Competitividad en diez pasos

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Hace unos días tropecé con una presentación muy interesante que mostraba ideas alternativas para mejorar la competitividad de las empresas. Ante todo os recomiendo la presentación, son trece diapositivas muy entretenidas y clarificadoras acerca de las nuevas tendencias que se están empezando a aplicar para mejorar la competitividad.
Realmente utilizamos tanto el término de competitividad, inteligencia competitiva, innovación competitiva, etc. que final acaba por ser una figura tan abstracta y tan vaga que uno acaba por perderse en la polisemia del término. Lo que no genera ninguna duda que para tener éxito nuestro producto, idea o negocio ha de resultar atractivo para el mercado.

La gran cuestión es cómo mejorar nuestra situación respecto a nuestros competidores para poder ser más competitivos. Las diez propuestas que aporta la presentación de Consultoría Artesana en Red son realmente interesantes y quien quiera conocerlas le invito que lo haga accediendo a la presentación.
Yo por mi parte me quedo con cinco puntos que suscribo plenamente, sin desmerecer ninguno de los otros cinco restantes.

  1. Dar espacio a los clientes y otros grupos de interés… da pie a que tengan experiencias con nuestro producto/servicio.
  2. Effortjoyment. Quita carga y añade diversión a tu negocio.
  3. Las personas quieren sentirse útiles pero también conseguir sus proyectos: ¿los conoces?
  4. Nuestra tumba: que la gente desmotivada no quiera dejarnos.
  1. Networking. Teje red, ese es el futuro, la cooperación con gente y empresas que aún conoces. Formas una comunidad no compites en un mercado.

En definitiva, divertirnos con lo que hacemos, no sólo el empresario sino todos aquellos quienes participan en el proyecto, y hacer de éste, el propósito común de todos. Que los integrantes del equipo se sientan importantes pero que puedan encontrar en la organización el lugar donde puedan satisfacer sus propios proyectos. Importantísimo, preocuparnos en conocer si con quienes trabajamos están motivados, si no es así conocer porqué no, si esto no resulta, facilitar que la gente desmotivada abandone nuestra organización, será un beneficio común. Networking, no sólo hay que crearla si no además alimentarla implicando a clientes, proveedores, competidores, etc. todos importan y todos aportan.

¿Quieres mejorar? Mide tu progreso

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“Lo que se mide, se controla” ~ Peter Drucker

Productividad. Un concepto tan fácil de definir como difícil de analizar. Personalmente, prefiero la definición más corta: hacer más con menos. Dicho así no parece gran cosa, pero no te engañes, se trata de un concepto tan potente que es la clave para medir la eficiencia y evolución de las economías y sociedades, y que determina la rentabilidad de las empresas y la calidad de vida de las personas. Continuar leyendo

Un reto para el 201X: La oficina sin papel.

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En pleno siglo XXi cuando conceptos como correo electrónico o documento digital están a la orden del día, la inmensa mayoría de las pymes españolas siguen atadas al papel lo cual no sólo supone un coste medio ambiental sino también económico y logístico muy importante.

Sin embargo hace años que es posible gestionar toda una oficina sin necesidad de imprimir una sola hoja de papel. En muchos eventos de tecnología nos muestran todo lo que se necesita para convertir vuestra oficina o vuestro hogar en un espacio “paperless”. A continuación veremos algunos componentes de este vocablo del siglo XXI

Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicada de llevar a la práctica si antes no realizamos una planificación concienzuda de lo que necesitamos. Es verdad que al principio nos costará poner en marcha un espacio completamente exento de papel, pero cuando asumamos algunos hábitos y rutinas básicas pronto descubriremos sus beneficios, que pasan por un ahorro de dinero, espacio y tiempo de búsqueda, además de un mayor respeto por el medio ambiente. Para conseguir lo que los americanos definen como “going paperless” necesitamos los siguientes elementos:

Escáner

Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Sin embargo, antes de lanzarnos a la compra de un modelo en particular deberemos considerar la forma en la que vamos a organizar los documentos “escaneados” en nuestro ordenador, si el software de gestión documental que tenemos en mente es compatible con la máquina que habíamos pensado comprar o cuál es el aparato más indicado para el tipo de documentos que queremos digitalizar. En este último punto tenemos tener en cuenta las siguientes variables:

Alimentación manual o automática
Lo escáneres más sencillos, normalmente destinados al mercado de consumo son los conocidos como escáneres planos. Aunque la resolución de imagen que obtienen en muchos casos es muy superior al de los escáneres destinados a las oficinas, el principal escollo que presentan es que si debemos escanear muchos documentos, o un documento que contenga varias páginas, esta labor puede volverse bastante tediosa, ya que deberemos estar pendientes constantemente del trabajo de escaneo.

Por otro lado, en el mercado podemos encontrar escáneres de alimentación automática (con una bandeja que nos permite introducir decenas de páginas) y que puede ser una buena opción si lo que demandamos es un trabajo rápido y eficaz.

1. Capacidad de reducir el papel al tamaño de un confeti: las antiguas destructoras de papel se limitaban a separar los documentos en finas tiras que en caso de acabar en malas manos podían ser fácilmente reconstruidas. Las modernas en cambio son capaces de separar el papel en partes que no superar los cinco milímietos cuadrados.

2. Capacidad para destruir sobres enteros: con frecuencia recibiremos sobres que no necesitaremos abrir para enteder que no nos interesa su contenido. En este sentido, podemos optar por destructoras que son capaces de destruir sobres enteros sin que tengamos la necesidad de abrirlos.

3. Capacidad para destruir CDs y tarjetas de crédito.

Gestión de la seguridad

Invertir en una oficina sin papel implica entre otras cosas que todos nuestros documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado, bien en un disco duro, bien en un servidor.

Esto significa que si por alguna razón nos roban el ordenador, sufrimos una grave indicencia en la oficina o un virus se cuela en nuestro sistema, la cantidad (y calidad) de datos que podemos perder o que pueden caer en manos inapropiadas puede ser realmente importante.

En este sentido antes siquiera de comenzar a escanear documentos deberemos implantar una buena política de copias de seguridad, que pasan no sólo por realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización (bien en otro disco duro, bien en la nube) sino protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros.

Sistema de gestión documental

Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documentos debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.

Tanto Windows como Mac OS X disponen de funciones avanzadas de búsqueda, que incluyen entre otras cosas la localización de archivos en función de sus tags o de su descripción (deberemos implantar una buena política de etiquetado de archivos). Otra buena alternativa es contar con el buscador de documentos desarrollado por Google (Google Desktop Manager) que convierte nuestro PC en un pequeño buscador que indexa los nuevos archivos a intervalos de tiempo regulares.

No obstante existen gestores documentales mucho más avanzados. Algunos de comercializan junto a los propios escáneres, e incluyen entre otras cosas la capacidad de reconocer el texto de un documento como parámetro para una posible búsqueda.

Monitor de alta resolución

Si vamos a trabajar únicamente con documentos digitales haremos bien en no escatimar el dinero invertido en un buen monitor. Lo ideal es contar con un monitor cercano a las 30 pulgadas, de forma que podamos cotejar simultáneamente varios documentos y que sea además de alta definición (mucho más apropiados cuando vamos a pasar varias horas frente a una pantalla).

Smartphones o eBooks

En ocasiones realmente tenemos la necesidad de imprimir una página. Puede que necesitemos llevar con nosotros una tarjeta de embarque, un mapa, unas direcciones, etc.

Si realmente queremos prescindir del papel podemos optar por utilizar bien nuestro smartphone (la mayoría disponen de aplicaciones que nos permiten almacenar y gestionar nuestros documentos) o incluso un lector de eBooks que tenga la capacidad para leer archivos PDF.

Firma digital

Como colofón a todo lo comentado hasta ahora, necesitaremos contar con un módulo de firma digital con la que poder emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por la distintas administraciones públicas. Para ello necesitaremos en primer lugar solicitar un certificado digital a una de las entidades emisiores y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado

Competir en el trabajo

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En muchos foros se  ha planteado muchas veces la visión del mundo de los negocios como la visión de un campo de batalla donde competimos y nuestro objetivo es ganar. Muchas veces he planteado el escenario de nuestro entorno empresarial como un gigantesco tablero de ajedrez cuya meta es derrotar al contrario, ¿pero quién es el contrario?

Probablemente llegaremos a una interesante conclusión si actuamos como si no existe contrario, a una interesante conclusión llegaremos, si llegamos a la conclusión de que el rey negro (o blanco) al que hemos de dar jaque mate no es a una empresa competidora nuestra, a nadie externo a nosotros. Llegaremos a una interesante conclusión si entendemos que a quien le hemos de dar jaque mate es a nuestros propios límites.

No nos engañemos, nuestro enemigo, nuestro rival, no es la empresa que nos hace la competencia, no son ni tan siquiera las leyes que nos encorsetan o los entes que nos presionan. Estos en todo caso serán realidades y sujetos con los que tendremos que lidiar. Lidiar compitiendo o aliándonos, pero nuestro auténtico rival, nuestra auténtica meta somos nosotros mismos, la meta de alcanzar nuestro lugar, de conseguir nuestros mejores resultados.

Yo no quiero ser el líder de ningún sector, yo no quiero ganar a ninguna empresa facturando más que ella, yo lo que quiero es lograr mis objetivos de facturación, de rentabilidad, tener la porción de la tarta que deseo, con la que pueda cumplir mis deseos y mis objetivos. Yo quiero competir contra mi mismo, para ser mejor cada día yo mismo, no para ser mejor que el de la esquina, y es que ya se sabe quenadie nos puede hacer sombra si nosotros somos nuestra propia sombra.