Libro recomendado: “El ejecutivo efectivo”

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Este libro trata sobre aspectos que tiene que considerar aquéllas personas que buscan convertirse en ejecutivos efectivos dentro de la organización, lo cual no implica necesariamente trabajar mucho, sino hacerlo eficientemente. Básicamente el libro se enfoca en los cinco aspectos sobre los cuales profundiza a manera de detectar los problemas comunes y recomendar acciones para mejorar el desempeño; los cinco aspectos son:

  • Manejo del tiempo
  • Enfoque en los resultados
  • Enfoque en las fortalezas
  • Prioridades efectivas
  • Decisiones efectivas

MANEJO DEL TIEMPO

Parecería que es una habilidad obvia pero no es así; para muestra basta con registrar a detalle lo que hacemos en un periodo de tiempo y luego analizarlo para ver realmente en que usamos nuestro valioso tiempo; haga la prueba y lo verá. Existen en nuestras actividades cotidianas una gran cantidad de “desperdiciadores de tiempo”, mismos que debemos detectar y evadir hasta el punto de erradicarlos. Preguntese lo siguiente: ¿Qué hago que es innecesario? ¿Qué hago que podría hacer alguien igual o mejor? ¿Qué tiempo estoy malgastando?.

Otros malos manejos de tiempo son:
· Crisis recurrentes: Eventos anormales que se presentan rutinariamente
· Exceso de personal: Pasar más del 10% del tiempo resolviendo problemas personales
· Mala organización: Se detecta por la realización excesiva de reuniones
· Problemas de información: Obtener información en forma incorrecta o no obtenerla

Algunos desperdiciadores de tiempo se eliminan fácilmente, otros requieren de mayor esfuerzo, pero cuando lo hace uno se da cuenta que bien vale la pena. Una recomendación es la asignación de tiempo enfocado en tareas, es decir, elegir periodos de 90 minutos en los cuales se concentrará en una sola tarea. Usar tiempos menores generalmente lleva al desperdicio de tiempo. Lo más efectivo es desarrollar el hábito de estar siempre alerta sobre su uso del tiempo, ya que eso le permitirá aplicar los correctivos necesarios que le eviten desperdiciar su valioso tiempo.

ENFOQUE EN LOS RESULTADOS

El manejo del tiempo es solo una herramienta para actuar mejor, pero lo realmente importante es enfocarse en los resultados, es mirar más alla de su función o departamento y tener en mente los objetivos de la organización y preguntarse: ¿Qué puedo hacer para contribuir fuertemente en ellos?. Normalmente la gente se enfoca en el esfuerzo más que en resultado; el verdadero ejecutivo efectivo ve la organización como un todo y piensa en ella en términos de su razón de ser: el consumidor, el cliente, etc.

La organización requiere del ejecutivo efectivo un enfoque en los siguientes aspectos:
· Resultados: esto es realmente lo más importante
· Valores: Definen la forma de actuar en todo momento. Comprender y vivirlos es básico
· Gente para el futuro: Enfoque en el desarrollo de la carrera de la gente

La gente crece de acuerdo a las exigencias que se imponen a sí mismos; al insistir en la contribución al negocio, un ejecutivo efectivo ayuda a todos a exigirse más.

ENFOQUE EN LAS FORTALEZAS

Todos tenemos fortalezas y debilidades; el ejecutivo efectivo ignora las debilidades propias y de los demás, para concentrarse en las fortalezas, es decir, enfocarse en lo que la gente puede hacer. Esto es particularmente difícil en una cultura cuyas evaluaciones de desempeño se enfocan a la detección de fallas.

Enfoquese en los siguientes factores fundamentales:

  1. No asuma que los cargos están diseñados por Dios
    Debe ser capaz de detectar cuando un puesto le impone retos imposibles. Cuando un puesto hace fracasar a dos personas con un buen desempeño anterior, es necesario redefinirlo.
  2. Diseñe cargos exigentes y grandes
    Sin embargo, el puesto debe ser retador y buscar el crecimiento de las fortalezas de la persona, sin llegar al grado de pretender hundirlo. Un trabajo fácil hará que el talento sucumba al aburrimiento.
  3. Comience con lo que la persona es capaz de hacer
    Reflexione acerca de la persona antes de asignarle un cargo. Las asignaciones de personal y nombramientos deben ser hechas en forma lenta y varias veces, antes de llegar a un compromiso.
  4. Olvídese de las debilidades, para obtener fortalezas
    Implica en detectar si una persona tiene las habilidades y la capacidad de contribuir a una tares, si es así, puede tomarlo en cuenta aún cuando existan algunas debilidades que haya que sobrellevar en el tiempo.

En resumen el ejecutivo efectivo se enfoca en la oportunidad de cada asunto, más que en el problema mismo. Frases como “es muy joven”, “no tiene experiencia en el ramo”, etc. deben se erradicadas; sin embargo, es necesario detectar la incompetencia y eliminarla.

PRIORIDADES EFECTIVAS 

Un gran secreto para alcanzar la efectividad es la concentración. Los ejecutivos efectivos hace lo más importante primero y una cosa a la vez. Se requiere mucha disciplina para concentrarse en una sola tarea. Aún aquéllos que parecen manejar muchos temas a la vez, en realidad hacen solo una a la vez, pero cambian con rapidez, lo cual los hace ser más efectivos. Para lograr la concentración es necesario depurar el estilo del pensamiento; dejar atrás el pasado, tanto éxitos como fracasos y preguntarse continuamente ¿Vale la pena hacer esto?.

Sin prioridades las presiones internas y los eventos decidirán lo que se terminaráhaciendo: la crisis sobre la oportunidad, lo inmediato y visible sobre lo real y lo urgente sobre lo relevante.

Establecer prioridades es fácil, lo difícil es apegarse a la prioridad establecida en las actividades del día a día; es para esto que se requiere valor. Para identificar correctamente las prioridades se necesita:
· Escoger basado en el futuro, no en el pasado
· Enfocarse en la oportunidad, no en el problema
· Escoger su propia dirección, no seguir a las multitudes
· Aspire a lo mejor, lo que hará la diferencia, no a lo que es más seguro

DECISIONES EFECTIVAS

Las características importantes de las decisiones efectivas son:

Reconocer si el problema es genérico
Un caso excepcional debe manejarse como tal y uno genérico debe manejarse por separado, lo realmente importante es saber distinguir entre uno y otro, para lo cual se recomienda:

  • Lo realmente genérico: Implica eliminar patrones aparentemente diferentes y buscar la generalidad de las cosas. Al reconocerlo como un todo, se puede aplicar una solución global
  • Eventos únicos para la organización, genéricos para el entorno: Se refiere a hechos que si bien son comunes en el entorno a la organización le son muy trascendentes, por lo cual deben tratarse como eventos únicos.
  • Lo realmente excepcional: Son hechos que ocurren muy remotamente, que por su naturaleza no son repetitivos. Sin embargo, su presencia “única” debe prevenirnos contra algo que se puede volver repetitivo.
  • La manifestación temprana de un evento genérico: A la vez que los excepcionales, requieren de nuevas reglas para resolverse. Una vez establecida la regla lo que resta es adaptarlo a cada situación.

Especificar que debe lograr esta decisión
¿Qué debe cumplir esta decisión? ¿Qué condiciones debe satisfacer?. Puede ser difícil establecer esto, especialmente si hay posiciones opuestas. Pero es mejor definirlo aún cuando se pase por situaciones desagradables que permitir una decisión con condiciones incompatibles.

  • Comience con lo que es correcto
    El propósito es llegar a un compromiso, por lo cual no se debe comenzar con un compromiso. Si se hace de esta forma generalmente uno aspira pobremente, por lo que se recomienda empezar por lo que es correcto para la organización.
  • Convierta la decisión en acción
    Una decisión no es efectiva hasta que se lleva a la acción, para lo cual es necesario definir que tareas deben ser hechas y por quién, comunicar a todos los participantes o a quienes les impacta la decisión, de forma que se eliminen las posibilidades de un paro o de conflictos emocionales.
  • Desarrolle la retroalimentación
    Sin un sistema adecuado de retroalimentación, no podremos medir la efectividad de la misma; hacer esto es arriesgares al fracaso. Cualquier decisión es sujeta de fallo o fracaso, por lo cual es necesario ver personalmente los resultados de la misma y con ello lograr mantener el lazo que nos une a la realidad.
  • Provoque desacuerdos
    Sobre el tema de decisiones, los libros de texto generalmente recomiendan basarlas en los hechos, pero éstos en ocasiones son difíciles de determinar. Es por eso que se recomienda pedir la opinión de la gente, ya que a final de cuentas, la gente encontrará hechos para sustentar sus opiniones. Los libros también recomiendan llegar a decisiones por consenso, pero esto es especialmente peligroso porque anula la exploración de alternativas. Por eso se recomienda generar un desacuerdo, para generar y ver alternativas, esto sacará a flote información relevante que nos permite analizar más alternativas y llegar a la que es correcta.
  • Pocas decisiones 
    Un ejecutivo efectivo, al ser exigente, tomará pocas decisiones durante su carrera. Pocas decisiones tomadas de forma correcta, pueden hacer a las personas y organizaciones más efectivas. Generalmente se relaciona con aspectos de visión o pensamiento de largo plazo.

AHORA, APRÉNDALO 

Existen grandes retos que debe enfrentar y vencer el ejecutivo que busca ser realmente efectivo, estos retos se basan en pensamientos tales como:

  • Como ejecutivo, su tiempo tiende a pertenecer a todas las personas
    Puede tener un agenda muy organizada, pero de nada serviría si las personas importantes para usted en la organización determinan que en cualquier momento es el indicado para tener una reunión con usted.
  • El flujo de eventos determina sus preocupaciones y lo que usted realiza
    Es algo difícil de cambiar, pero es necesario esforzarse para lograr un beneficio real en la forma en que usted trabaja. Lo importante es siempre considerar que este trabajando en lo realmente importante: los resultados y las contribuciones.
  • Usted es efectivo solo si y cuando otras personas utilizan lo que usted aporta
    La organización es un medio para multiplicar sus fortalezas, debe aprender a utilizar lo que los demás producen, a través de una visión y motivación. Debe considerar que su efectividad depende de gente que no esta a su cargo, sino de puestos laterales y superiores, por lo cual debe usted alcanzarlos y contribuir a sus resultados, de otra forma no llegará a ser realmente efectivo.
  • Usted se encuentra dentro de una organización
    Deje de pensar que la realidad es el interior de la organización, ya que es realmente lo que pasa fuera de ella lo que representa la realidad. En la medida que pueda usar la energía, habilidad e interés en los eventos internos para dar efectividad en el exterior, más efectivo será.
    Estos retos son fuertes para el ejecutivo que desea ser altamente efectivo, pero para no sucumbir en la lucha, recuerde lo siguiente:
  1. La gente no nace efectiva. Ser efectivo no es un don que posee un grupo selecto
  2. La efectividad se puede aprender. Es una disciplina propia, por lo que no puede ser enseñada. Para aprenderla debe comprender los cinco principios y establecer métodos que lo lleven a hacerlo un hábito propio.

Parece difícil pero no lo es; solo requiere de esfuerzo de su parte y bien lo vale