede sacar mejor partido a esta opción de comunicación. Sobre todo en las empresas pequeñas, pero también en las de mayor tamaño siempre que acotemos en número de miembros de los participantes en el grupo para que sea manejable y no nos llegue a saturar.

La mejora de la productividad nos llega porque dedicamos menos tiempo a informarnos de qué está haciendo nuestro departamento. Para ello tenemos distintas opciones donde lo podemos utilizar de forma sencilla.

  • Como complemento del correo electrónico evitando de esta manera que los hilos de correo se eternicen cuando tenemos que discutir algún aspecto, en el que cada uno tiene que dar su opinión, o nos informan de algún asunto y tenemos que confirmar, etc. Se trata de agilizar la comunicación y sobre todo la lectura, sin necesidad de tener que abrir los correos. Es importante que las conversaciones que mantengamos se puedan guardar, para tener un registro de por qué tomamos determinada decisión en un proyecto, por ejemplo.
  • Como sustituto de las llamadas de móviles de manera que podamos tener un grupo coordinado de manera efectiva. Además puede suponer un ahorro importante en la factura. No es algo nuevo, muchas empresas utilizaban la mensajería de BlackBerry, pero ahora tenemos más opciones y multiplataforma, de manera que si tenemos teléfonos con tarifas de datos en nuestra organización puede ser una buena solución para ahorrar en las facturas, pero también para hacer que con un simple mensaje, se comunique una venta, que en almacén ya pueden ir preparando y en administración facturando, por ejemplo.
  • Como complemento de la Intranet si disponemos de ella. En algunas empresas se utilizan para realizar peticiones al departamento de soporte técnico, pero también para solicitar días libres, vacaciones, etc. Sobre todo la parte que tiene que ver con la disponibilidad, aunque luego la petición y aprobación oficial se realice por otros conductos.

Estas son sólo algunas ideas que he visto poner en práctica en alguna empresa, pero las posibilidades que nos ofrece bien utilizado son realmente interesantes. Sobre todo por su agilidad en la comunicación. Y vosotros, ¿utilizáis el chat en vuestras empresas? ¿Veis útil esta herramienta para mejorar las comunicaciones internas?

5 consejos para escribir mejores mensajes electrónicos

Para cerrar el mes de la comunicación y de la gestión de los correos a continuación dejo, cinco consejos para escribir mejores mensajes electrónicos:

1. Evite escribir mensajes largos: todo el mundo está ocupado y sin tiempo de sobra. Sea preciso y vaya al grano. Tampoco escriba como un robot; tenga en cuenta que hay un lector humano del otro lado viendo su mensaje.
2. Escriba palabras más adecuadas en el campo del asunto: este punto es muy importante y por eso conviene aprender a redactarlo mejor. Las palabras deben llamar la atención del lector y transmitir algo de lo que contiene el correo electrónico.
3. Sea creativo: la creatividad en el contenido del mensaje puede ser de gran ayuda para captar la atención del lector, sobre todo cuando se está presentando un producto o servicio por esta vía.
4. Personalice los correos electrónicos que envíe: la mayoría de los empresarios no han entendido aún que quien recibe el mensaje es un ser humano. Hay un gran número de mensajes que no van dirigidos a nadie en específico y, aunque no lo sean, parecieran ser correo electrónico no deseados (spam).
5.Verifique el contenido del mensaje antes de pulsar “Enviar”: es el último consejo, pero no el menos importante. Al contrario, quizás sea el que más relevancia tiene. Sin embargo, es el más ignorado. Revise el mensaje escrito antes de enviarlo para evitar errores o situaciones embarazosas.

Fuente: http://www.dumblittleman.com/2011/04/5-awesome-tips-to-write-emails-that.html

Copia de seguridad del correo electrónico


Una de las cuestiones fundamentales para muchos autónomos y empresas es su correo electrónico. En el se almacenan datos e información que puede alargarse unos cuantos años en el tiempo, dependiendo del volumen aportado. Para todos estas empresas cuyo correo, es a la vez su archivo y base de datos por eso es fundamental realizar la copia de seguridad del correo electrónico.
Para ello, existen distintas alternativas para realizar esta tarea, pero en entornos corporativos lo recomendable es realizar la copia de seguridad directamente en nuestro servidor de correo. Pero muchas empresas pequeñas tienen su correo corporativo con su proveedor de alojamiento de su página web y o utilizan un cliente de correo o directamente acceden vía webmail. 

En el caso de tener cliente de correo electrónico no existe mayor problema y la mayoría de las herramientas de copia se seguridad permiten realizar la copia. Sigue leyendo “Copia de seguridad del correo electrónico”

Todos los correos electrónicos no son igual de importantes

Todos los correos electrónicos no son igual de importantes

Limpiar la bandeja de entrada es una de las tareas que he visto ejecutar a muchas personas a lo largo del día. No puede quedar ningún correo sin leer, dada sin abrir, de manera que lo primero es pone la vista previa, que así acabo antes, leer en diagonal, sin prestar especial atención y sólo me detengo en algún que otro correo puesto que todos los correos electrónicos no son igual de importantes.

Sigue leyendo “Todos los correos electrónicos no son igual de importantes”

¿Puede tu jefe vigilar tu e-mail o equipo?

En la era de las nuevas tecnologías es normal ver negocios donde los trabajadores tiene su propio gestor de correo electronico disponen de un equipo donde trabajar. Ese espacio personal no deja de ser un material de oficina. Sin embargo, ¿dónde está el límite entre la intimidad laboral y el proteccionismo empresarial?

Para responder a esa pregunta nos basamos en la legislación vigente en España. Por un lado tenemos las normas jurídicas que afectan a los jefes y por otra, las que hablan de los empleados. Vamos por partes.
En el lado del empresario, nuestro jefe tiene el derecho de verificar que los medios propiedad de la empresa que son facilitados al trabajador son efectivamente utilizados en el cumplimiento de la prestación laboral.
Por la parte del trabajador, el empleado tiene derecho a que se respete su intimidad ya que existe “un ámbito propio y reservado frente a la acción y el conocimiento de los demás”.
Después de saber esto, ¿qué derecho prevalece sobre el otro? En principio, ninguno. Se supone que tiene que haber un equilibrio entre ambos. No obstante, dependiendo del caso concreto el juez podrá declinarse hacia un lado u otro.
Ahora bien, es importante saber que si la empresa ha informado previamente de las reglas de uso de sus equipos y ha avisado de que puede haber un control, en principio esta vigilancia estaría permitida, sin que se produzca en tal caso vulneración del secreto de las comunicaciones.
En líneas generales, si nuestro jefe o compañía nos ha avisado que puede controlar nuestro ordenador o correo electrónico para mejorar la prestación del servicio laboral, poco podremos decir al respecto. Eso sí sabiendo que esto puede suceder lo mejor es que seamos precavidos y extrememos las precauciones que después todo se sabe.

No necesitamos el correo electrónico siempre abierto


Seguro que llegáis después del largo puente y lo primero que habéis hecho nada más iniciar el ordenador es abrir el correo electrónico. Lo primero es ver si tenemos algo urgente, revisar los correos pendientes y dejar la bandeja de entrada limpia. Ahora ya podemos empezar a trabajar, y sin embargo seguimos con Outlook o la pestaña de correo en el navegador, cuando lo cierto es que no necesitamos el correo electrónico siempre abierto.
Lo mismo que hemos hecho nosotros, esa misma rutina, la siguen en otras empresas por lo que a poco de empezar a trabajar una empresa con la que colaboramos, un cliente, alguien de nuestra organización nos envía un correo. Puede que sea importante, puede que sea una foto de sus vacaciones, da igual. El caso es que hemos visto que tenemos nuevo correo e inmediatamente dejamos la tarea que nos ocupa y vamos a echar un vistazo. No sea que vaya a ser importante.
A poco que nos hayamos distraído ya hemos perdido el hilo de la tarea que nos ocupaba, la concentración y tenemos que volver a centrarnos. Tiempo perdido en definitiva por un correo recibido. Y esto es mucho peor si tenemos un sistema de notificaciones, que nos avise si hemos recibido un nuevo correo electrónico, un nuevo mensaje, etc.
Tenemos que hacernos la siguiente pregunta, ¿cuántos correos al día recibimos que requieren respuesta inmediata? Porque si realmente fuera muy urgente no utilizarían un medio de comunicación asíncrono. Mucho mejor una llamada de teléfono que contestaré y así se aseguran de que estoy al tanto del problema. Porque cuando es urgente es por un problema, raro será que te llamen para decirte que han cerrado un contrato.
Si no queremos distraernos lo mejor es cerrar el correo electrónico. Lo abrimos cada cierto tiempo, dependiendo de la cantidad de correo que recibamos cada día o si por ejemplo utilizamos la técnica del pomodoro , podemos utilizar los cinco minutos de descanso de la tarea principal para gestionarlo.
De esta manera podemos gestionar el correo u organizarlo en bloques de veinticinco minutos. Cinco minutos son suficientes para contestar alguno, separar los importantes de los accesorios y si tenemos algo urgente podemos realizar una pausa, ahora sí, justificada en la tarea que estamos realizando en este preciso momento.

Productividad y correo electrónico no son buenos amigos

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No se por qué tengo la sensación de que estamos llegando a un abuso de las herramientas informáticas y parece que podemos llegar a convertir una herramienta como el correo electrónico en algo que nos da más trabajo del que nos quita. En estas fechas parece que productividad y correo electrónico no son buenos amigos.
Ya hemos hablado en alguna ocasión de buscar alguna alternativa para intentar reducir el correo electrónico, y cómo trabajar de una forma colaborativa nos puede despejar el bosque de correos recibidos a lo largo del día, dejando el correo electrónico sólo para aquellas cuestiones importantes y evitando las notificaciones que podemos realizar por otros medios. 

Ahora que es época de vacaciones, siempre que volvemos de una ausencia se suele pasar la mañana de vuelta sólo para leer el correo. Y es que creo que el Spam se genera en muchas empresas de forma endógena al abusar del uso del correo para todo tipo de comunicaciones. ¿Cuántos de los correos recibidos a lo largo del día en nuestra propia organización son completamente inútiles?
De nada sirve haber puesto el asistente informando a nuestros remitentes que estamos fuera de la oficina. Como estamos dentro de X listas de correo, que siguen funcionando, enviando los correos que van dirigidos a todo el grupo en el cual estamos incluidos. Finalmente cuando volvemos al trabajo nos dedicamos gran parte de la primera mañana de vuelta a “limpiar” el correo y ponernos al día.
Deberían existir unas políticas corporativas con el uso del correo electrónico mucho más estrictas de lo que son actualmente para que todos los trabajadores sean conscientes de que sólo se debe usar el correo para cuestiones algo más importantes que avisar que salimos a tomar café. Quizás tendríamos que diferenciar entre cuestiones a corto plazo, que se resuelven en el mismo día, y a largo plazo.
Las cuestiones de corto plazo, que se solucionarán en el día se pueden resolver con el uso de redes sociales, tipo Twitter o Yammer si lo utiliza la empresa o mediante mensajería instantánea interna en la empresa. Si son cuestiones que se alargan en el tiempo tal vez sería mejor tratarlas en documentos tipo Wiki, y utilizar el correo más como herramienta secundaria que tratar todos los temas a través del correo. ¿Qué os parece a vosotros? ¿No os parece que el correo electrónico puede llegar un punto de gestión que nos da más trabajo del que nos quita?