Haz tus reuniones más productivas

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Las reuniones de empresa, esa gran asignatura pendiente la cual muy pocos valoramos y que en muchas ocasiones desde el punto de vista empresarial tan poco aportan al desarrollo realmente importante que tenemos que conseguir con ellas.
Normalmente los grandes directivos comentan que la mejor forma de hacer las reuniones importantes es en ambientes distendidos y relajados: campos de golf, yates, comidas o cenas; pero como seguramente no será así en la gran mayoría ¿Cómo podemos conseguir que una reunión se ejecute de la forma más adecuada posible?

Normalmente para llevar a cabo reuniones en nuestra empresa tendremos que tener en cuenta que lo más importante es que sean finalmente muy productivas, por lo que los medios, el canal, la forma y la comunicación previa han de ser fundamentales para conseguir dicho objetivo.
Además debemos de tener en cuenta si hace falta realmente que nos reunamos o no, quizá y gracias a otros canales que no el verbal de una reunión podemos solventar la necesidad que tengamos y además de forma mucho más rápida.
Vamos además a desarrollar los puntos más importantes:

  1. Decidir quienes serán los interlocutores. Quizá sea una reunión con alguien externo a la empresa por lo que también tendremos que contar con sus particularidades.
  1. Una vez decidido el punto anterior, definir el canal por el que convoquemos la reunión a todos los asistentes para hacerles llegar la convocatoria.
  1. Marcar horas fijas de comienzo y salida, por que aunque en ocasiones sean orientativas si nos pueden ayudar a ser más productivos teniendo el cuenta la “presión del reloj”.
  1. Tener en cuenta el fin principal por el que se celebra la reunión; el interesado, que es el que convoca la reunión deberá llevar bien el tema clave para no perder tiempo en otros puntos sin fundamento.
  1. Hacer una conclusión final, de acuerdo con todos los asistentes a la cita y dejando claro cada uno de los puntos de forma oral, así se cerrará todo de forma más estable y cordial.
  1. Tras la reunión pasar todo a un acta escrita y enviarlo a los interesados, es la forma correcta de que queden refrendadas todas las cuestiones que habéis tratado para que así todas las personas posean una idea concisa de la realidad de los acuerdos.

Una pautas bastante sencillas que nos ayudarán a conseguir un nivel de concentración y distribución mucho mejor para realizar reuniones y que además nos evitarán a posteriori tener que realizar contactos extra para recordar las cosas tratadas en las mismas.

5 consejos para escribir mejores mensajes electrónicos

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Para cerrar el mes de la comunicación y de la gestión de los correos a continuación dejo, cinco consejos para escribir mejores mensajes electrónicos:

1. Evite escribir mensajes largos: todo el mundo está ocupado y sin tiempo de sobra. Sea preciso y vaya al grano. Tampoco escriba como un robot; tenga en cuenta que hay un lector humano del otro lado viendo su mensaje.
2. Escriba palabras más adecuadas en el campo del asunto: este punto es muy importante y por eso conviene aprender a redactarlo mejor. Las palabras deben llamar la atención del lector y transmitir algo de lo que contiene el correo electrónico.
3. Sea creativo: la creatividad en el contenido del mensaje puede ser de gran ayuda para captar la atención del lector, sobre todo cuando se está presentando un producto o servicio por esta vía.
4. Personalice los correos electrónicos que envíe: la mayoría de los empresarios no han entendido aún que quien recibe el mensaje es un ser humano. Hay un gran número de mensajes que no van dirigidos a nadie en específico y, aunque no lo sean, parecieran ser correo electrónico no deseados (spam).
5.Verifique el contenido del mensaje antes de pulsar “Enviar”: es el último consejo, pero no el menos importante. Al contrario, quizás sea el que más relevancia tiene. Sin embargo, es el más ignorado. Revise el mensaje escrito antes de enviarlo para evitar errores o situaciones embarazosas.

Fuente: http://www.dumblittleman.com/2011/04/5-awesome-tips-to-write-emails-that.html

Resumen de herramientas de trabajo vistas en el mes de Mayo.

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Como ya os he comentado vamos ir analizando herramientas que nos puede ayudar con la productividad. Las que vamos ir analizando son herramientas que trabajo habitualmente y forman parte ya de mi vida cotidiana.

Desde que hace ahora casi un año que tengo el ipad y que no me separo de el tanto en el trabajo como en la vida personal e incluso ha venido de vacaciones, muchas de las aplicaciones giran en este ámbito por eso os he dejado una lista de las mejores aplicaciones para el ipad, ahora ya es el ipad 2.

Por otro lado también hemos trabajado con Evernote tanto como herramienta como una aplicación para ayudarnos a gestionar con el GTD.

Y una de las herramientas que me parecen importantísima y me ha liberado lo bolsillo pues ahora ya no llevo pendrives, ni cosas raras conectadas a un USB es el Dropbox, hay muchas pero esta me parece sumamente funcional y cada día vamos más hacia la “nube”.

Administrar, organizar, dirigir, gestionar, … parecido pero no es lo mismo

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Cuando se habla de la tarea de dirigir una empresa hay una serie de conceptos que parecen similares pero que en el fondo son disciplinas y tareas distintas que han de llevarse a cabo para lograr los objetivos que nos planteamos. Administrar, organizar, dirigir, gestionar son conceptos que a primer vista parecen ser lo mismo pero que realmente implicar el desarrollo de aspectos vitales para el negocio que siempre debemos tener en cuenta.
Administrar es llevar a cabo aquellos actos que se realizan sobre la empresa con la finalidad de conservarla o explotarla siguiendo la política marcada para alcanzar los objetivos planteados. El fin último que debe perseguir la empresa es su perdurabilidad, la labor de administrar va encaminada a lograrlo.

Organizar es aplicar aquellas proposiciones relacionadas con la naturaleza, la estructura y funcionamiento de los sistemas y grupos humanos y que fija los principios y reglas que han de regir las relaciones dentro de ese sistema.
La labor de dirección está ligada a las técnicas de análisis sobre las decisiones que desarrollan las acciones encaminadas a la consecución del plan común. Dirigir es tomar decisiones y al proceso que lo acompaña, el análisis de las situaciones, la busqueda y valoración de las distintas alternativas, el estudio de las consecuencias, etc.
Gestionar es aplicar las reglas, procedimientos y métodos operativos para llevar a cabo con eficacia las actividades económicas que permiten lograr esos objetivos marcados por la empresa. La gestión tiene que ver con la puesta en práctica de las acciones planificadas y estudiar las desviaciones que se puedan producir sobre el plan trazado.
Al final, la labor de los promotores del negocio, jefes, encargados debe comprender la administración, la organización, la dirección y la gestión de los recursos materiales, inmateriales y humanos con el horizonte de alcanzar esos objetivo

El liderazgo como factor diferencial en la empresa

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Uno de los factores diferenciales por parte de las compañías en los sectores en los que se desarrollan y en el seno de las propias organizaciones es el liderazgo. Por un lado se define el liderazgo como la capacidad para concebir la visión de lo que debe ser la empresa y establecer tanto la misión de la misma dentro de su mercado como las estrategias a seguir para lograrla.
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Humor. Consultor aficionado

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Un buen día decido montar una consultoría, y me lanzo a la búsqueda de clientes a los que ofrecer mis servicios. Harto de dar vueltas por la ciudad en una infructuosa búsqueda de clientes, decido salir y dar un paseo en mi descapotable por el campo.
Tras varios kilómetros me encuentro a un pastor con un rebaño enorme de ovejas pastando. El pastor estaba apoyado a la sombra de un árbol, aparco el coche y me dirijo hacia él.

– Buenas tardes caballero.
– Buenas, ¿qué se le ofrece? 
– ¿Si acierto cuantas ovejas tiene y de que clase? ¿Me daría una? 
– Es bastante improbable, pero venga acepto la apuesta. 
– Tiene usted 315 ovejas churras y 212 merinas. 
– Increíble, ha acertado usted a la primera, adelante coja la oveja que quiera….

Selecciono una de las ovejas u cuando voy hacia el coche, el pastor reclama mi atención.
– Si yo adivino su profesión, ¿me devuelve la oveja y cien euros? 
– De acuerdo. 
– Es usted un consultor aficionado. 
– ¿Como lo ha sabido? 
– Porque ha llegado aquí ofreciéndome un servicio que no he solicitado; me cobra por darme una información que yo ya tenía, y es aficionado porque no tiene ni idea de este campo. 
– ¿Porqué dice que no tengo ni idea? 
– Porque pudiendo escoger cualquiera de las 527 ovejas, se ha llevado al perro.

Copia de seguridad del correo electrónico

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Una de las cuestiones fundamentales para muchos autónomos y empresas es su correo electrónico. En el se almacenan datos e información que puede alargarse unos cuantos años en el tiempo, dependiendo del volumen aportado. Para todos estas empresas cuyo correo, es a la vez su archivo y base de datos por eso es fundamental realizar la copia de seguridad del correo electrónico.
Para ello, existen distintas alternativas para realizar esta tarea, pero en entornos corporativos lo recomendable es realizar la copia de seguridad directamente en nuestro servidor de correo. Pero muchas empresas pequeñas tienen su correo corporativo con su proveedor de alojamiento de su página web y o utilizan un cliente de correo o directamente acceden vía webmail. 

En el caso de tener cliente de correo electrónico no existe mayor problema y la mayoría de las herramientas de copia se seguridad permiten realizar la copia. Continuar leyendo