25 claves para multiplicar tu productividad.

En este artículo he pretendido incluir algunas sugerencias rápidas para optimizar el uso de tu tiempo. Se trata de 25 claves sencillas, que aplicadas consistentemente, te aportarán grandes resultados en el incremento de tu productividad. Comencemos…

1.-Escribe las cosas.
Como afirma el famoso dicho “Es mejor un lápiz corto que una memoria larga”. Tomar notas es el mejor remedio para no olvidar nada. Acostúmbrate a reflejar sobre el papel cualquier tema importante de tu jornada diaria. Informaciones de interés, pensamientos, ideas, aprendizajes,… De este modo conseguirás sacarle todo el jugo a la vida, además de ser una persona en la que se puede confiar porque no olvida sus compromisos.

2.-Cuando tengas dudas acerca de algo, pregunta.
Uno de los mayores malgastadores de tiempo es la falta de comunicación adecuada. Si hay algo sobre lo que tienes dudas en el proyecto en el que trabajas, pregúntalo y soluciona tu duda. No trates de intuir que es lo que tienes que hacer, realiza una simple pregunta y sal de dudas. Preguntar una duda es más sencillo que tener que repetir una tarea porque no se ha hecho correctamente. No temas parecer tonto si preguntas mucho. Las personas más efectivas son las que formulan preguntas hasta que no les queda ninguna duda al respecto.

3.-No hagas las cosas con prisas.
Las prisas suelen ser malas consejeras. Suelen cometerse múltiples errores cuando se actúa bajo la tensión de las prisas. Si percibes que no vas a ser capaz de hacerlo todo, haz primero lo más importante. No te centres en acabarlo todo a toda costa, porque cometerás el error de terminar con un trabajo de mala calidad. Es preferible terminar tres cosas bien que cinco mal.

4.-Organiza tu zona de trabajo.
Una mesa y un espacio de trabajo organizado es un reflejo de una persona organizada y efectiva. Cuando todo está en orden la eficiencia hace su aparición. Ya no hay que perder tiempo buscando ese papel, aquella carpeta o aquellas fichas. Además, potencia nuestra energía al trabajar y nos hace más sencillo el mantenernos enfocados en la tarea que estamos realizando en ese momento. Aporta enfoque, y ayuda a que nuestra mente se mantenga totalmente volcada en la tarea que estamos realizando en ese momento.

5.-Planifica tus días.
Cuando alguien comienza un día sin una planificación previa, es muy posible que ese día acabe malgastado. Una buena planificación es como un plano que te hace avanzar en la dirección adecuada. Planificar es destinar una porción específica de nuestro tiempo para realizar determinadas tareas. Es determinar por anticipado que es lo que va a ocurrir.

6.-Asigna un tiempo específico para cada una de tus tareas.
Simplemente hacer una lista de tareas pendientes de hacer habla de nuestra intención de hacerlas. Pero asignar para cada una de esas tareas un momento específico de tiempo en el que las haremos, hace que las cosas comiencen a suceder. Establece para todas tus tareas importantes el momento en el que las realizarás y luego comprométete absolutamente a realizarlas cuando llegue el momento.

7.-Mantén tus archivos ordenados y al día.
Haz periódicamente una sesión de puesta al día de tus archivos. Elimina todo aquello que no vaya a serte útil, para de ese modo dejar espacio para la nueva documentación que tengas que archivar. No hay nada mas desagradable que intentar encontrar algo en un archivo, para chocar con innumerables documentos que ya no sirven para nada.

8.-Cuando asignes una tarea a alguien, acompáñala con una fecha límite para hacerla.
Nunca asignes a otros alguna tarea sin indicar claramente para cuando tiene que estar completada. Anota en tu planificador comprobar en la fecha prevista que se ha realizado, así como todas las revisiones intermedias que estimes oportuno que se hagan. Nunca solicites que una tarea se haga “lo antes posible”. Se específico.

9.-Huye del perfeccionismo.
Por supuesto que las tareas han de realizarse bien. Pero esto no implica que se dilaten eternamente en la búsqueda de la perfección. Existe un límite de tiempo asignado a una tarea, que si se traspasa, no compensa la mejora obtenida en relación al tiempo empleado. Busca la excelencia, no la perfección.

10.-Dedica un tiempo diario a tu “Hora de Poder”.
Ese espacio de tiempo, que no necesariamente ha de ser una hora, es el momento del día más importante para ti, ya que ha de ser un tiempo dedicado a enfocar toda tu atención en aquellos temas que marcan toda la diferencia. Es el momento para cuidar tu estado físico, para reflexionar acerca de tus metas y objetivos, para pensar acerca de algún reto que tengas en tu vida, para enfocarte en resolver creativamente algún proyecto, etc… ese espacio de tiempo dedicado a lo importante te reportará avances espectaculares en tu vida.

11.-Respeta el tiempo de los demás.
Cuando se desea que los demás respeten el tiempo de uno, se ha de comenzar respetando el tiempo de los demás. Antes de interrumpir a alguien , enviar un mensaje de correo electrónico, solicitar algún trabajo, etc… pregúntate si es realmente necesario.
Agrupa las cuestiones a preguntar a una persona para hacerlas todas juntas en una misma llamadas en lugar de en varias. Agrupa varios temas para ser tratados en el mismo mensaje. De este modo estarás optimizando tanto el uso de tu tiempo como el de los demás.

12.-Maneja los papeles una única vez.
Dedica momentos específicos de tu tiempo para manejar el papeleo, y cuando llegue ese momento intenta manejar cada pieza de papel una única vez. Resuelve el asunto, delégalo, elimínalo, archívalo, … o toma la acción que sea necesaria. Pero intenta dejar el tema resuelto. De este modo tu pila de papeles pendientes bajará considerablemente de tamaño. Aplica este mismo sistema a tus mensajes de correo electrónico.

13.-Crea una carpeta para temas a los que tengas que hacerles seguimiento.
Cuando alguna tarea tenga que hacerse más adelante, asígnale una fecha y colócala en una carpeta dedicada a temas a los que debas hacer un seguimiento. Revisa periódicamente esta carpeta para ir asignando tareas en tu planificador en el momento en el que corresponda hacerlo. De este modo te resultará sencillo mantener una perspectiva de todo lo que tienes pendiente de realizar.

14.-Elimina la postergación.
La postergación es dejar para más tarde cosas que debemos hacer ahora. Si tu problema es que te sientes abrumado por las grandes tareas, crea el hábito de dividirlas en trozos pequeños y asígnales un espacio de tiempo día a día hasta que las completes. Si postergas porque no te agradan las tareas, crea el hábito de hacerlas rápidamente, sin pararte a pensar demasiado en ellas. Recuerda siempre que postergar lo único que te aportará será una pérdida importante de tu tiempo y un alto índice de estrés ya que sabrás que esas tareas deberían estar ya realizadas. Además limitará tu credibilidad ante otras personas, que terminarán viéndote como una persona que no cumple sus compromisos.

15.-No acumules pilas y pilas de materiales para leer.
No permitas que las revistas y el material de lectura se acumule, y no almacenes inútilmente números atrasados. Selecciona exclusivamente aquellos artículos que te interesan. Mantén únicamente aquellas revistas que te interese conservar, y del resto guarda únicamente los artículos interesantes. Si son revistas que ni siquiera lees, cancela tus subscripciones .

16.-Planifica tiempo de calidad para la familia.
No utilices tu planificador únicamente para aspectos profesionales. Planifica también tu tiempo personal y las actividades familiares. La vida es mucho más rica cuando se aprovecha también plenamente el tiempo dedicado a la familia. Cuando se toma el tiempo necesario para planificar algo, estamos sembrando la semilla que terminará por hacerlo realidad. Utiliza la magia de la planificación para crear momentos mágicos en tu vida familiar. Disfruta haciendo este proceso de forma conjunta con tu esposa o esposo y tus hijos.

17.-Di “No” con mayor frecuencia.
Demasiadas personas comprometen su tiempo en actividades a las que deberían haber dicho no. Y lo hacen por no quedar mal o por no ofender a quien les hace la propuesta. No cometas este error. Si hay algo que estimas que no será positivo para ti y que no va a aportarte nada significativo en el avance hacia tus objetivos, declina la petición. Recuerda que siempre que dices si a algo, estás diciendo no a otra cosa que podrías hacer en su lugar. Valora siempre con la importancia que merece el compromiso de parte de tu tiempo.

18.-Anota lo más importantes de tus conversaciones telefónicas.
Ten siempre a mano tu planificador mientras conversas telefónicamente y ves anotando los datos importantes de tus conversaciones. No caigas en la tentación de anotar en papeles sueltos que luego terminan siempre por perderse. Ese hábito, te permitirá recordar siempre en detalle el contenido de cualquier conversación sin ningún tipo de esfuerzo por tu parte ya que todo estará perfectamente reflejado en el día que se produjo la conversación. Además, al final del año, tendrás realizado sin esfuerzo un registro de llamadas importantes.

19.-Recuerda la importancia del -Principio de Wilfredo Paretto-
El 80% de tus resultados en la vida viene determinados por el 20% de las actividades que realizas. Percibe cuales son esas actividades e intensifica tu desempeño sobre ellas. Enfoca siempre en esas tareas prioritarias y realízalas siempre en primer lugar. Si queda algo sin hacer, que sea lo más intrascendente.

20.-Pon tus objetivos siempre por escrito.
El tiempo es el bien del que está hecha la vida. No dejes que la vida pase al azar. Planifica detenidamente que objetivos quieres alcanzar. Como bien dijo Séneca: “A quien no sabe a que puerto encaminarse ningún viento le es propicio”. No cometas el error de navegar por la vida a la deriva. Define con la máxima claridad tus objetivos y orienta tus velas hacia ellos.
Toma el tiempo para determinar con claridad tus objetivos a corto, medio y largo plazo. El lugar al que llegues dentro de diez años va a estar determinado en gran medida por tu planificación de hoy y por las acciones que emprendas en consecuencia mañana, la próxima semana y los próximos meses.

21.-Asiste solo a las reuniones estrictamente necesarias.
Demasiadas personas malgastan una cantidad tremendamente importante de su tiempo en reuniones intrascendentes. Reuniones en las que se resuelven temas que podrían haber sido resueltos de manera más efectiva con una simple llamada telefónica, unos mensajes por e-mail o una charla informal a la hora del desayuno.
Cuando sea inevitable convocar una reunión, asegúrate de que existe un orden del día y un limite de tiempo para que sea efectiva.

22.-Aprende a delegar más.
Delegar efectivamente es uno de los factores que pueden hacerte ahorrar una mayor cantidad de tiempo. Siempre que te sea posible, delega todo lo que puedas. Si no tienes en quien delegar, busca activamente formas de ahorrar tiempo a través de la tecnología, recursos externos o subcontratando tareas. Ante cada tarea que se te presente, hazte la pregunta de oro: ¿Cuál es la forma más efectiva de realizar esta tarea? En muchas ocasiones te darás cuenta de que la manera más efectiva de hacerla es delegándola. ¡Hazlo! Y disfruta del tiempo extra obtenido para conseguir más resultados.

23.-Suscríbete a servicios que te faciliten información ya resumida.
Hoy en día existen muchas empresas que se dedican a suministrar información ya preparada para su rápida asimilación. Bien sean resúmenes de libros, informes comerciales resumidos o conferencias en audio que te explican a fondo un tema mientras conduces. Utiliza estos potentes ahorradores de tiempo. Además son actividades perfectas para realizar durante los tiempos de espera, antes de una reunión, al llegar a una cita antes de hora, etc…

24.-Maneja un único planificador.
Utiliza el mismo planificador en tu vida personal y en la profesional. Tu vida es solo una. No hagas malabarismos tratando de casar tus prioridades en varios planificadores. Lleva siempre tu planificador contigo en el trabajo, en tus viajes personales, o en cualquier actividad que estés realizando. Allí ha de estar todo lo importante junto en un mismo lugar.

25.-Destruye el estrés en tu vida.
Toma conciencia de que no se puede hacer todo y ser todo para todo el mundo. Desata tu máximo potencial en cada instante, busca ser efectivo y eficiente, pero no te castigues con límites inhumanos. Recuerda siempre que no es lo que nos sucede, sino como reaccionamos ante lo que nos sucede lo que de verdad marca la diferencia. Toma conciencia de que tienes el poder de tomar la situación más estresante que puedas imaginar y convertirla en placentera si así lo decides. Haz de tu salud una prioridad. Sin ella, no hay productividad ninguna.

© 2012 José María Vicedo – http://www.clubsuperacion.com

Mejor no usar la presentación como guión

Mejor no usar la presentación como guión
Con lo que muchas empresas se juegan con las presentaciones parece mentira que se acabe utilizando una plantilla preconfigurada para todas las presentaciones de la empresa. Ya sean internas o externas, a veces al imagen corporativa limita la creatividad del ponente. Si a esto le unimos que nos acomodamos creando listas que nos sirvan de apoyo para la ponencia. Pero es mejor no usar la presentación como guión.

Cierto que una presentación que vaya mostrando un pequeño texto con los puntos que vamos a tratar a modo de guión es muy interesante para nosotros. Pero igual lo podemos tener con las tarjetas tradicionales, o si nos buscamos un soporte digital nuestro teléfono móvil nos puede servir de chuleta.

Y utilizamos las diapositivas para crear un refuerzo visual de nuestro mensaje. Podemos utilizar una plantilla para reforzar la imagen corporativa de nuestra empresa. Pero esto no puede ser una limitación para la creatividad a la hora de realizar la presentación. Se trata de trabajar la misma en función del auditorio al que va destinada. Por eso si queremos que sea lo más efectiva posible, cada una debe ser personalizada.

Personalmente me gustan las presentaciones donde cada imagen es una idea a desarrollar en la exposición. Es simple, es directo, y no distrae la atención del público anticipando algunas cuestiones. Y el resultado merece la pena, sorprende y se sale de la norma. Y desde luego no dejará indiferente a la audiencia que ha asistido a la ponencia.

No perdamos el foco, lo importante es el producto no la presentación

No perdamos el foco, lo importante es el producto no la presentación
Muchas veces hemos oído hablar de la cultura de PowerPoint y de la forma de presentar a la que nos acostumbra este popular programa informático. Pero el problema no es la herramienta que utilizamos sino cómo lo hacemos. He visto presentaciones magníficas creadas con PowerPoint y otras desastrosas. Por eso conviene no perder el foco, lo importante es el producto no la presentación.

De nada nos servirá tener a nuestra disposición de la misma herramienta con la que Steve Jobs creaba sus presentaciones si luego resulta que no sabemos utilizarla. Cometemos errores básicos que tienen que ver con el mal uso de las herramientas que tenemos a nuestra disposición para realizar las presentaciones.

 

Tres errores comunes con las herramientas en las presentaciones

Entre los principales errores que podemos cometer con las herramientas de presentación están los siguientes:

 

  • Errores de lenguaje: Son aquellos que tienen que ver con el lenguaje que nos permite la herramienta. La presentación es visual, por lo que debemos cuidar este aspecto. No abusar del texto ni de las viñetas. En todo caso si lo ponemos en tamaño grande y que sea bien legible. Aquí también podríamos hablar de las fuentes a utilizar en las presentaciones.
  • Errores de calidad: No hay nada peor que tener imágenes de mala calidad, pero también utilizar las imágenes predeterminadas de la herramienta de turno. Lo mismo podríamos decir del caso de los gráficos, muchas veces pensados para verse en pantallas de ordenador y que resultan difíciles de seguir en una diapositiva, sobre todo si son complejos.
  • Mírame se utilizar PowerPoint y para demostrarlo voy a usar todos sus recursos. Cada diapositiva una transición distinta, un efecto distinto, algo que sorprenda. De esta forma tenemos a la audiencia más pendiente de por donde va a aparecer la próxima diapositiva que de lo que estamos presentando. No es un error exclusivo de PowerPoint, ocurre con otras herramientas como Prezzi, Keynote, etc…

 

Sencillez y foco en el producto

Aprovecha tu tiempo
Lo más importante para mi es tener claro que queremos mostrar y el tempo en el que queremos hacerlo:

 

  • Mejor abreviar que soltarlo todo deprisa y corriendo. De nada sirve haber creado una presentación con 500 diapositivas si sólo tenemos 5 minutos. Mejor condensar el mensaje al tiempo que tenemos, por eso no suele ser buena idea reutilizar las presentaciones.
  • Una idea, una diapositiva y aquí si queremos podemos aplicar sobre la misma distintos elementos que vayan apareciendo de modo secuencial. De esta forma vamos desarrollando la idea.
  • Siempre pensando en el producto que presentamos que es lo que tratamos de vender, de enseñar o compartir. La persona que salga de la presentación tiene que quedarle fijado en la memoria que ha estado viendo. Por eso ideas sencillas y enfocadas hacia el propio producto.

Realizar una buena presentación no es un trabajo fácil. Requiere mucha práctica yno depende tanto de la herramienta que utilizamos como del orador. Si tenemos cualquier duda, lo mejor es buscar siempre la máxima sencillez resaltando siempre las ideas básicas

El mito de la multitarea y la productividad: los trabajos, mejor de uno en uno

Multitarea, enemiga de la productividad

Uno de esos mitos en el mundo de la productividad es la multitarea y su idoneidad para incrementar el potencial laboral. Hacer varias cosas a la vez no sólo genera distracciones, sino que obliga a alargar el tiempo para concluirlas. Pese a que ha habido numerosos defensores de esta forma de trabajar, está comprobado científicamente que es contraproducente.

En los últimos años han sido muchos los avances en la tecnología para que ésta soportara más de una tarea a la vez, con la supuesta mejora que acarreaba en la productividad. Era la jugada perfecta: ponerlo más fácil para mantener dos y tres trabajos al mismo tiempo. Esa evolución se ha querido trasladar al mundo laboral, algo que se antoja harto arriesgado, pues existen muchos estudios científicos que confirman su inutilidad.

 

Uno de los más importantes fue el que se llevó a cabo en la Universidad de Stanford entre estudiantes del centro. Las conclusiones eran claras: los que tenían un perfil multitarea elevada encontraban muchas más dificultades para diferenciar entre lo importante y lo secundario, retenían menos datos y, además, eran también más lentos al cambiar de una tarea a otra.

No nos engañemos, conseguir un perfil multitarea efectivo sería ideal: más trabajos en menos tiempo y, por tanto, mayor productividad y mayor competitividad. La realidad es bien distinta y muy tozuda. Para completar tareas correctamente, es necesario focalizar la atención en una, incluso, dividiéndola en varias partes. No soy, por tanto, defensor de esta organización del trabajo, aunque haya ocasiones en las que sea inevitable por circunstancias concretas.

Hay mayores beneficios si, como decíamos, se concentra la atención en una sola tarea para acabarla cuanto antes. En la era de la infoxicación e internet, es realmente complicado por lo que sería ideal utilizar técnicas como la de Pomodoro, de la que hablamos hace unos días, o, directamente, programas que esconden todas las distracciones posibles en el ordenador (correo electrónico, redes sociales…) y manteniendo activa sólo la ventana que se está utilizando en cada momento.

Todo para lograr una mayor concentración y productividad, lejos de una multitarea que tiene más de mito que de realidad.