25 claves para multiplicar tu productividad.

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En este artículo he pretendido incluir algunas sugerencias rápidas para optimizar el uso de tu tiempo. Se trata de 25 claves sencillas, que aplicadas consistentemente, te aportarán grandes resultados en el incremento de tu productividad. Comencemos…

1.-Escribe las cosas.
Como afirma el famoso dicho “Es mejor un lápiz corto que una memoria larga”. Tomar notas es el mejor remedio para no olvidar nada. Acostúmbrate a reflejar sobre el papel cualquier tema importante de tu jornada diaria. Informaciones de interés, pensamientos, ideas, aprendizajes,… De este modo conseguirás sacarle todo el jugo a la vida, además de ser una persona en la que se puede confiar porque no olvida sus compromisos.

2.-Cuando tengas dudas acerca de algo, pregunta.
Uno de los mayores malgastadores de tiempo es la falta de comunicación adecuada. Si hay algo sobre lo que tienes dudas en el proyecto en el que trabajas, pregúntalo y soluciona tu duda. No trates de intuir que es lo que tienes que hacer, realiza una simple pregunta y sal de dudas. Preguntar una duda es más sencillo que tener que repetir una tarea porque no se ha hecho correctamente. No temas parecer tonto si preguntas mucho. Las personas más efectivas son las que formulan preguntas hasta que no les queda ninguna duda al respecto.

3.-No hagas las cosas con prisas.
Las prisas suelen ser malas consejeras. Suelen cometerse múltiples errores cuando se actúa bajo la tensión de las prisas. Si percibes que no vas a ser capaz de hacerlo todo, haz primero lo más importante. No te centres en acabarlo todo a toda costa, porque cometerás el error de terminar con un trabajo de mala calidad. Es preferible terminar tres cosas bien que cinco mal.

4.-Organiza tu zona de trabajo.
Una mesa y un espacio de trabajo organizado es un reflejo de una persona organizada y efectiva. Cuando todo está en orden la eficiencia hace su aparición. Ya no hay que perder tiempo buscando ese papel, aquella carpeta o aquellas fichas. Además, potencia nuestra energía al trabajar y nos hace más sencillo el mantenernos enfocados en la tarea que estamos realizando en ese momento. Aporta enfoque, y ayuda a que nuestra mente se mantenga totalmente volcada en la tarea que estamos realizando en ese momento.

5.-Planifica tus días.
Cuando alguien comienza un día sin una planificación previa, es muy posible que ese día acabe malgastado. Una buena planificación es como un plano que te hace avanzar en la dirección adecuada. Planificar es destinar una porción específica de nuestro tiempo para realizar determinadas tareas. Es determinar por anticipado que es lo que va a ocurrir.

6.-Asigna un tiempo específico para cada una de tus tareas.
Simplemente hacer una lista de tareas pendientes de hacer habla de nuestra intención de hacerlas. Pero asignar para cada una de esas tareas un momento específico de tiempo en el que las haremos, hace que las cosas comiencen a suceder. Establece para todas tus tareas importantes el momento en el que las realizarás y luego comprométete absolutamente a realizarlas cuando llegue el momento.

7.-Mantén tus archivos ordenados y al día.
Haz periódicamente una sesión de puesta al día de tus archivos. Elimina todo aquello que no vaya a serte útil, para de ese modo dejar espacio para la nueva documentación que tengas que archivar. No hay nada mas desagradable que intentar encontrar algo en un archivo, para chocar con innumerables documentos que ya no sirven para nada.

8.-Cuando asignes una tarea a alguien, acompáñala con una fecha límite para hacerla.
Nunca asignes a otros alguna tarea sin indicar claramente para cuando tiene que estar completada. Anota en tu planificador comprobar en la fecha prevista que se ha realizado, así como todas las revisiones intermedias que estimes oportuno que se hagan. Nunca solicites que una tarea se haga “lo antes posible”. Se específico.

9.-Huye del perfeccionismo.
Por supuesto que las tareas han de realizarse bien. Pero esto no implica que se dilaten eternamente en la búsqueda de la perfección. Existe un límite de tiempo asignado a una tarea, que si se traspasa, no compensa la mejora obtenida en relación al tiempo empleado. Busca la excelencia, no la perfección.

10.-Dedica un tiempo diario a tu “Hora de Poder”.
Ese espacio de tiempo, que no necesariamente ha de ser una hora, es el momento del día más importante para ti, ya que ha de ser un tiempo dedicado a enfocar toda tu atención en aquellos temas que marcan toda la diferencia. Es el momento para cuidar tu estado físico, para reflexionar acerca de tus metas y objetivos, para pensar acerca de algún reto que tengas en tu vida, para enfocarte en resolver creativamente algún proyecto, etc… ese espacio de tiempo dedicado a lo importante te reportará avances espectaculares en tu vida.

11.-Respeta el tiempo de los demás.
Cuando se desea que los demás respeten el tiempo de uno, se ha de comenzar respetando el tiempo de los demás. Antes de interrumpir a alguien , enviar un mensaje de correo electrónico, solicitar algún trabajo, etc… pregúntate si es realmente necesario.
Agrupa las cuestiones a preguntar a una persona para hacerlas todas juntas en una misma llamadas en lugar de en varias. Agrupa varios temas para ser tratados en el mismo mensaje. De este modo estarás optimizando tanto el uso de tu tiempo como el de los demás.

12.-Maneja los papeles una única vez.
Dedica momentos específicos de tu tiempo para manejar el papeleo, y cuando llegue ese momento intenta manejar cada pieza de papel una única vez. Resuelve el asunto, delégalo, elimínalo, archívalo, … o toma la acción que sea necesaria. Pero intenta dejar el tema resuelto. De este modo tu pila de papeles pendientes bajará considerablemente de tamaño. Aplica este mismo sistema a tus mensajes de correo electrónico.

13.-Crea una carpeta para temas a los que tengas que hacerles seguimiento.
Cuando alguna tarea tenga que hacerse más adelante, asígnale una fecha y colócala en una carpeta dedicada a temas a los que debas hacer un seguimiento. Revisa periódicamente esta carpeta para ir asignando tareas en tu planificador en el momento en el que corresponda hacerlo. De este modo te resultará sencillo mantener una perspectiva de todo lo que tienes pendiente de realizar.

14.-Elimina la postergación.
La postergación es dejar para más tarde cosas que debemos hacer ahora. Si tu problema es que te sientes abrumado por las grandes tareas, crea el hábito de dividirlas en trozos pequeños y asígnales un espacio de tiempo día a día hasta que las completes. Si postergas porque no te agradan las tareas, crea el hábito de hacerlas rápidamente, sin pararte a pensar demasiado en ellas. Recuerda siempre que postergar lo único que te aportará será una pérdida importante de tu tiempo y un alto índice de estrés ya que sabrás que esas tareas deberían estar ya realizadas. Además limitará tu credibilidad ante otras personas, que terminarán viéndote como una persona que no cumple sus compromisos.

15.-No acumules pilas y pilas de materiales para leer.
No permitas que las revistas y el material de lectura se acumule, y no almacenes inútilmente números atrasados. Selecciona exclusivamente aquellos artículos que te interesan. Mantén únicamente aquellas revistas que te interese conservar, y del resto guarda únicamente los artículos interesantes. Si son revistas que ni siquiera lees, cancela tus subscripciones .

16.-Planifica tiempo de calidad para la familia.
No utilices tu planificador únicamente para aspectos profesionales. Planifica también tu tiempo personal y las actividades familiares. La vida es mucho más rica cuando se aprovecha también plenamente el tiempo dedicado a la familia. Cuando se toma el tiempo necesario para planificar algo, estamos sembrando la semilla que terminará por hacerlo realidad. Utiliza la magia de la planificación para crear momentos mágicos en tu vida familiar. Disfruta haciendo este proceso de forma conjunta con tu esposa o esposo y tus hijos.

17.-Di “No” con mayor frecuencia.
Demasiadas personas comprometen su tiempo en actividades a las que deberían haber dicho no. Y lo hacen por no quedar mal o por no ofender a quien les hace la propuesta. No cometas este error. Si hay algo que estimas que no será positivo para ti y que no va a aportarte nada significativo en el avance hacia tus objetivos, declina la petición. Recuerda que siempre que dices si a algo, estás diciendo no a otra cosa que podrías hacer en su lugar. Valora siempre con la importancia que merece el compromiso de parte de tu tiempo.

18.-Anota lo más importantes de tus conversaciones telefónicas.
Ten siempre a mano tu planificador mientras conversas telefónicamente y ves anotando los datos importantes de tus conversaciones. No caigas en la tentación de anotar en papeles sueltos que luego terminan siempre por perderse. Ese hábito, te permitirá recordar siempre en detalle el contenido de cualquier conversación sin ningún tipo de esfuerzo por tu parte ya que todo estará perfectamente reflejado en el día que se produjo la conversación. Además, al final del año, tendrás realizado sin esfuerzo un registro de llamadas importantes.

19.-Recuerda la importancia del -Principio de Wilfredo Paretto-
El 80% de tus resultados en la vida viene determinados por el 20% de las actividades que realizas. Percibe cuales son esas actividades e intensifica tu desempeño sobre ellas. Enfoca siempre en esas tareas prioritarias y realízalas siempre en primer lugar. Si queda algo sin hacer, que sea lo más intrascendente.

20.-Pon tus objetivos siempre por escrito.
El tiempo es el bien del que está hecha la vida. No dejes que la vida pase al azar. Planifica detenidamente que objetivos quieres alcanzar. Como bien dijo Séneca: “A quien no sabe a que puerto encaminarse ningún viento le es propicio”. No cometas el error de navegar por la vida a la deriva. Define con la máxima claridad tus objetivos y orienta tus velas hacia ellos.
Toma el tiempo para determinar con claridad tus objetivos a corto, medio y largo plazo. El lugar al que llegues dentro de diez años va a estar determinado en gran medida por tu planificación de hoy y por las acciones que emprendas en consecuencia mañana, la próxima semana y los próximos meses.

21.-Asiste solo a las reuniones estrictamente necesarias.
Demasiadas personas malgastan una cantidad tremendamente importante de su tiempo en reuniones intrascendentes. Reuniones en las que se resuelven temas que podrían haber sido resueltos de manera más efectiva con una simple llamada telefónica, unos mensajes por e-mail o una charla informal a la hora del desayuno.
Cuando sea inevitable convocar una reunión, asegúrate de que existe un orden del día y un limite de tiempo para que sea efectiva.

22.-Aprende a delegar más.
Delegar efectivamente es uno de los factores que pueden hacerte ahorrar una mayor cantidad de tiempo. Siempre que te sea posible, delega todo lo que puedas. Si no tienes en quien delegar, busca activamente formas de ahorrar tiempo a través de la tecnología, recursos externos o subcontratando tareas. Ante cada tarea que se te presente, hazte la pregunta de oro: ¿Cuál es la forma más efectiva de realizar esta tarea? En muchas ocasiones te darás cuenta de que la manera más efectiva de hacerla es delegándola. ¡Hazlo! Y disfruta del tiempo extra obtenido para conseguir más resultados.

23.-Suscríbete a servicios que te faciliten información ya resumida.
Hoy en día existen muchas empresas que se dedican a suministrar información ya preparada para su rápida asimilación. Bien sean resúmenes de libros, informes comerciales resumidos o conferencias en audio que te explican a fondo un tema mientras conduces. Utiliza estos potentes ahorradores de tiempo. Además son actividades perfectas para realizar durante los tiempos de espera, antes de una reunión, al llegar a una cita antes de hora, etc…

24.-Maneja un único planificador.
Utiliza el mismo planificador en tu vida personal y en la profesional. Tu vida es solo una. No hagas malabarismos tratando de casar tus prioridades en varios planificadores. Lleva siempre tu planificador contigo en el trabajo, en tus viajes personales, o en cualquier actividad que estés realizando. Allí ha de estar todo lo importante junto en un mismo lugar.

25.-Destruye el estrés en tu vida.
Toma conciencia de que no se puede hacer todo y ser todo para todo el mundo. Desata tu máximo potencial en cada instante, busca ser efectivo y eficiente, pero no te castigues con límites inhumanos. Recuerda siempre que no es lo que nos sucede, sino como reaccionamos ante lo que nos sucede lo que de verdad marca la diferencia. Toma conciencia de que tienes el poder de tomar la situación más estresante que puedas imaginar y convertirla en placentera si así lo decides. Haz de tu salud una prioridad. Sin ella, no hay productividad ninguna.

© 2012 José María Vicedo – http://www.clubsuperacion.com

El mito de la multitarea y la productividad: los trabajos, mejor de uno en uno

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Multitarea, enemiga de la productividad

Uno de esos mitos en el mundo de la productividad es la multitarea y su idoneidad para incrementar el potencial laboral. Hacer varias cosas a la vez no sólo genera distracciones, sino que obliga a alargar el tiempo para concluirlas. Pese a que ha habido numerosos defensores de esta forma de trabajar, está comprobado científicamente que es contraproducente.

En los últimos años han sido muchos los avances en la tecnología para que ésta soportara más de una tarea a la vez, con la supuesta mejora que acarreaba en la productividad. Era la jugada perfecta: ponerlo más fácil para mantener dos y tres trabajos al mismo tiempo. Esa evolución se ha querido trasladar al mundo laboral, algo que se antoja harto arriesgado, pues existen muchos estudios científicos que confirman su inutilidad.

 

Uno de los más importantes fue el que se llevó a cabo en la Universidad de Stanford entre estudiantes del centro. Las conclusiones eran claras: los que tenían un perfil multitarea elevada encontraban muchas más dificultades para diferenciar entre lo importante y lo secundario, retenían menos datos y, además, eran también más lentos al cambiar de una tarea a otra.

No nos engañemos, conseguir un perfil multitarea efectivo sería ideal: más trabajos en menos tiempo y, por tanto, mayor productividad y mayor competitividad. La realidad es bien distinta y muy tozuda. Para completar tareas correctamente, es necesario focalizar la atención en una, incluso, dividiéndola en varias partes. No soy, por tanto, defensor de esta organización del trabajo, aunque haya ocasiones en las que sea inevitable por circunstancias concretas.

Hay mayores beneficios si, como decíamos, se concentra la atención en una sola tarea para acabarla cuanto antes. En la era de la infoxicación e internet, es realmente complicado por lo que sería ideal utilizar técnicas como la de Pomodoro, de la que hablamos hace unos días, o, directamente, programas que esconden todas las distracciones posibles en el ordenador (correo electrónico, redes sociales…) y manteniendo activa sólo la ventana que se está utilizando en cada momento.

Todo para lograr una mayor concentración y productividad, lejos de una multitarea que tiene más de mito que de realidad.

Cómo aplicar la técnica 6/6 para realizar reuniones eficaces

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Cuando los individuos se mueven dentro de grandes grupos, se diluyen sus opiniones y se pierde una gran parte del sentimiento de responsabilidad sobre la decisión común. De esta manera, el pensamiento de cada uno queda sometido al peso ilusorio de la mayoría, produciendo grandes problemas en las organizaciones que necesitan tomar decisiones en equipo.
Para luchar contra los efectos del grupo pensante en las negociaciones y a otros fenómenos descritos por la psicología social, existen técnicas como la llamada “6/6” de Donald Philips, especialmente útil para realizar consultas a grupos grandes. Por ejemplo, para que en una empresa de 20 miembros, sus miembros puedan proponer soluciones ante un problema concreto de forma eficiente.
¿Qué es la técnica 6/6?
La dinámica “6/6” resulta muy sencilla de explicar sobre el papel, ya que se basa en dividir los grandes grupos en subgrupos compuestos por 6 personas para que se produzcan debates independientes durante 6 minutos, para posteriormente obtener una conclusión general.
Con esta característica básica, se disminuye el peso del “grupo pensante” y se aumenta la presencia de las ideas minoritarias que podrían haber quedado sepultadas por una consulta “masiva”. Además, se trata de un método rápido y que requiere poca preparación, a diferencia de otras técnicas como la de los seis sombreros del Dr. Bono (que por otro lado introduce el pensamiento “forzado” en el debate).
Por ello, hablamos de un sistema muy utilizado aunque no siempre de la forma más adecuada, ya que para que el método de Philips sea funcional, debe seguirse una estructura ordenada y dinámica. Nuestro objetivo será eliminar la inhibición, fomentar la naturalidad, aumentar la participación, utilizar la síntesis y no eternizar las tomas de decisiones.
Preparación
Aunque el método propone grupos de 6 personas, es habitual que se realice una división sobre el número total para crear varios grupos del mismo tamaño. Esto no supone ningún problema siempre y cuando pongamos el límite máximo entre las 6/8 personas y el mínimo entre 4/5, aunque como resulta lógico, se desconoce el número exacto que puede afectar al pensamiento individual, quedando como la idea básica de que deben ser grupos pequeños.
Como nos vamos a basar en una estructura, es bueno llegar a la reunión con las ideas claras sobre el tamaño y el número de los grupos a formar , así como si será necesario que uno de los grupos tenga un miembro más para que todos puedan participar. Evitemos contar y dividir sobre la marcha. Evitemos divagar y perder mucho tiempo con este paso.
Ahora ¿cómo van a estar formados estos grupos? Algunos optan por el azar, pero creo que lo mejor es realizar grupos interdepartamentales. Es decir, que en un grupo de 6, haya personas de diferentes departamentos con el fin de mejorar la cohesión, evitar que se cierren a planteamientos preestablecidos y obtener respuestas integrales.
De esta manera, podemos acudir con los grupos hechos o realizarlo por sorteo, pero separando a los candidatos por departamento (cada departamento representado por el color de papeleta y el individuo por su nombre, por ejemplo). Realmente esto queda en las manos del director, como la preparación de la sala, siendo más importante aún el acudir con las ideas claras sobre lo que se va a consultar a los grupos.
Realización
Con todos reunidos, se explica el motivo de la reunión y el punto sobre el que se va a debatir de forma clara y sintética. Se realiza la división en grupos, proporcionando un espacio para cada uno (mesa, grupo de sillas o lo que sea factible) y se explica que cada uno debe nombrar a un moderador y a un secretario.
El moderador será el encargado de controlar los turnos de palabra, mientras el secretario toma notas sintetizando las ideas compartidas por los miembros. Si aplicamos el método 6/6 de Philips, a cada miembro le correspondería un minuto para expresarse, por lo que puede ser buena idea dejar unos minutos previos para que todos piensen sus planteamientos.
El director controlará el tiempo total y avisará según se acabe el tiempo, para que tras la exposición de cada miembro se pueda realizar una breve discusión entre las posturas.
El tiempo total puede prolongarse según el tema a tratar y el número de personas por grupo, quedando a manos del director el poder ir estirando los plazos según observe que se está realizando la actividad. Una vez terminado, el secretario de cada grupo expresa los puntos o propuestas que se han obtenido, siendo anotadas en un global para centrar el debate en ellas, o para que simplemente queden registradas para que la empresa pueda estudiar si se encuentran soluciones aplicables.

El empleado 2.0, el modelo que triunfará en las empresas

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Brujuleando  por mi evernote me he encontrado esta noticia de hace unos meses y con la cual me siento muy identificado pues como os he comentado en el blog sobre el chat para sustituir al correo, aquí vemos un claro ejemplo de hacia donde vamos.

EFE Lunes, 12 de marzo de 2012, 14:14h.

El empleado 2.0 se perfila como el modelo que triunfará en las empresas, porque, aunque su nivel de presencia es muy dispar ahora, este tipo de trabajador activo con las redes sociales en la oficina se implantará en pocos años, con la entrada masiva de “nativos digitales” al mundo profesional.

Expertos en Recursos Humanos consultados han declarado que, en general, todavía están poco consolidadas y estructuradas las experiencias en las empresas para incentivar la figura del empleado 2.0, entendido éste como un trabajador que utiliza asiduamente las tecnologías y las redes sociales para aumentar su rendimiento en el trabajo.

Algunas empresas están siendo especialmente activas en la puesta en marcha de proyectos innovadores para impulsar este perfil de empleado, como es el caso deIndra, Telefónica, Acciona o BBVA.

No obstante, existen otras muchas que siguen ‘ancladas en sistemas obsoletos y poco productivos’ desde el punto de la incorporación en las empresas de las herramientas tecnológicas.

Así lo ha advertido Elena Méndez Díaz-Villabella, profesora del IE y directora de enEvolución, una red de expertos en Recursos Humanos que promueve precisamente un ambiente de colaboración 2.0 entre sus profesionales.

En su opinión, se aprecia una ‘gran brecha’ entre las empresas reacias a subirse al tren de las tecnologías, frente a las que lo están haciendo ‘a velocidad de crucero’.

Ha añadido que el tema económico ‘no puede ser excusa’ para quedarse atrás, dado que las herramientas para la interconectividad son perfectamente accesibles. Se trata de blogs, foros, wikis, entornos para compartir documentos, vídeos, redes sociales, etc.

Aunque estas tecnologías aumentan el protagonismo, la participación y la creatividad de los empleados, la contrapartida es que pueden dispersarlos y distraerlos, e incluso incitar conflictos.

Pese a los ‘pros’ y los ‘contras’ de las tecnologías en la oficina, el relevo generacional, con la incorporación masiva de nativos digitales en el mundo profesional, terminará consolidando en pocos años la figura del empleado 2.0 en las empresas.

Así lo ha manifestado, también, Esperanza Suárez, doctora en Sociología e investigadora Asociada de IRCO-IESE, además de consultora en Recursos Humanos, quien se ha referido a las experiencias actuales de empleado 2.0 como acciones más bien dispersas por parte de algunos trabajadores, y no tanto organizadas por los departamentos de Recursos Humanos.

En su opinión, las nuevas generaciones impondrán una nueva mentalidad dentro de las empresas más democrática en la forma de comunicarse, que animará a la implantación de estructuras de mando menos piramidales y más cooperativas, y en donde primará el conocimiento y no tanto la categoría profesional.

Una de las empresas comprometidas en España con el impulso del empleado 2.0 es Indra, a través de su plataforma ‘Compartiendo Conocimiento’ para intercambiar habilidades y experiencias entre los empleados.

Según ha explicado  la directora de Procesos de Recursos Humanos de Indra, Begoña Celis, esta plataforma permite publicar información y recursos, comentar y compartir datos, participar en debates, proponer preguntas, etc.

Además, ofrece un gran repositorio de recursos para formarse en aquellas habilidades o conocimientos que más le interesan a cada empleado; asimismo, Indra está utilizando las redes sociales para reclutar personal y potenciar su marca.

Por su parte, Telefónica cuenta con la red Yammer, que incluye a unos 16.000 empleados de esta empresa, ubicados en distintas partes del mundo, que están generando comunidades para compartir experiencias, conocimiento y buenas prácticas.

Según el responsable de Recursos Humanos de Canales de Telefónica España, José Francisco Rodríguez, esta plataforma se ha consolidado como ‘un canal de microblogging interno muy aceptado entre los empleados’, para compartir conocimientos.

Una de las acciones emprendidas en el marco de esta iniciativa se produjo en 2010, cuando los colaboradores del canal ‘on line’ España crearon un canal para apoyar la coordinación de todos los equipos involucrados en el cambio de marca que se produjo cuando todos los servicios de Telefónica pasaron a ser marca Movistar.

¿Cómo será la empresa del futuro?

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En 2020, el impacto de las nuevas tecnologías en los centros de trabajo obligará a las empresas a afrontar una nueva era hacia la descentralización, según ha presentado Ricoh en un estudiodesarrollado por The Economist Intelligence Unit, que señala que el 63% de los líderes empresariales predice un cambio hacia un modelo de negocio más descentralizado en el que los empleados a nivel individual tendrán un papel cada vez más importante en la toma de decisiones.

Lograr una colaboración estrecha con los clientes es esencial, ya que en 2020, los líderes empresariales creen que los clientes serán la principal fuente de ideas para nuevos productos o servicios. Además, un 86% de los líderes empresariales considera que los clientes se convertirán en un elemento integral de la toma de decisiones y que los equipos de proyectos incluirán normalmente a personas de fuera de la organización como clientes y socios empresariales.

 

El éxito de la descentralización en 2020 se basará en una red de procesos integrados para gestionar la información y garantizar que sea accesible por parte de trabajadores, estén donde estén, y así puedan tomar las decisiones oportunas. En el futuro también será preciso analizar la forma en que los expertos de fuera de la organización podrán aportar y recuperar información para actuar en nombre de la compañía.

El 86% de los líderes empresariales está de acuerdo en que los clientes se acabarán convirtiendo en una parte integral de la toma de decisiones internas y que los equipos de proyecto incluirán normalmente a personas ajenas a la organización, tales como clientes y socios comerciales.

También será preciso crear, almacenar y recuperar información de forma segura. La gestión central es esencial para proteger los datos críticos de las empresas, uno de los activos más valiosos de las organizaciones. Sin embargo, esto va a cambiar, ya que, en la actualidad, el 43% de todos los procesos de documentos críticos empresariales en las organizaciones europeas se basa en datos de copias impresas, y sólo el 22% de las organizaciones cuenta en la actuali dad con un flujo de trabajo totalmente automatizado.

Para llevar a cabo la descentralización, será esencial que las organizaciones realicen esfuerzos para adaptarse al mundo digital, especialmente si se tiene en cuenta que los empleados, muchos de los cuales trabajarán de forma virtual o fuera de sus instalaciones, deberán poder acceder a cualquier información crítica.

Tendremos que esperar bastante tiempo para ver si los cambios que pronostica el informe realmente se cumplen y en qué grado, pero desde luego, promete ser interesante.

La flexibilidad es un valor al alza, pero hay que saber gestionarla

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Desde la llegada de la crisis económica y el adelgazamiento de la plantilla en muchas empresas, no son pocos los trabajadores que han ido acaparando tareas adicionales a las que venían desempeñando en un principio para dar cobertura a la carga de trabajo adicional.

En muchos de los casos, las nuevas tareas asumidas guardan una estrecha relación con las que ya se realizaban, por lo que no ha supuesto la necesidad de adquirir nuevos conocimientos o habilidades, suponiendo solo mayor volumen de trabajo, que no es poco. En definitiva, una de las cualidades que se han apreciado con la propia crisis económica es la flexibilidad de los trabajadores.
Esta flexibilización, que no tiene por qué ir en contra de la especialización, nos obliga a acaparar un mayor volumen de trabajo con el mismo nivel de exigencia (o incluso superior), al mismo precio. Lo peor de todo no la propia situación en sí, sino que esta situación no se presume coyuntural, siendo necesario cambiar nuestra actitud para volvernos más proactivos y aumentar nuestra eficiencia a consecuencia de la situación económica.
Con esta situación sobre la mesa, es muy importante que los gestores de personas, directores y jefes de equipo sepan equilibrar la carga de trabajo para no generar tensiones entre los miembros del equipo, transmitiendo el mensaje de que es necesario aumentar la flexibilidad para que no se confunda con una encarnizada lucha por la supervivencia en la organización, repartiendo el volumen adicional con criterio y de forma equitativa.

Dale una inyección de energía a tu equipo

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Si entendemos “energía” como el impulso que no ayuda a desarrollar una labor con máximo rendimiento, una buena coordinación y adaptación a los problemas nos daremos cuenta de que equivale a hablar a la suma de las motivaciones individuales de un grupo de trabajo pero también a un extra que surge de la propia unión de todos.
Si contamos con un alto nivel de participación en las tareas, una responsabilidad delimitada y unos objetivos claros y reconocidos por todos, habremos iniciado un camino que deberemos continuar mediante algunos puntos importantes para mantener y potenciar la energía del equipo. Podemos resumirlos en tres aunque seguramente existen otros muchos adicionales.
Conocimiento y cohesión

Los equipos de trabajo, según la labor a desarrollar, suelen funcionar de forma más eficiente cuando no existen diferencias motivacionales radicales entre sus miembros. Por ello es importante que los individuos se conozcan y que sean igualmente estudiados por las personas encargadas de realizar dichos grupos.
El conocimiento mutuo dentro de un equipo bien formado nos ayudará a comprender los diferentes enfoques que se den en el día a día y evitará que se pierda energía en discutir labores de fondo que poco pueden tener que ver con el trabajo a realizar. Un grupo cohesionado viene acompañado por su propia energía.
Presente y futuro
Todos los miembros del grupo deberían conocer el objetivo que se persigue con la labor anticipando los problemas a los que previsiblemente se enfrentarán y poniendo en común las metas individuales en pro del beneficio común. Este paso puede complementarse con un análisis DAFO que también será útil respecto al punto de conocimiento y cohesión anteriormente descrito.
Este primer paso, por tanto, no solo consistirá en descubrir cuál es la meta sino cómo planeamos llegar a ella y cómo, individualmente, podemos influir en el resultado final de forma eficaz y facilitar la labor de los demás miembros. Es bueno establecer entre todos unos parámetros que nos puedan servir como datos de control.
Expectativas y reconocimiento
¿Qué se espera de cada miembro del grupo? ¿qué se espera del conjunto? Para dirigir adecuadamente las energías individuales tenemos que proporcionar información sobre cómo se va a medir el trabajo, lo que se espera de cada uno y aclarar las personas que tendrán autoridad y sus funciones.
El conocimiento de los roles dentro de un equipo ayudará a que las fuerzas se dirijan eficazmente pero hay que apoyarlo con una buena selección de líderes que no provoquen problemas internos ni riñas por la autoridad conferida. Cada objetivo puede tener su propio responsable pero no es bueno que existan demasiados dentro de una misma línea de trabajo.
Entre las expectativas tenemos que introducir el material o procesos de apoyo que acompañarán el trabajo de todos. De esta manera se le podrá dar un buen uso y aprovechar las herramientas que pone la empresa a disposición de sus trabajadores.
Por último, todo esto no sería suficiente si no lo acompañáramos por un buen sistema de salarios, incentivos y motivaciones adicionales basadas tanto en el premio económico como en la simple atribución de méritos y reconocimiento de las capacidades de cada uno.
Para poder realizarlo de manera adecuada hay que plantear unos procesos de control justos y lo más objetivos posibles para que cada individuo sepa cuál es su progresión y entiendan lo que deben mejorar antes de que finalice la tarea y se establezcan objetivos individuales.