Getting Things Done. GTD

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Getting Things Done 

“Getting Things Done” es el título de un conocido libro de David Allen y que, además, se constituyó en un nuevo paradigma de gestión del tiempo. La revolución que introduce Allen en la gestión del tiempo es que no presta tanta atención a las prioridades (modelo clásico) sino que focaliza su atención en dos elementos nuevos: control y perspectiva. Desde su punto de vista, cuatro son los elementos que hemos de tener en cuenta: recopilar, procesar, organizar y revisar.

Recopilar

Antes de comenzar una tarea Allen recomienda “recopilar” todo lo que necesites para seguimiento, recordatorio o actuación en lo que Allen llama un “cesto”: puede ser una caja, tu bandeja de entrada, una grabadora de voz, bloc, portátil, pda o una combinación de ellos a tu comodidad. Sea lo que sea, hemos de tener una visión en perspectiva de todos los elementos que poseemos.

Procesar

Procesar correctamente los elementos que poseemos es una de las tareas más importantes. Allen sugiere que “procesemos” únicamente un elemento a la vez, comenzando siempre desde el principio, y sin marcha atrás (una vez que empezamos no podemos posponerlo para otro momento). Si uno de los elementos requiere una acción, tres son las posibilidades: realizarla (si lleva menos de dos minutos), delegarla, o posponerla. Si el elemento que estamos procesando no requiere ninguna acción por nuestra parte, las posibilidades son: archivarlo, desecharlo o dejarlo en estado latente.

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Organizar

Representa en núcleo central del GTD. Básicamente, Allen describe un conjunto de listas sugerido que podemos usar para llevar un seguimiento de los items que requieren atención. De esta forma, nos sugiere elementos como “Próxima acción”“Proyectos” (cada bucle de trabajo que requiere más de una acción física), “En Espera” (cuando hemos delegado una acción importante y nos mantenemos a la espera) y “Puede que algún día”.

Un ejemplo de “Próxima acción” podría ser el siguiente: si el item es “Escribir un informe del proyecto”, la siguiente acción podría ser “poner un email a Juan para cerrar una entrevista”, o “Llamar a Luís para pedirle los requerimientos del informe” Aunque haya muchos pasos y acciones requeridas para completar la tarea, siempre habrá algo concreto que podamos hacer en primer lugar.

Todo este trabajo que realizamos a la hora de organizar, requiere un archivo del que “podamos tirar” siempre que lo necesitemos, sin perder tiempo. Por ello, Allen propone mantener un único sistema de archivo organizado alfabéticamente para poder archivar y recuperar la información que necesitemos lo más rápida y fácilmente posible.

Es aquí, en este sistema de archivado y recuperación, donde se han popularizamos herramientas on-line como las conocidas To-Do Lists. Algunos ejemplos de To-Do Lists con “Remeber the Milk” o Task Manager de Gmail.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios servirán de poco si no los revisas al menos diariamente, o cada vez que dispongas de tiempo. De acuerdo al tiempo, energía y recursos de que dispongas en cada momento, decide qué es lo más importante que puedes estar haciendo en ese momento, y hazlo.