20 claves para gestionar mejor tu tiempo (II)

Estándar

11. Evita la multitarea 

El multitasking o la multitarea es uno de los grandes enemigos de la productividad. Intentamos hacer tantas cosas a la vez que al final no completamos ninguna. En vez de esto, si concentramos todos nuestros sentidos en una única tarea y no la abandonamos hasta que finaliza, nos daremos cuenta de que somos capaces de hacer más cosas en menos tiempo y lo más importante: las haremos mejor.

12. Evita las distracciones

¿Qué es lo que te distrae en tu espacio de trabajo? ¿El teléfono que no deja de sonar? ¿Reuniones y visitas inesperadas? ¿La revisión constantes de tu correo electrónico? Aprende a detectar cuáles son los elementos que te desconcentran, los que te apartan de tu primer objetivo y aprende a neutralizarlos. Si es necesario, apaga el teléfono, desconéctate de Internet, comunica a tus compañeros que no deseas ser molestado, etc.

13. Controla el tiempo

¿Sabes cuánto tiempo inviertes en cada una de tus tareas? En la Red puedes encontrar un gran número de herramientas cuyo propósito no es otro que ofrecerte una panorámica del tiempo que inviertes en cada una de tus actividades.

Puedes por ejemplo, delimitar que sólo deseas pasar una hora al día controlando tu correo electrónico, o que de hecho no puedes invertir más de media hora realizando llamadas. Programas más avanzados como Rescue Time,  pueden restringir el tiempo que pasas navegando en la Red e incluso bloquear algunas webs transcurrido un tiempo determinado.

14. Los detalles son importantes pero no tanto…

No necesitas invertir todo tu tiempo hasta que consigues un trabajo 100% perfecto. Ese documento que estás elaborando no necesita tener sangría de 3 puntos en cada uno de sus párrafos, y puede que no pase nada si te saltas alguna negrita.

Aunque una buena presentación es importante, a veces hay que saber elegir entre terminar el trabajo o enredarnos en miles de pequeños detalles que no siempre son valorados.

15. Prioriza

Teniendo en cuenta que el día tiene sólo 24 horas y que normalmente no vas a poder hacer todo en ese espacio de tiempo, vas a tener que aprender a priorizar. Desde el principio de tu jornada laboral, debes ser capaz de descubrir qué es lo realmente importante y qué otras tareas pueden ser delegadas para otro momento.

Priorizar es aprender también a separar el “grano de la paja” y sobre todo sustituir las tareas urgentes por las importantes. Cuando algo es urgente, es que nuestra priorización de tareas no ha ido todo lo bien que debería.

16. Aprende a delegar

Si objetivamente una tarea puede ser realizada por otra persona de forma eficiente y no necesita de tu supervisión personal, deberías delegarla. Esto te permitirá concentrarte en lo que realmente es importante.

17. Agrupa tareas similares

Es mucho más fácil realizar un buen número de tareas si las agrupamos cuando cumplen con características comunes. Por ejemplo, seremos mucho más eficientes si reservamos un espacio de tiempo a realizar llamadas telefónicas, que si las vamos haciendo a lo largo del día en función del momento que nos apetece o en el que nos acordamos de hacerlo.

De igual modo, podemos reservar un espacio de tiempo para gestionar nuestro correo electrónico, para escribir cartas o para cualquier otra cosa relacionada con nuestro trabajo y que sea repetititva.

18. Lidiar con los ladrones de tiempo

¿Qué es lo que te distrae de lo verdaderamente importante? Puede que sea la visita constante a las redes sociales en las que participas, la lectura indiscriminada de información y noticias, las llamadas telefónicas o la necesidad de controlar continuamente tu bandeja de entrada.

Puedes eliminar de raíz estos ladrones de tiempo si te lo propones. Puedes empezar por eliminar los enlaces a tus sitios favoritos, optar por desconectarte completamente de Internet o restringir las llamadas entrantes… cualquier cosa vale en aras de tu productividad.

19. Corta por lo sano

Uno de los principales motivos por los que “pierdes el tiempo” es porque no sabes (o no te atreves) a “cortar por lo sano”. Reuniones que se alargan innecesariamente podrían ser mucho más cortas si tienes la valentía de levantarte e indicar muy educadamente que tienes que volver a trabajar en un asunto urgente.

20. Descansa

La productividad no está reñida con el descanso. De hecho, lo recomendable es que una vez hayas concluido una tarea importante, te concedas a tí mismo una pausa de diez minutos para despejar la mente y encarar tu nuevo reto con más energía.

Temas relacionados:20 claves para gestionar mejor tu tiempo (I)