Cómo gestionar el trabajo de tus colaboradores

Trabajar desde la comodidad de nuestro hogar no es ya una tendencia de futuro, sino una realidad bien asentada. Sin ir más lejos, un estudio desarrollado por Telework Research Network asegura que solo en Estados Unidos, unos 30 millones de trabajadores desarrollan su actividad profesional desde sus hogares de forma permanente, y una horquilla adicional de entre 15 y 20 millones suelen pasar más tiempo trabajando “on the road” que en su empresa. Se trata pues de una realidad que cada vez tiene más fuerza, incluso en las pymes españolas. Como gestores de nuestra empresa, ¿Qué podemos hacer para optimizar esta nueva realidad laboral?
1. Marcar objetivos
Cuando una buena parte de nuestra plantilla no trabaja en nuestras instalaciones, puede resultar complicado que entiendan qué es lo que tienen que hacer en cada momento, o de qué forma tienen que avanazar en un proyecto determinado.
Somos nosotros los que en este sentido tenemos que tomar las riendas y gestionar todo el trabajo con herramientas que van desde la clásica listas de tareas, las fechas de entrega programadas, o los gestores de proyectos. Dependiendo de la complejidad del proyecto podemos emplear algo tan sencillo como Google Apps a otras herramientas más específicas como puede ser por ejemplo Basecamp.
2. Crear un equipo
Aunque puede que muchos de nuestros teletrabajadores nunca lleguen a conocerse en persona, es importante que sepan que están trabajando en un proyecto común, y por lo tanto que aunque sea desde la distancia tienen compañeros, responsables, etc. que no son islas, sino parte de un todo.
En este sentido cuando un nuevo teletrabajador se incorpora a nuestra empresa, puede ser una buena idea organizar una videoconferencia para “vernos las caras” y que los que ya están, se puedan conocer mejor.
3. Las herramientas adecuadas
Una de las cosas que debemos garantizar es que todos nuestros teletrabajadores, desde el primer día, tienen todas las herramientas que necesitan para poder desarrollar su trabajo.
Independientemente de cuáles sean, debemos organizar un sistema para que desde el primer momento el nuevo trabajador tenga sus cuentas activadas, las herramientas que tiene que utilizar ( documentos que expliquen cómo queremos que se utilicen), la política de copias de seguridad, etc.
4. Comunicación fluida y regular
Uno de las cosas más frustrantes para todo teletrabajador es el no recibir ningún tipo de feedback por parte de la empresa para la que trabaja., Acaba por tener la sensación de por ejemplo, no importa la calidad del trabajo que está desarrollando porque al final cobra puntualmente a fin de mes sin recibir ningún comentario (ni positivo ni negativo) sobre el trabajo realizado.
Una buena política de comunicación implica no solo el feedback sobre el trabajo entregado, sino también que el teletrabajador sea parte activa de la empresa, que esté al tanto de las novedades, implicado en la estructura de la misma.
5. Mantenerlos en la cresta de la ola
Este punto lo podemos relacionar directamente con el anterior. El teletrabajador (sobre todo si es temporal), puede llegar a pensar que es el “último mono de la empresa” y que en ningún caso se les va a tener en cuenta en las grandes o pequeñas decisiones de la empresa, porque su voz, en la distancia, parece que se oye menos.
Como cada empresa es un mundo, no nos atrevemos a dar una recomendación general sobre cómo debemos implicar a los trabajadores en este tipo de comunicación, pero en todo caso debemos hacer lo posible por hacerles ver que también cuentan, que contamos con ellos.
6. Construir relaciones humanas
Aunque parezca mentira que tengamos que recordar estas cosas, no podemos sino en insistir que nuestros teletrabajadores aunque no lo veamos, son personas, no robots que nos entregan trabajo vía e-mail. 
Y decimos esto, porque cuando no mantenemos una relación estrecha, en el día a día, es fácil acabar por olvidar quién se encuentra realmente detrás de un nombre.

Separa tu vida laboral de la personal

Ya sea por una cuestión simplemente personal o porqué sea nuestro negocio separar la vida laboral de la personal es una tarea que puede llegar a ser muy complicada.

Sobre todo cuando el ordenador es nuestra principal herramienta de trabajo y este es nuestro equipo personal. Algunos recomiendan el uso de dos equipos para realizar una separación total. El problema está en que la situación económica no es la más propicia para realizar una doble inversión. ¿Solución? Crear dos sesiones diferentes. Esto que a priori puede parecer algo poco efectivo no lo es tanto. Y puede reportar beneficios de cara a nuestra productividad y descanso.
Todos los sistemas operativos permiten crear diferentes sesiones por lo que podemos crear una por ejemplo con el nombre Trabajo y otra como Personal. Luego toca el adaptar cada una de las cuentas a las necesidades de cada perfil. Intentando que las aplicaciones, así como configuraciones con correos electrónicos de la empresa, accesos directos a VPN (redes virtuales privadas), así como resto de aplicaciones que usamos en nuestro trabajo diario queden sólo disponibles en la sesión Trabajo.
Luego, en la Personal podemos dar rienda suelta a nuestros gustos con un wallpaper llamativo, aplicaciones de mensajería, acceso a redes sociales,…

La virtud de saber esperar

La paciencia, el saber esperar el momento, la calma y el sosiego nunca han sido una de mis virtudes precisamente en el terreno empresarial. Por el contrario siempre lo he querido todo aquí y ahora, siempre he querido conseguirlo todo, tenerlo todo. Tenerlo todo ya, sin más demora, sin dilación, pero eso no quita que reconozca que el valor de saber esperar es indispensable en el mundo de los negocios.

Obviamente decir que reconozco que el valor de saber esperar es indispensable en el mundo de los negocios aunque no significa ni mucho menos que no siga pensando que el ímpetu, que el hambre, que la sed de éxito es el auténtico motor, es el auténtico impulsor de nuestras empresas y de nuestras carreras profesionales, pero sí que significa que entiendo que existen momentos que demandan sosiego, espera o reflexión serena.
Sosiego, espera y reflexión serena, sí. Sí a todo ello y en muchas circunstancias, pero sí en su justa manera, pues no vaya a ser que de tan sosegados y reflexivos, que de tanto esperar, nos hagamos ancianos esperando. Y yo sin duda no quiero llegar a mayor diciendo lo que hubiese podido conseguir, soñando con lo que habría podido ser, y no haberlo sido por haber esperado, por haber sido sosegado y reflexivo.
El sosiego, la espera, y la reflexión entonces sí pero un sí en su justa medida, no más allá. No más allá, pero tampoco menos allá, pues la falta absoluta de estos tres factores también supone un grave riesgo para nuestras carreras y para nuestras empresas. Ahora bien, si hemos de correr riesgos, que sea siempre por defecto, que por exceso de precavidos, ¿no?

Limita tu semana laboral y mejora tu eficacia.

¿Qué pasaría si por algúna razón no podrías trabajar más que dos días por semana o cinco días por semana pero solamente durante 4 horas por día?
Yo estoy completamente convencido de que muchos mantenemos horarios de trabajo completamente absurdos y poco eficientes. Si tienes la oportunidad de formar tu día laboral recomiendo inmensamente intentar trabajar menos para ser más eficiente y liberar más tiempo para tí mismo.
Una contradicción ya lo sé pero si puedes probarlo, que tienes por perder?
A continuación te presento cuatro pasos para utilizar tu tiempo mejor:
1. Empezamos con, establecer el límite. Lo ideal sería algo así como 4 días a la semana. Pero conociendo a uno mismo eso puede ser un poco ambicioso así que intenta ir por tres o incluso menos. O podrías intentar por cinco días a la semana, cinco horas cada día. ¡Lo que funcione para ti!
2. Seguimos con el próximo paso que es identificar lo esencial. A ver, si de repente tienes menos tiempo para hacer tu trabajo, ¿cómo consigues lograr realizar todas esas tareas que tienes encima de la mesa? Pues, tienes dos opciones: 1) trabajar más rápido, o 2) hacer menos. Para mantener tu salud sugiero que elijas la segunda opción. Es de suma importancia determinar qué es exactamente lo que realmente necesitas llevar a cabo dentro de los límites que estableciste en el primer paso para tí mismo. Si acabas de cortar tu semana de trabajo en un 20%, es lógico que necesites cortar un 20% de su trabajo. Eso significa que tienes que dar más importancia a la identificación de lo que uno debe hacer, y lo que se puede postergar. Haz una lista corta. Haz lo que debes hacer en primer lugar, y no todo lo que podrías hacer. Identifica las tareas claves que te lleven más cerca de tus sueños.
3. Para realizar el segundo paso tendrás que eliminar el resto. Si tienes una pequeña lista de tareas esenciales, echa un vistazo a lo que no es esencial para tus objetivos. ¿Hay alguna forma de eliminarlas? ¿Delegarlas? ¿Subcontratarlas? ¿Retrasarlas? Dedica tiempo a esto, porque si de alguna manera puedes eliminar el 20% de tu lista, has dado un gran paso para cumplir el objetivo de auto-limitarte.
4. Realiza tus tareas por lotes. Si hay alguna cosa que realizas cada día, intenta ver si lo puedes procesar por lotes en un solo día. Por ejemplo, contestar emails. O intenta realizar todas tus llamadas telefónicas en una franja de horario predefinida. Podrías hacer eso con casi cualquier cosa. Mira si hay posibilidades si en tu día a día hay tareas que puedas procesar en lotes en una sesión por día.

Cinco reglas para la gestión del talento en una empresa

Llega el final de año y mi departamento de control de gestión económica me pide que prepare la memoria del año próximo, es aquí donde empieza una labor de las más bonitas el preguntar al equipo en que mejoraría, que se puede hacer, nuevas ideas, top de preocupaciones.

La gestión del talento es uno de las labores más importantes de la gestión de una empresa. No se debe pensar que sólo con algo de inversión y con mucha exigencia, se va a sacar la productividad que se necesita para sobrevivir en la economía moderna.

Los empresarios deben saber que cómo gestionan a sus trabajadores tiene un papel decisivo en la consecución y superación de sus objetivos, y eso va para empresas pequeñas también, no sólo para las grandes. Las cinco reglas para la gestión del talento en una empresa que nos da la consultora, Towers Watson, y que explican en el artículo vinculado son las siguientes:

  1. Nunca hay suficiente dinero.
  2. Si no mide el impacto sobre el negocio, es una distracción.
  3. Deja a los números guiar las decisiones sobre el talento.
  4. Desarrollar habilidades adaptables.
  5. Simplifica la gestión de los rendimientos.

Lo que muchos entienden por gestión del talento es la administración de los horarios y el pago de los sueldos, como si fueran extensiones del departamento de pagos y contabilidad. Para saber cuál de estas es tu empresa sólo hay que pensar a quién llamas si no te han pagado tu sueldo, si llamas a personal, es que este departamento es más contabilidad y menos personal de lo que debería ser.
En algunos casos, empresas incluyen la trayectoria profesional de los trabajadores dentro de la empresa como parte de su gestión del talento. Sin embargo, lo que no se tiene en cuenta, y es muy importante, o debería serlo, es cómo se gestiona la forma de trabajar. La forma de trabajar quiere decir mucho más que las horas que trabajas, y es fundamental en la consecución de la conciliación del que muchos hablan y muy pocos entienden.
Estas formas adicionales de trabajar se relacionan con las horas que se debe trabajar, cómo se debe ejercer esas horas en un periodo mensual, donde se ejercen, cómo se pueden compartir, y la flexibilidad de decisión que tienen los trabajadores sobre todos estos temas.
A mi particularmente me va muy bien el valorar la actividad y dividir entre los euros que me gasto e ir comparando año tras año como varia y ver así la productividad que se produce comparada con la que le cuesta a la empresa. Dada la situación actual en la que nos movemos las ideas y el talento están en alza para dar valor a nuestra labor diaria.

Afirmaciones diarias para los Jefes.

Algunas reflexiones a recordar sobre el Management que me ayudan a ser un mejor Jefe cada día.

  • La energía de su área y de las personas que trabajan en ella dependen de usted sea un directivo con energía.
  • Dirigir es un asunto humano. las persona son lo primero.
  • Dirigir es algo que se hace con la gente, no a la gente.
  • Sea consecuente, que sus actos sean el reflejo de sus palabras. La gente cree más en lo que ve que en lo que oye.
  • Para que suceda, deba comenzar conmigo.
  • Se gana poder cuando se comparte el poder con los empleado y compañeros.
  • El mejor de los negocios es el sentido común.
  • Pregunte siempre qué es lo que se sus clientes valoran y como sabe usted que eso es lo que valoran.
  • El mejor rendimiento comienza por tener metas claras.
  • Se obtiene lo que se premia
  • Cuantos más errores cometa usted, mas cerca estará de la respuesta correcta.
  • Si no puede medir el rendimiento, no podrá gestionarlo.
  • Recuerda no es nada personal, es cuestión de negocio.
  • Si no le gusta cómo están las cosas hoy, tenga paciencia. Todo cambiara mañana.
  • Convierta el trabajo en algo divertido. Será bueno para usted y para su trabajo.
  • No se deje enredar por los detalles ( no dejan de ser detalles).
  • El camino simple suele ser el mejor.

Lectura: “El monstruo del cambio”.

LIBRO: “El monstruo del cambio

Este libro nos hace reflexionar sobre todos los aspectos individuales que influyen en los procesos de cambio de las organizaciones y cómo solventarlos.

Jeanie Daniel Duck

Ed. Empresa Activa. Pág.322. ISBN.84-85787-15-6. Año 2003.

El éxito o fracaso de una organización en proceso de adaptación a nuevas situaciones dependen en última instancia de los miedos, las ilusiones y las expectativas de los individuos en esas transformaciones.

En este libro, la autora realiza un análisis de estos aspectos emocionales y de las claves para comprender y liderar una organización desde el planteamiento de los objetivos propuestos para el cambio hasta su consecución.

Recomendable