Videoconferencia versus reunión presencial

Dicen que la situación económica global que estamos viviendo tiene la culpa de que muchos viajes de negocios se hayan reducido y ahora se apueste más por soluciones de encuentros virtuales, dicen que además el auge de sistemas muy avanzados de teleconferencia o videoconferencia cada vez hace más innecesarios muchos desplazamientos, y ante todo ello, la pregunta obligada es, ¿el encuentro virtual, la videoconferencia es una buena solución para todas las empresas?

Primero he de decir que hoy en día le llamamos videoconferencia a todo, y si bien socialmente en muchos casos puede serlo y para los requisitos de una empresa pequeña igual no requiere más, no es lo mismo por ejemplo soluciones de conversación telefónica por Internet con servicio de cámara Web como pueden ser Skype, Msn u otras soluciones, a sistemas avanzados de videoconferencia que más bien se acercan a la tele realidad o que directamente están pensados para ser realidad al máximo.

Pero sea cual sea el caso, bien sea la solución casera de una pequeña Webcam y el programa Skype o sea una sala de videoconferencias inmensa donde parece que todos estemos en la misma sala aunque uno este en China y el otro en Brasil, mi respuesta es la misma, reuniones a distancia si pero las justas, igual que a la inversa digo lo mismo, reuniones presenciales si, pero no más de las necesarias, me explico.

Creo que es un error tanto sacralizar las bondades de la reunión virtual y demonizar ya para siempre el contacto personal, como lo contrario, renunciar casi a las reuniones presenciales para hacerlo todo virtual, todo ello llevado al extremo nos puede ser contraproducente.

Según mi parecer lo primero y esto es valido para todo tipo de reuniones es planificar una agenda de todas las reuniones y encuentros que tenemos que tener y asegurarnos de que todas son realmente necesarias, e intentar reducir al máximo aquellas reuniones absurdas y/o rutinarias que no sirven ni nos aportan nada, una vez ya tenemos una lista de “encuentros eficientes”, determinar cuales podremos solucionar por medio de la solución virtual y cuales requerirán nuestra presencia física, ¿y como lo discernimos?, veámoslo.

Algunos dirán que por factores económicos, que si es muy lejos o nos a de hacer perder mucho tiempo en desplazamientos, etc, mejor virtual, y probablemente en muchos casos no les faltara razón, en otros incluso la economía en si misma obligará, pero si no contamos con el factor monetario yo digo que más que fijarnos en cuestión de tiempo o distancia, nos hemos de fijar en el factor humano, de necesidad del encuentro personal, en el siguiente y ultimo párrafo veremos porque.

Sinceramente creo que en muchos casos podremos prescindir de darnos un apretón de manos, pero en otros una maquina nunca (o como mínimo de momento) sustituirá el enlace, la emotividad personal, por ello creo que una y cada uno de los encuentros se tiene que analizar individualmente, valorando muchos factores personales, tipo de reunión a celebrar, tema del encuentro, etc, muchas veces aunque pensemos que la rentabilidad la encontraremos optimizando el tiempo y el no desplazamiento en un encuentro virtual, puede que al contrario la rentabilidad la tengamos si invertimos ese tiempo, si invertimos en ese desplazamiento.