20 claves para gestionar mejor tu tiempo (I)

1. Crea un plan diario
Si nunca tienes “tiempo para nada” está claro que necesitas un plan. No te llevará más de cinco minutos crear uno. Basta que anotes en un cuaderno qué es lo que quieres hacer durante el día. Escríbelo a primera hora de la mañana, en cuanto llegues a tu oficina o aún mejor, a última hora de la noche, antes de irte a dormir. Tener un plan previo te ayudará a focalizar tus objetivos.

2. Cada tarea a su tiempo

Te en cuenta que no puedes tardar horas en algo que deberías solucionar en minutos. En el plan del que hablábamos en el punto anterior podrías detallar que la tarea X debe ser finalizada antes de las 10.30, la tarea Y antes de las 15.00 horas y finalmente la tarea Z antes de las 18.00. Intenta comprometerte con estos horarios y descubrirás que en realidad, tienes tiempo para todo.

3. Utiliza un calendario

Un calendario es una herramienta esencial para descubrir en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo “productivo”. Marca en “rojo” las fechas importantes, las deadlines, ese momento del que no puedes pasar. Intenta utilizar una herramienta que te permita permanecer conectado en cualquier situación, como por ejemplo Google Calendar u otra aplicación que sincronice los cambios con tu teléfono móvil.

4. Organiza tus tareas

Además del calendario, necesitas un sistema para organizar tus tareas. Si estás interesado en el GTD (Getting Things Done) puedes comenzar por probar un sencillo sistema de tareas o un organizador de notas personales. En Internet puedes encontrar decenas de soluciones on-line y off-line que te pueden ayudar, tanto gratuitas como de pago.

5. Conoce tus fechas límite

¿Sabes cuándo deberías entregar ese proyecto? ¿Trabajas en función de las fechas de entrega, o por el contrario, improvisas sobre la marcha? No dejes que tu flujo de trabajo de vea influido por la casualidad y los avatares diarios. Como indicábamos antes, marca con rojo esas fechas importantes y trabaja en función de las mismas.

6. Aprende a decir NO

Si conoces cuáles con tus prioridades, pronto aprenderás a decir NO a encargos inoportunos. No hace falta ser maleducado para ello. Con un poco de tacto podemos hacer ver a nuestro interlocutor que nuestro trabajo es lo más importante en ese preciso momento, y que su petición tendrá que esperar hasta que termines. Las constantes interrupciones lastran nuestro trabajo y son una de las principales causas de la “falta de tiempo”.

7. Comprométete a ser puntual

Si normalmente llegas tarde a todas tus citas es evidente que hay algo que está fallando. ¿Qué es lo que te hace ser impuntual? ¿Es falta de previsión o hay algo en tu actitud que no te “permite” llegar  a tiempo? Comprométete a ser puntual con todo el mundo, hasta en las ocasiones más nimias y descubrirás que al final se sobra el tiempo.

8. Respeta un horario

No por pasar más horas en la oficina estás trabajando más, o mejor. La productividad media en nuestro país es una de las más bajas de Europa pero sin embargo, los españoles pasamos más horas que nadie en la oficina.

Está claro que hay algo que falla y la cultura de “calentar la silla”  no parece ser la mejor para conciliar nuestra vida personal y profesional. Si eres productivo, descubrirás que eres capaz de cumplir con todos tus compromisos durante el horario de trabajo, y las largas noches “de oficina” pasarán a ser historia.

9. Un reloj siempre a la vista

A veces estamos tan enfrascados en nuestro trabajo que perdemos la noción del tiempo, descuidando algunas tareas importantes que debemos llevar a cabo a lo largo del día. Para evitar esto, nada mejor que colgar un gran reloj de pared en un sitio bien visible.

10. Recordatorios 15 minutos antes

La mayoría de las aplicaciones de calendario y agenda ofrecen la posibilidad de avisarnos con cierta antelación antes de la llegada de un evento importante. Si tienes una reunión a la que no puedes faltar no te olvides de activar esta función y llegarás totalmente preparado.