La importancia de las formas.

Puede que a veces yo sea excesivamente clásico en este aspecto, pero soy de la opinión de que las formas en los negocios lo son todo (o casi todo), y no me refiero solo a las formas de vestir que ya me he referido a ellas en muchas ocasiones, me refiero también a las normas de educación, cortesía, protocolo.
A mi entender podemos prestar un excelente servicio o disponer de un gran producto, pero si todo ello no lo vestimos con una exquisita educación, unas formas y un estilo adecuado, no sirve de nada. Y es que sigo diciendo que a riesgo de parecer anticuado entiendo que igual que ser muy educado si lo que ofrecemos está vacío no sirve de nada, ofrecer algo excelente si nos fallan las formas, tampoco sirve de nada.

No se, pude que yo haya estado educado a la vieja usanza, puede que aun soy de esos que abren la puerta no porque alguien sea mujer o hombre, la abre por cortesía o protocolo a un cliente, que da la mano, que no se sienta en la silla hasta que se ha sentado su contraparte y que mide todos los gestos y palabras que se dicen cuando la ocasión lo requiere. Y puede también que todo esto hoy ya no se lleve, y que el mundo de los negocios ya no lo requiera, pero mi experiencia me dice que no es así, que las formas siguen existiendo, y que si bien se han relajado, sigue habiendo momentos y ocasiones que las requieren.
Así, creo que la clave actual también en este aspecto es saber modular ambos aspectos, es decir hoy salir a la calle y hacer todo nuestro día a día personal o profesional con una pose de gentleman impecable este fuera de lugar, como también para mi están fuera de lugar las nuevas hornadas de jóvenes que no saben dar ni la mano. Así, saber adoptar el registro adecuado en cada momento nos garantizará el éxito, y es que por mucho que digan, la cortesía y el protocolo nunca morirán, pero claro como se diría en una traducción libre de un dicho que se dice en mi idioma nativo (el catalán) sería algo así como que “de cerdo y de señor se tiene que venir de raza”, y yo me pregunto, ¿y todos sabemos ser unos y otros?, ¿o solo somos y sabemos ser una de las dos partes?

La oficina en el móvil: el Smartphone, dispositivo preferido de los profesionales

Estar conectados a cualquier hora del día, poder consultar el correo para atender posibles consultas o demandas, buscar la dirección de un cliente que se nos resiste o dar resolución a posibles imprevistos. Estos y otros motivos están tras el imparable ascenso de los teléfonos multimedia entre los profesionales, directivos y empresarios de nuestro país, que se debaten en ocasiones entre estos smartphones y las tabletas, netbook o portátiles.
Para gustos los colores, sin lugar a dudas, porque oferta tienen donde elegir. Tanto en lo que se refiere a variedad de dispositivos como de prestaciones y marcas que podemos encontrar en el mercado. Según un estudio realizado por la consultora Erost&Sullivan, en 2010 los smartphones y los portátiles eran los equipos preferidos por presidentes, directivos y altos cargos de la Unión Europea.
Los ordenadores tienen ya un largo recorrido en nuestro país y hoy son el pan nuestro de cada día. Sin embargo, a la hora de desplazarse, los teléfonos multifunción ganan la batalla porque reúnen varias utilidades claves para las personas –comunicarse, consultar e-mail, etc.- y son cómodos de llevar, por su peso y su pequeño tamaño. ¡No olvidemos que no deja de tratarse de un teléfono! Así, el número de smartphones ha crecido notablemente desde 2008, según datos publicados en este estudio. Las operadoras de telefonía móvil han lanzado al mercado nuevos modelos de estos teléfonos, entre los que se encuentran Iphone y Blackberry, “curiosamente las marcas a las que los directivos son más leales”, apunta Brent Iadarola, Director de Investigación Global de comunicaciones móviles e inalámbricas de Frost & Sullivan.
Para la mayoría de los empresarios, estos teléfonos inteligentes están asociados al terreno laboral. “Casi todos los directivos europeos, el 70%, perciben los teléfonos inteligentes como teléfonos estrictamente de negocio frente a los celulares estándar, considerados teléfonos de uso personal. En ambos casos, la duración de la batería y la facilidad de uso son los dos rasgos más importantes para los ejecutivos encuestados”, comenta Roy. En cambio, características tales como el diseño, las funciones multimedia y la inclusión de cámaras digitales son catalogadas de menor importancia.
Smartphones para todos
Hasta el momento hemos hecho referencia al ámbito empresarial y de negocios, pero la legión de fans con la que cuentan ya este tipo de dispositivos va más allá de profesionales altamente cualificados o directivos de compañía. Hoy en día todo el mundo, quien más, quien menos, tiene a su alrededor un nutrido grupo de amigos, conocidos o compañeros de trabajo que tienen un Smartphone, de una u otra marca. Están siempre conectados y se definen como “adictos” en cierto modo a los medios de comunicación que estos ofrecen, como las aplicaciones de chat, por ejemplo.
Esta generalización se debe en gran parte a las subvenciones que dan los operadores para la adquisición de estos aparatos, lo que ha conllevado que el parque de terminales móviles en España se ha convertido en uno de los más modernos del mundo. Según las cifras citadas por Pedro Jurado, socio director de telecomunicaciones de la consultora Accenture, durante el desarrollo del XXV Encuentro de Telecomunicaciones de la UIMP y Ametic, en España se vendieron más de ocho millones de smartphones en 2010, cantidad que supone el 30% del mercado nacional de terminales móviles.
Aunque pueda parecer exagerado, en opinión de este experto, nuestro país “lidera, junto con los países nórdicos, el uso de internet móvil tanto en el mercado masivo como en el de empresas, con un índice de penetración que roza el 50%”. ¿Los motivos? Tres claves fundamentalmente: “El espectacular crecimiento de las ventas de smartphones, la utilización de seis horas al mes de Facebook o la visión de más de una hora al mes de vídeos a través de Youtube”.
Este fenómeno forma parte de la revolución de las comunicaciones en la que estamos inmersos y está siendo aprovechada de muy diversas formas por los agentes que conforman este ecosistema. Según Pedro Jurado, “la economía digital emergente es ya una realidad que pivotará alrededor de cuatro ejes estratégicos: dispositivos inteligentes, aplicaciones segmentadas, servicios de calidad al cliente y oferta comercial innovadora“. “Todos estos actores cooperan y compiten por ofrecer al mercado ofertas de valor que se adecuen a unas demandas cada vez más exigentes”, concluyó.
Sea como fuere, en Muy Pymes nos quedamos con una conclusión: España es ya uno de los mercados líderes en el uso de internet móvil junto a los países nórdicos. Con datos de Accenture, podemos destacar que más del 30% de los teléfonos que se vendieron en nuestro país el año pasado eran smartphones.

La importancia de la cordialidad

Esta mañana al abrir al entrar en mí perfil en el Facebook he tecleado como en otras muchas ocasiones unas palabras para aportar una opinión mía a la red, como en muchas otras ocasiones mí entrada a causado reacciones, pero una de las reacciones que ha causado por medio de un comentario que me han insertado me ha hecho reflexionar y ha dado pie a este articulo.
Una de las personas que ha comentado mis palabras lo ha realizado con una dureza bastante elevada, pero la clave está en que en el comentario para referirse a un tercero a puesto una palabra en forma de insulto, evidentemente una vez lo he detectado, le he invitado a borrar el comentario y volverlo a insertar idéntico pero sin la palabra ofensiva con el bien entendido que de no realizarlo en mi muro ante todo se exige educación y se lo retiraría yo como lamentablemente así he tenido que hacer, pero más allá de todo ello me ha hecho pensar sobre como personas, pero siempre como profesionales o empresa la corrección y la cordialidad esta o debe de estar ante todo.

Si queremos ser una empresa o un profesional respetable además de que ofrezcamos un producto o servicio técnicamente bueno o de calidad, aun más decisorio será que lo ofrezcamos ya no solo con un impecable servicio al cliente sino que este servicio sea en todo momento altamente cordial, respetuoso y educado, pues el mejor producto o servicio puede ir al traste no por no ser simpáticos, pero si por ser ofensivos o groseros.
Al cliente, pero tampoco a ninguna otra persona o ente que nos rodee, bien sean proveedores, competidores o cualquier parte de la sociedad que entre en contacto con nosotros hemos de mantener un escrupuloso y respeto, solo dese esa postura de extremada cordialidad y educación nos haremos ganar el respeto y el valor como excelentes profesionales.
En muchas ocasiones esto nos será difícil de cumplir, ante clientes morosos, clientes que nos sacan de nuestras casillas, competidores que nos faltan o proveedores que no cumplen nos puede salir la flema o hacer que perdamos los nervios, craso error en todos los casos, nuestra línea de excelencia la hemos de mantener siempre sin caer nunca en el nivel de los demás. Y que conste respeto y educación no significa servilismo, ni aguantar los golpes o poner la otra mejilla, educacion, cordialidad y respeto significa ser todo lo duro necesario sin por ello ofender o faltar el respeto a nadie, pues al contrario de lo que muchos piensan si nosotros nos bajamos al nivel de ofensas, por mucha razón que tengamos en nuestros motivos y reivindicaciones la perderemos o la veremos manchada por nuestra actitud.
Y reitero la confrontación se puede y se debe producir, es mas incluso nos encontraremos con otros casos (y esta tribuna en la que un servidor escribe es un buen ejemplo pues muchas veces mis artículos generan controversia y debate) en los que las posturas sean ya no solo diferente, sino enfrentadas, en todos esos casos se puede y se debe expresar y defender sin moverse un milímetro la postura de cada uno, pero siempre sin caer en la descalificación, el que haga eso habrá perdido toda autoridad moral por muy buenas que fuesen sus argumentaciones.
Un último detalle de esto que digo y que en muchas ocasiones la gente no entiende, yo por ejemplo como profesional son muchas las ocasiones que he ido a negociar con la parte contraria de mi cliente, nos hemos sentado en una mesa y hemos debatido, discutido, enfrentado, cerrado pactos o roto negociaciones, incluso nos hemos atacado o hecho los enfadados con el que para la parte contraria representaba mi puesto, pero nunca nos hemos descalificado…¿y lo mejor?, cuantas veces ese enfrentamiento solo es un papel profesional, cuantas veces y una vez fuera de la mesa de negociación donde nos hayamos batido nos hemos ido a comer o cenar juntos, como personas, no como profesionales.

Como hacer protocolizar sin perder las formas.

La forma en la que se han desarrollan las cosas, la asignación de responsabilidades y la manera de mediar entre los distintos conflictos, resumiendo, el protocolo, es algo necesario para el funcionamiento de la empresa. Día a día, surgen muchos tipos de conflictos que han de resolverse, y para los que no disponemos del tiempo necesario para mediar en ellos.
Por tanto, diseñar un protocolo en la empresa es importante por dos aspectos principalmente:

  1. Clarifica las normas y resuelve posibles conflictos de manera automática, al conocer cada integrante las funciones de cada uno y sus responsabilidades
  2. Aumenta la productividad del equipo al no necesitarse tiempo para la resolución de conflictos

Una vez expuestas sus ventajas, y una vez justificada la existencia de un protocolo de empresa. También tengo que decir que un protocolo excesivo o formalismo puede volverse en nuestra contra, puesto que si establecemos normas ‘complejas’, los miembros de la organización tardarán mucho más tiempo en resolver conflictos, detrayendo un precioso tiempo a las tareas importantes.

En conclusión, lo ideal sería elaborar un protocolo de actuación para la resolución de conflictos y localización de responsabilidades, pero eso sí, utilizando la lógica y sin olvidar el fin último por el que se hace, la minimización de los tiempos perdidos y la ganancia neta de eficiencia.

5 ingredientes clave para gestionar mis proyectos

La mayor parte de mi trabajo se basa en trabajos a medio o largo plazo. Son cosas que tengo que organizar a varias semanas o meses vista. Esto plantea muchos retos de organización. El primero es poder conciliar ese proyecto con las cosas del día a día y las tareas que surgen de la nada.
Los Hábitos en Productividad Personal lo son todo. Y en un trabajo o proyecto de varias semanas cuentan todavía más. Constancia, organización y método. ¿Suena aburrido? No cuando ves que los resultados llegan antes y trabajas con menos estrés. Estas son algunas de las mejores ideas que he aprendido en todo este tiempo.
1
Papel, Pizarra y Corcho de pared
Para analizar en detalle todo lo que tengo que hacer utilizo un mapa mental. Bien en papel o en una pizarra que tengo en el despacho de casa. Con un mapa mental puedo obtener una visión en conjunto de todo lo que tengo que hacer. Así puedo despiezarlo, estructurarlo mejor y desglosar el trabajo en etapas y fases.
Todo eso lo paso a un calendario de papel que permanentemente tengo a la vista en un corcho en la pared. Mediante un sistema de post-its de colores sé cuándo tengo que hacer cada cosa. Es muy visual y cómodo, porque si se produce algún cambio de fechas sólo tengo que recolocar un par de notas. Y cada uno de sus colores (rojo, azul y verde) me indica lo que significa.
2
Fijo una Fecha Límite Ficticia
Si tengo que preparar una reunión o seminario para el día 30 en mi calendario fijo como cierre el día 25. Si me he propuesto terminar un blog o ebook de productividad para el día 15 en mi plan fijo el cierre para el día 10. Para todos mis trabajos a medio o largo plazo establezco una fecha de cierre ficticia. Siempre dos, cinco o diez antes de la fecha real.
Esto, de primeras, puede resultar un elemento extra de estrés: tengo menos tiempo para hacer el trabajo. En la práctica tiene grandes ventajas:

  1. Evito la tentación del relajo excesivo. Me hace ponerme las pilas, no perder tiempo y empezar ya.
  2. Dejo un colchón de tiempo para reaccionar ante imprevistos, errores o cambios (que siempre llegan).
  3. Los días extra los dedico a añadir un plus de calidad al trabajo y rematar mejor los detalles y el acabado final.


Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.

3
Fases, Etapas y Acciones
Para mí este detalle es esencial. Descomponer o despiezar todo el proyecto en etapas, fases e hitos que voy concretando semana a semana. Y a su vez desgranar todas las acciones y tareas que necesitaré para ir terminando cada una día a día.
Para esto la primera parte de organización es fundamental. Cuando comprendes bien todo lo que hay que hacer es más fácil distribuirlo y planificarlo para las próximas semanas. Pero eso no es suficiente. Hay desajustes, retrasos, obstáculos… ahí es donde la Evaluación Diaria y Semanal me permite recolocar las piezas si es necesario.
Cuando encaro un mes me gusta tener claro qué voy a hacer cada semana. Un cuando encaro cada semana me gusta tener claro qué voy a hacer cada día. Aunque luego el día a día te puede llevar por otro sitio al menos con un plan (con un mapa) no me pierdo.
4
Evaluación Diaria y Semanal
Otro ingrediente fundamental. Como un médico que monitoriza las constantes vitales de un paciente, necesito tomarle el pulso y la temperatura a mi proyecto. Y además lo hago de forma regular, puntual, constante: al final de cada día y al final de cada semana.
Echar la vista atrás para analizar avances, dificultades, retrasos y comprobar que todo marcha bien es un gesto tan necesario como empezar el proyecto. Yo antes no lo hacía. Creía que en un proyecto bastaba con remar y ya está. Cuando es absolutamente necesario saber si vas en la dirección correcta.
Con mi plan a la vista, y volviendo sobre mi día o mi semana, puedo tomar mejores decisiones, reduzco la improvisación chapucera y concilio mejor mi proyecto con el resto de cosas que tengo que hacer. A la vez, me permite realizar ajustes y cambios si lo necesito. Porque en un proyecto no siempre puedes ir en línea recta. A veces hay que zigzaguear.
5
Reservar Tiempo para el Proyecto
Y este proyecto o estos proyectos tienen que convivir con las tareas diarias que me toca hacer. Cosas que surgen en el día a día o que repito de forma regular. Escribir en este blog, despachar el Email, lectura e investigación, resolver dudas de alumnos, etc. Una de las claves es reservar tiempo por adelantado para el proyecto. Es decir, sí o sí, yo sé que todos los días voy a dedicar una hora a ese proyecto.
El hecho de reservar (me gusta más decir “bloquear”) tiempo por adelantado para ese proyecto me proporciona varios beneficios:

  1. Aseguras avances diarios. Todos los días haces una o varias tareas del proyecto y lo vas completando con menos dificultad.
  2. Puedes organizar mejor tu semana y conciliar reuniones, salidas, tareas periódicas,etc.
  3. Cada día ves progresos y eso tiene un componente motivador muy fuerte.
  4. No hay atracones de trabajo. Todo, desde el primer día al último, es más regular, constante y natural.

Si te interesa ahondar más en el mundo de la Productividad en los Proyectos, échale un ojo al los progresa de Berto Pena están muy bien os lo recomiendo.

Programa Avanzado para Profesionales: Gestión Total de Proyectos.

Aprende a evitar las distracciones en el trabajo

¿Por que pasamos 12 a 14 en el trabajo cuando podemos realizar las tareas en 7 u 8 horas? Las distracciones innecesarias la falta de planificación merman nuestra capacidad de concentración, nos vuelven personas menos productivas y nos obligan a pasar más horas frente al ordenador.
1.No controles el correo electrónico tan a menudo

No es la primera vez que decimos que el correo electrónico es la primera y más importante fuente de distracciones con la que tienes que lidiar en tu jornada laboral, pero no nos queda más remedio que insistir en ello.
En este punto no está de más citar un reciente estudio desarrollado por la Universidad de Glasgow en el que se pone de manifiesto que muchos de los trabajadores menos productivos suelen controlar su correo electrónico hasta 40 veces por hora, cuando lo razonable es hacerlo únicamente tres veces al día.
2. Olvídate del teléfono
En ocasiones, cuando necesitamos realmente mantener la concentración al máximo nivel, podemos optar directamente por olvidarnos del teléfono.
No se trata de apagarlo completamente, pero por ejemplo, podemos restringir las llamadas entrantes salvo para determinados números, activar el modo vibración, o directamente dejarlo en otra habitación, para después comprobar las llamadas que hemos recibido después de unas horas.
3. Defiende tu espacio de trabajo
Para muchos, esto puede traducirse simplemente en cerrar la puerta de su despacho. Sin embargo cuando trabajamos en espacios abiertos (no disponemos de nuestro propio despacho) dicha defensa debemos hacerla desde el plano mental. Una buena solución es utilizar por ejemplo dos navegadores diferentes.
El primero de ellos sólo lo utilizaremos para realizar tareas que estén relacionadas directamente con nuestro trabajo. Abriremos el segundo cuando queramos tomarnos un respiro, y pasar algunos minutos de desconexión. Si nuestro sistema operativo nos lo permite, también podemos configurar distintos “espacios de trabajo” para cada una de las áreas que necesitemos.
4. Ordena tu espacio de trabajo
Una mesa desordenada, no saber donde se encuentran los objetos que necesitamos, una montaña de papeles sin organizar… son signos de un espacio que trabaja en nuestra contra. El objetivo de un espacio de trabajo ordenado no es que todo “quede más bonito” sino que seamos más productivos, y tengamos más capacidad para llevar nuestras tareas a buen término.
Si cada vez que tenemos que buscar un documento perdemos cinco minutos, ¿imagináis cuánto tiempo inútil hemos dejado pasar a lo largo del día?

5. Utiliza cascos
Algunas personas necesitan aislarse del mundo para estar más concentrados. Una buena forma es utilizar cascos, poniendo una música suave que no nos distraiga. Lo ideal es utilizar música clásica, jazz, o ambient.
Conviene la música con letra, ya que fácilmente perderemos la concentración, pasando más tiempo pensando en la letra y los recuerdos que nos evoca que en nuestra tarea. Algunas personas optan por ponerse cascos sin ninguna música, de forma que otros se lo tengan que pensar dos veces antes de interrumpirles.
6. Todo lo que necesites tiene que estar a mano
Antes de comenzar una tarea, asegúrate de que todo lo que necesitas está a mano. ¿Dispones de toda la información/documentación necesaria? ¿Qué programas vas a utilizar? ¿Vas a tener que contactar con alguien? En definitiva, antes de comenzar tu jornada laboral no está de más que realices una pequeña planificación de todo lo necesario.
7. Cambia tu horario laboral
Si trabajar por tu cuenta, o tu empleo te permite disponer de un horario laboral muy flexible, adáptalo a tus necesidades. Una buena idea consiste en comenzar a trabajar antes, para poder salir antes. Si comienzas a trabajar a las 7 por ejemplo, dispondrás de dos horas en las que prácticamente estarás “solo ante el mundo” sin interrupciones de ningún tipo. De esta forma, podrás por ejemplo salir a las 17.00 y conciliar mejor tu vida laboral y familiar.
Si trabajas en tu casa, identifica cuál es el horario que mejor se adapta a tu rendimiento laboral. Algunas personas prefieren trabajar por las noches, mientras que otras, como hemos indicado antes, necesitan levantarse muy pronto para poder rendir al máximo.
8. Resuelve cualquier duda antes de comenzar
Antes de comenzar a trabajar en cualquier proyecto, debes de tener una idea muy definida de qué es lo que tienes que hacer. No basta con tener una vaga idea de lo que se te va a requerir. Por lo tanto, todas las dudas, preguntas y cuestiones que necesites aclarar es mejor resolverlas antes de comenzar a trabajar.
Es verdad que puede que en el transcurso de tu tarea se presenten nuevas dudas, pero no es lo mismo una duda puntual que estar sumido en un mar de preguntas, que acabaremos sin resolver por vergüenza a volver a preguntar.
9. Desconéctate de Internet
Después del correo electrónico, Internet es la mayor fuente de distracciones que puedes encontrar en tu entorno laboral. Navegar, visitar redes sociales, comprobar tu cuenta en Twitter, leer las últimas noticas o repasar tus feeds te está robando tiempo de lo que realmente importa: terminar tu trabajo y disponer de más tiempo libre.
Si te encuentras antes un proyecto o una tarea que puedes resolver sin necesidad de utilizar Internet, no te lo pienses dos veces: tira del hilo y desconéctate de la Red. Haciéndolo estarás poniendo fin a una gran fuente de distracciones.
10. Tómate un descanso antes de perder la concentración
Es inevitable. Después de un tiempo trabajando, nuestra mente comienza a evadirse, a pensar en cosas mucho más agradables y gradualmente, perdemos la concentración, hasta que llega un punto en el que realmente no sabemos bien en lo que estamos trabajando. 
Cuando identificamos estos momentos, la mejor solución es no insistir en seguir trabajando. Resulta mucho más productivo dejar de trabajar y tomarnos cinco minutos para desconectar. Podemos dar un paseo, tomarnos un té o simplemente realizar un ejercicio e respiración. De esta forma en pocos minutos estaremos listos para empezar de nuevo.

Ser impulsivo con los subordinados va en contra de la eficacia

Los responsables de departamento y los jefes de equipo, conocen o conocemos las responsabilidad, somos los encargados de la consecución de los objetivos departamentales y de dirigir al equipo hacia una buena dirección. Pero no solo eso, actúan como el ‘enlace’ entre la compañía y sus empleados, debiendo transmitir las emociones y los impulsos con la energía adecuada para no generar tensiones innecesarias en el equipo que tanto merman la eficacia del trabajo del equipo.
Con esta reflexión quiero invitar a todos aquéllos gestores que poseen un comportamiento ‘demasiado impulsivo’ a la hora de dirigir a sus subordinados, porque en lugar de lograr rapidez y eficacia, consiguen justo lo contrario, puesto que en muchos de los casos las órdenes o instrucciones no resultan del todo claras (al no haberse planteado el problema ni la solución), al tiempo que se transmite un nerviosismo totalmente innecesario al conjunto del equipo, que en la mayoría de este tipo de situaciones conlleva a errores retroalimentando la excitación inducida por la propia situación.

Por tanto, es muy importante saber dirigir a las presiones y no olvidar que el ‘filtro’ entre las directrices de la alta dirección y de los empleados son los responsables departamentales, con una función que va mucho más allá de la organización de la tareas, la interlocución con otras áreas de la organización o el seguimiento del grado de cumplimentación de los objetivos.
En conclusión he de decir que es muy complicado corregir este mal hábito cuando se ha tomado así durante mucho tiempo, y aún más difícil en la época en la que nos encontramos en la que todo se mueve a impulsos. Decirles que merecer la pena que lo pongan en práctica, notarán que mejorará la eficacia y el clima en su ambiente de trabajo.