5 consejos para escribir mejores mensajes electrónicos

Para cerrar el mes de la comunicación y de la gestión de los correos a continuación dejo, cinco consejos para escribir mejores mensajes electrónicos:

1. Evite escribir mensajes largos: todo el mundo está ocupado y sin tiempo de sobra. Sea preciso y vaya al grano. Tampoco escriba como un robot; tenga en cuenta que hay un lector humano del otro lado viendo su mensaje.
2. Escriba palabras más adecuadas en el campo del asunto: este punto es muy importante y por eso conviene aprender a redactarlo mejor. Las palabras deben llamar la atención del lector y transmitir algo de lo que contiene el correo electrónico.
3. Sea creativo: la creatividad en el contenido del mensaje puede ser de gran ayuda para captar la atención del lector, sobre todo cuando se está presentando un producto o servicio por esta vía.
4. Personalice los correos electrónicos que envíe: la mayoría de los empresarios no han entendido aún que quien recibe el mensaje es un ser humano. Hay un gran número de mensajes que no van dirigidos a nadie en específico y, aunque no lo sean, parecieran ser correo electrónico no deseados (spam).
5.Verifique el contenido del mensaje antes de pulsar “Enviar”: es el último consejo, pero no el menos importante. Al contrario, quizás sea el que más relevancia tiene. Sin embargo, es el más ignorado. Revise el mensaje escrito antes de enviarlo para evitar errores o situaciones embarazosas.

Fuente: http://www.dumblittleman.com/2011/04/5-awesome-tips-to-write-emails-that.html

Copia de seguridad del correo electrónico


Una de las cuestiones fundamentales para muchos autónomos y empresas es su correo electrónico. En el se almacenan datos e información que puede alargarse unos cuantos años en el tiempo, dependiendo del volumen aportado. Para todos estas empresas cuyo correo, es a la vez su archivo y base de datos por eso es fundamental realizar la copia de seguridad del correo electrónico.
Para ello, existen distintas alternativas para realizar esta tarea, pero en entornos corporativos lo recomendable es realizar la copia de seguridad directamente en nuestro servidor de correo. Pero muchas empresas pequeñas tienen su correo corporativo con su proveedor de alojamiento de su página web y o utilizan un cliente de correo o directamente acceden vía webmail. 

En el caso de tener cliente de correo electrónico no existe mayor problema y la mayoría de las herramientas de copia se seguridad permiten realizar la copia. Sigue leyendo “Copia de seguridad del correo electrónico”

Todos los correos electrónicos no son igual de importantes

Todos los correos electrónicos no son igual de importantes

Limpiar la bandeja de entrada es una de las tareas que he visto ejecutar a muchas personas a lo largo del día. No puede quedar ningún correo sin leer, dada sin abrir, de manera que lo primero es pone la vista previa, que así acabo antes, leer en diagonal, sin prestar especial atención y sólo me detengo en algún que otro correo puesto que todos los correos electrónicos no son igual de importantes.

Sigue leyendo “Todos los correos electrónicos no son igual de importantes”

¿Puede tu jefe vigilar tu e-mail o equipo?

En la era de las nuevas tecnologías es normal ver negocios donde los trabajadores tiene su propio gestor de correo electronico disponen de un equipo donde trabajar. Ese espacio personal no deja de ser un material de oficina. Sin embargo, ¿dónde está el límite entre la intimidad laboral y el proteccionismo empresarial?

Para responder a esa pregunta nos basamos en la legislación vigente en España. Por un lado tenemos las normas jurídicas que afectan a los jefes y por otra, las que hablan de los empleados. Vamos por partes.
En el lado del empresario, nuestro jefe tiene el derecho de verificar que los medios propiedad de la empresa que son facilitados al trabajador son efectivamente utilizados en el cumplimiento de la prestación laboral.
Por la parte del trabajador, el empleado tiene derecho a que se respete su intimidad ya que existe “un ámbito propio y reservado frente a la acción y el conocimiento de los demás”.
Después de saber esto, ¿qué derecho prevalece sobre el otro? En principio, ninguno. Se supone que tiene que haber un equilibrio entre ambos. No obstante, dependiendo del caso concreto el juez podrá declinarse hacia un lado u otro.
Ahora bien, es importante saber que si la empresa ha informado previamente de las reglas de uso de sus equipos y ha avisado de que puede haber un control, en principio esta vigilancia estaría permitida, sin que se produzca en tal caso vulneración del secreto de las comunicaciones.
En líneas generales, si nuestro jefe o compañía nos ha avisado que puede controlar nuestro ordenador o correo electrónico para mejorar la prestación del servicio laboral, poco podremos decir al respecto. Eso sí sabiendo que esto puede suceder lo mejor es que seamos precavidos y extrememos las precauciones que después todo se sabe.

Redactar bien un correo electrónico.

A veces en las empresas damos por supuesto que la gente tiene conocimientos adquiridos que luego a la hora de la verdad no resultan tales. Una de las cuestiones en las que esto ocurre frecuentemente es en la redacción y especialmente con el correo electrónico. Es necesario realizar la formación necesaria para aprender a redactar correos electrónicos.

Es un asunto del que no podemos desentendernos, puesto que no es sólo un documento interno, sino que a través de esta herramienta daremos respuestas a nuestros clientes y proveedores. Es decir, en parte el correo electrónico es la imagen de nuestra empresa en su comunicación con el resto del mundo.

No estamos hablando ya de escribir sin faltas de ortografía, que damos por supuesto que esto se puede paliar gracias a los diccionarios y correctores ortográficos que vienen integradas con navegadores, gestores de correo, etc. Esto nos puede ayudar, pero conviene revisar, puesto que nos confiamos y estas herramientas no son perfectas.

Pero es que además mucha gente no sabe utilizar las opciones de envío del correo electrónico. No se diferencia entre Para, Con Copia y Con Copia Oculta, con lo cual acaban metiendo en el mismo envío y de forma indiscriminada tanto a departamentos internos como clientes externos, etc. Por no hablar de diferenciar entre contactos personales, que no deberían estar en nuestro correo de empresa y los contactos corporativos.

Además por supuesto de añadir fondos de colores a los correos de empresa, o fuentes demasiado grandes y también con tonos inapropiados, etc. Debemos recordar que el correo electrónico debe ser imagen de nuestra empresa y que nunca sabemos donde se reenviará, así que aunque vaya a un cliente o proveedor con el que tengamos cierta confianza debemos tener un patrón claro en el envío de los mismos.

Otra cuestión que debemos cuidar es la firma corporativa que añadimos al final de los correos. ¿Qué información proporcionamos? Pues lo normal es el nombre y el cargo de la persona que firma el correo, así como su teléfono. A partir de aquí podemos añadir distintas cuestiones, como puede ser la dirección de Skype o cuenta de Twitter corporativa en caso de que la utilicemos.

Por último, una de las cosas que más me irrita a la hora de leer un correo electrónico que he recibido es que me griten. No hay que escribir en mayúsculas frases o párrafos. Si queremos enfatizar, remarcar o poner el acento en alguna cuestión concreta podemos usar negritas, subrayado, admiraciones, etc. Escribir en mayúsculas es el equivalente a gritar a una persona, y no deja buena imagen.

Todas estas cuestiones tenemos que cuidarlas, mimarlas. Más vale perder una tarde con una persona para hacerle saber las buenas prácticas en la redacción y envíos de correos electrónicos que tener que pasarnos meses corrigiendo cuestiones de correos que nos han llegado, y lo que es peor, sin saber lo que se ha enviado a los correos en los que no estaba incluida nuestra dirección.

Ideas para ahorrar tiempo con el correo electrónico.

Sin duda alguna el correo es nuestra herramienta más usada; se podría decir que dependemos de programas de correo todos los días para la comunicación en la empresa o exteriores a la misma. Ya que es una herramienta donde estamos gran parte de la jornada laborar, queremos daros algunos consejos para ahorrar tiempo con el correo electrónico.

Independientemente de la plataforma que usemos para enviar correos electrónicos podemos aprovechar el mensaje, el canal y el receptor para ser más productivos en menos tiempo. Estos detalles nos dotan de dinamismo, algo que en las empresas se debe premiar.

  • Presentación. Debemos ser concisos y a la vez educados. Decir “Buenos días” o “Buenas tardes” da una visión clara del emisor del correo. En esta parte del correo podemos mostrar qué información queremos dar de manera resumida.
  • Mostrar qué buscamos. En la primera parte del correo podemos mostrar qué buscamos o qué necesitamos. Esto hace al receptor empezar a maquinar sobre lo que nos tiene que responder. Cuanto antes, mejor. Llenar un correo laboral de paja no es productivo.
  • Usemos letras en negrita. Es una buena forma de remarcar justo lo que queremos que vea el receptor. Si nuestro correo tiene como motivo una reunión podemos destacar el sitio, la hora y el motivo de la misma.
  • Último párrafo. Hagamos que sea un resumen de todo el correo. A veces, cuando el correo es muy largo, un resumen en la parte inferior ayuda a recordar todo el contenido de nuestro mensaje.
  • Tono. El tono al igual que la ortografía debe ser especialmente mimado. Antes de enviar un correo debemos saber a quién va dirigido y con respecto a ello, debemos plantearlo a medida del receptor.
  • Ser claro y conciso. Ser directo desde la educación y la profesionalidad nos da ventaja con respecto a correos muy extensos. Debemos pretender mostrar únicamente un mensaje informativo, nada más.
  • Positividad. Siempre es más agradable recibir un correo con ausencia de noes o frases negativas. Pongamos que llevamos una jornada laborar intensa y rozamos la hora de irnos, siempre leeremos con mejores ganas un correo escrito con tono positivo, antes que uno negativo.
  • Aspecto del correo. El número de renglones por párrafo debe ser casi simétrico para dar un aspecto correcto al cuerpo del mail. Este gesto da una presencia que acompañada de los detalles comentados hace que un correo destaque.

Solemos usar casi un 50% de nuestro tiempo en la empresa enviando, recibiendo y atendiendo a correos. Detalles como estos nos hace aprovechar más el tiempo en el trabajo y dinamizar todo el contenido que debemos compartir con personal de la empresa o con personas de otras áreas o departamentos.

Los avisos de confidencialidad en el correo electrónico

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En muchas empresas es habitual el uso de firmas en los mensajes de correo electrónico que incluyen advertencias del siguiente tipo:
“Este mensaje se dirige exclusivamente a su destinatario. Contiene información CONFIDENCIAL sometida a secreto profesional o cuya divulgación está prohibida por la ley. Si ha recibido este mensaje por error, debe saber que su lectura, copia y uso están prohibidos. Le rogamos que nos lo comunique inmediatamente por esta misma vía o por teléfono y proceda a su destrucción.”

¿Impresionante, no? Pues a parte de impresionar, parece que no sirven para otra cosa. Además de lo chocante que resulta recibir algo así acompañando a cierto tipo de mensajes, resulta que su utilidad como arma para evitar la divulgación de contenido confidencial es nula, ya que no podemos obligar al receptor a que acepte condiciones que le obliguen a cualquier cosa sin su conformidad previa.
Reconozco que yo los envío con los correos de mi empresa, pero visto lo visto, quizá tendríamos que plantearnos el dejar de hacerlo.
Por otro lado, profundizando un poco más sobre el tema, parece que ni los propios abogados se ponen de acuerdo, cosa bastante habitual en éste y otros asuntos, así que lo mejor será estar atentos y no equivocarnos con el destinatario, por si acaso.