Tendencia: Menos reuniones presenciales y más videoconferencia

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Los sistemas de videoconferencia van llegando poco a poco a todas las oficinas. En esta época, están siendo impulsados tremendamente por los planes de recorte de gastos que están aplicando numerosas empresas, por lo que algo que antes era considerado como ciencia ficción, ahora es cada vez más una realidad.
A mi me parece que la tecnología ha avanzado ya lo suficiente como para permitir que nos reunamos varias personas a través de un sistema de videoconferencia y que no notemos la diferencia con una reunión presencial. Bueno, sí, hay una que no podremos salvar, como es tomarnos un café con alguno de los asistentes antes o después de la misma. Sin embargo, en mi opinión, no está de más que vayamos considerando hacernos con algún sistema de videoconferencia para aprovechar las ventajas que nos ofrece a la hora de organizar reuniones. También nos viene bien estar al día por si algún día un cliente importante nos lo pide, no vaya a ser que perdamos una buena oportunidad de negocio:

  1. La videoconferencia nos permite ahorrar tiempo y aprovechar mejor a nuestra gente, sobre todo al evitar esos incómodos desplazamientos.
  2. Ahorramos espacio, al no necesitar una sala en la que quepan todas las personas que están convocadas para la reunión.
  3. Nos ahorramos dinero de billetes de avión, taxis, coche, comidas y hotel que ocasiona un desplazamiento largo para una reunión.
  4. Obliga a trabajar con documentos en formato electrónico, evitando que se manejen copias impresas de los mismos.
  5. Permite grabar fácilmente la reunión, a modo de acta. Otra cosa es que se quiera un resumen de la misma por escrito.
  1. Puedes estar fuera de la oficina y reunirte vía videoconferencia desde tu casa (o desde cualquier otro sitio).

Seguro que hay muchos más motivos por los que esta tecnología nos hará la vida más fácil. Creo que ya no es algo reservado para grandes corporaciones, sino que las pequeñas y medianas empresas, incluidos los autónomos, ya va siendo hora de que nos pongamos al día con estas herramientas.
Hoy en día es relativamente fácil hacer una videoconferencia usando tan sólo un PC conectado a internet, un micrófono y una webcam sencilla. Existen en el mercado soluciones gratuitas y no muy complicadas de instalar, como lo son los sistemas que nos proporcionan Spontania de Movistar, Gmail, Skype o Microsoft. Hay muchos más en el mercado, sencillos y otros más complejos, estos últimos a mi se me escapan.

Sincronización de archivos, una alternativa a la copia de seguridad

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Cuando pensamos en una solución de copia de seguridad lo que necesitamos es asegurarnos que una serie de archivos que tenemos definidos como críticos se copian en una ubicación segura. Para ello lo más habitual es utilizar un sistema de copia de los mismos en dispositivos externos. Una de las opciones que tenemos es utilizar software que nos permita la sincronización de archivos, como alternativa a la copia de seguridad.
El mecanismo es el mismo y para ello podemos definir por ejemplo que determinados archivos de nuestro equipo se copien en el servidor, por ejemplo. De esta manera lo que hacemos es asegurarnos que los archivos que hemos cambiado en nuestro equipo, aquellos que hemos modificado también lo harán en el servidor. Continuar leyendo