8 Usos de Evernote para trabajar en equipo.

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Una vez que Evernote abrió la puerta a compartir libretas con otras personas, sus usos y posibilidades se han disparado. Ahora es una mejor herramienta colaborativa que facilita el trabajar en equipo. Si se utiliza con un poco de creatividad y sabe qué hacer con ellas, las aplicaciones de las “notas vivas” son casi inagotables.

Ya sea entre personas que están en una misma oficina o colaborando de forma remota en distnitas partes, brinda jugosas posibilidades para aumentar la Productividad y facilitar el trabajo en común. Además de reducir drásticamente el intercambio (exceso) de información que siempre terminamos por enviar en un email. Un medio torpe, lento e incómodo a la hora de colaborar. Ya es hora de abandonar esta forma caduca y trasnochada de trabajar en equipo.

Evernote en Equipo da para mucho, así que seguramente le dedicaré más entradas con más usos y aplicaciones. De momento y para echar a andar se me ocurren estas…

1- Vuestro delicious en equipo: 

Trabajando en una misma empresa, departamento o proyecto, es muy habitual intercambiar enlaces que os encontráis. Información del sector, artículos de prensa, tutoriales, curiosidades e información útil para todo el equipo. Tradicionalmente enviamos esas cosas en un email («Mira este post!») cuando lo podríamos hacer de forma mucho más eficiente y menos molesta para todos.

Podéis crear una libreta compartida donde todos los miembros del equipo vayan agregando links y páginas interesantes. Será como un centro de referencia con material relevante que podréis actualizar y consultar desde cualquier parte. Y de paso conseguiréis aligerar el número de emails que os enviaís.

2- Contactos y direcciones útiles:

Teléfonos, nombres, cargos, puestos en empresas, nicks en Skype, y hasta mapa de la localización de sus oficinas. En ciertos departamentos (comercial, márketing…) a veces se maneja más información de fuera que de dentro. Generalmente todo se guarda en las clásicas tarjetas de visita. Esto, por espacio, rapidez de consulta y comodidad, es poco eficiente. Y en muchas ocasiones ocurre que en un mismo departamento hay personas que tienen unas tarjetas y otras no; o bien otras están duplicadas.

Se puede crear un gran repositorio central de contactos externos (clientes, partners, proveedores, freelances…), bien introduciéndolos a mano o bien escaneando las correspondientes tarjetas. Aunque más incómodo de primeras, es mejor hacerlo a mano. Podéis crear una nota por cada letra (orden alfabético) y si esa información cambia en el futuro (nuevo móvil o email) y tenéis que modificarla, será cuestión de unos pocos segundos.

Si alguien necesita localizar un nombre, un número de teléfono o el email de tal persona que vino a la empresa el año pasado, será muchísimo más rápido y cómodo. El buscador de Evernote corre que se las pela. Además de poder hacerlo desde cualquier sitio y dispositivo.

3- Caja de brainstorming continuo:

Si trabajáis en un proyecto o en un producto, podéis compartir fácilmente ideas o sugerencias para próximos cambios o mejoras. Esto ofrece grandes posibilidades. Cualquier miembro puede aportar sus ideas, hacerlo desde cualquier sitio, a cualquier hora, y el resto de miembros del equipo puede leer esas ideas cuando quieran (a diferencia del Email, que te llega y siempre te ves obligado a leerlo).

Después, antes de hacer una reunión de brainstorming para analizar próximas ideas, ya conoceréis la mayoría por adelantado, agilizaréis el proceso y perderéis menos tiempo. Más eficiencia.

4- Histórico de cambios y modificaciones:

Si has trabajado o trabajas en un proyecto o desarrollando un producto, sabes la ingente cantidad de cambios y modificaciones que se van realizando. Saber quién hizo qué y cuándo es fundamental a la hora de garantizar el resultado final o el lanzamiento.

Con una sencilla hoja de cambios (podéis utilizar una plantilla o bien una simple tabla formateada), cada uno de los miembros del equipo puede introducir su cambio. Qué hizo, en qué fecha lo hizo, etc. Así, con un rápido vistazo de esa nota viva, siempre en constante cambio, el resto de miembros sabrá las últimas novedades.

5- Notas de reuniones internas:

Uno de los pecados capitales de las reuniones es que no se traducen en acciones. Se habla durante una o dos horas y a la salida la gente no tiene claro qué es lo próximo que hay que hacer. Esto se puede solucionar fácilmente.

A medida que se vayáis acordando cosas (tareas, próximas acciones…), uno de los miembros del equipo puedo ir anotando en una libreta/nota compartida, qué tareas y próximas acciones debe hacer quién y para cuándo. Utilizando una plantilla para reutilizar en cada nueva reunión, podréis poner nombre, fecha y apellidos a vuestras próximas acciones.

La gran ventaja de Evernote te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y esto en un equipo se multiplica por su número de miembros.
 

6- Lista semanal de tareas y acciones:

En linea con el uso anterior, si no utilizáis otra herramienta para gestionar vuestras tareas en grupo, podéis crear una lista semanal de acciones. Más que tareas particulares (que eso debe estar en tu lista personal de tareas), es una relación de fases, etapas o hitos que iréis cerrando en la próxima semana, quincena o mes.

Y cuando se vayan completando las acciones semanales cualquiera de los miembros puede entrar en ese gran tablón comunitario y marcarla como terminada. Así, en un momento dado otro miembro del equipo o el manager puede consultar el estado de los trabajos. Desde el Mac de su casa, el PC de un hotel, su Blackberry en un taxi o un iPad en una reunión.

No es la herramienta definitiva para gestionar proyectos. No es un Basecamp desde luego. Pero para ciertos equipos y departamentos estas soluciones y recursos pueden ser más que suficiente. Y mucho más económico.

7- Reuniones y seguimiento de acciones:

Clientes… o cualquier empresa, equipo o colaborador externo con el que tengáis una relación a medio-largo plazo. Piensa por un momento toda la información que rodea a vuestra relación: toma de contacto, primeras reuniones, acuerdos, datos y teléfonos de contacto, condiciones, acciones y próximos pasos, propuestas, esbozo de contratos, cambios y modificaciones… ¿Dónde metéis todo eso?

Pues en el Email. Precisamente en el peor sitio para gestionar información útil. El peor sitio para compartir, consultar y utilizar la información en equipo. Mediante una libreta compartida en Evernote podréis concentrar en un mismo sitio toda esa información. Y dentro de esa libreta podréis incluir y desglosar la información según vuestras necesidades.

Tendréis, de un solo vistazo, y accesible para todo el equipo y en cualquier momento, una completa radiografía de ese cliente, partner o colaborador. El trabajo en equipo será infinitamente más eficiente para todos.

8- Backup de emails importantes:

Como seguramente sabes, cuando creas una cuenta en Evernote automáticamente se te asigna una dirección de email única. Cualquier mensaje que envíes ahí (de forma directa o en copia oculta) se convertirá automáticamente en una nota. Y en tus mensajes puedes especificar en qué Libreta y qué Etiquetas quieres asignar a esa nueva nota.

Si algún miembro del equipo envía un correo relevante o valioso (temas de contrato, confirmaciones de órdenes de compra, cancelación de servicio, etc), podéis hacer una copia de seguridad en vuestro Evernote. Y no porque se vaya a perder, porque siempre lo tendrás en el Email. Sino porque os interesará tenerlo junto a otra información relevante de ese cliente o ese proveedor.

Esa es la gran ventaja que yo le veo a Evernote: te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y cuando esto lo aplicas a los tres, cuatro o quince miembros del equipo, las ventajas y beneficios se multiplican.