Getting Things Done. GTD

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Getting Things Done 

“Getting Things Done” es el título de un conocido libro de David Allen y que, además, se constituyó en un nuevo paradigma de gestión del tiempo. La revolución que introduce Allen en la gestión del tiempo es que no presta tanta atención a las prioridades (modelo clásico) sino que focaliza su atención en dos elementos nuevos: control y perspectiva. Desde su punto de vista, cuatro son los elementos que hemos de tener en cuenta: recopilar, procesar, organizar y revisar.

Recopilar

Antes de comenzar una tarea Allen recomienda “recopilar” todo lo que necesites para seguimiento, recordatorio o actuación en lo que Allen llama un “cesto”: puede ser una caja, tu bandeja de entrada, una grabadora de voz, bloc, portátil, pda o una combinación de ellos a tu comodidad. Sea lo que sea, hemos de tener una visión en perspectiva de todos los elementos que poseemos.

Procesar

Procesar correctamente los elementos que poseemos es una de las tareas más importantes. Allen sugiere que “procesemos” únicamente un elemento a la vez, comenzando siempre desde el principio, y sin marcha atrás (una vez que empezamos no podemos posponerlo para otro momento). Si uno de los elementos requiere una acción, tres son las posibilidades: realizarla (si lleva menos de dos minutos), delegarla, o posponerla. Si el elemento que estamos procesando no requiere ninguna acción por nuestra parte, las posibilidades son: archivarlo, desecharlo o dejarlo en estado latente.

productividad

Organizar

Representa en núcleo central del GTD. Básicamente, Allen describe un conjunto de listas sugerido que podemos usar para llevar un seguimiento de los items que requieren atención. De esta forma, nos sugiere elementos como “Próxima acción”“Proyectos” (cada bucle de trabajo que requiere más de una acción física), “En Espera” (cuando hemos delegado una acción importante y nos mantenemos a la espera) y “Puede que algún día”.

Un ejemplo de “Próxima acción” podría ser el siguiente: si el item es “Escribir un informe del proyecto”, la siguiente acción podría ser “poner un email a Juan para cerrar una entrevista”, o “Llamar a Luís para pedirle los requerimientos del informe” Aunque haya muchos pasos y acciones requeridas para completar la tarea, siempre habrá algo concreto que podamos hacer en primer lugar.

Todo este trabajo que realizamos a la hora de organizar, requiere un archivo del que “podamos tirar” siempre que lo necesitemos, sin perder tiempo. Por ello, Allen propone mantener un único sistema de archivo organizado alfabéticamente para poder archivar y recuperar la información que necesitemos lo más rápida y fácilmente posible.

Es aquí, en este sistema de archivado y recuperación, donde se han popularizamos herramientas on-line como las conocidas To-Do Lists. Algunos ejemplos de To-Do Lists con “Remeber the Milk” o Task Manager de Gmail.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios servirán de poco si no los revisas al menos diariamente, o cada vez que dispongas de tiempo. De acuerdo al tiempo, energía y recursos de que dispongas en cada momento, decide qué es lo más importante que puedes estar haciendo en ese momento, y hazlo.

Libros y fábulas recomendados del mes de Abril.

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Como libro TOP y por el que buena parte de trabajo, vida holistica se refiere y ya os mencionado en varios blogs a lo largo del mes es el siguiente: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

En el apartado de organización empezamos con de GTD es una traducción al castellano pero de gran utilidad y se llama  Organizate con Eficacia que en la versión original se llama GTD. Y como en todas partes hay un segundo libro que gestión eficaz.

Y por ultimo comentar la fabula de los cerdos y las gallinas.

Hasta el mes que viene que trabajaremos dos libros más y algún que otro cuento o fábula.

Resumen de cosas…………..de abril. Entretenimiento multimedia Vídeos.

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Este mes os he puesto un video sobre liderazgo en las aves donde vemos lo importante que es mantener el control, mando y el liderazgo sobre todo hacia un objetivo comun.

También hemos vistos como aplican el diente de sierra del libro de los 7 Hábitos las águilas para empezar de nuevos y ser así utiles otra vez.

Una forma de vida como la del movimiento slow que nos lleva a tomarnos la vida de otra manera.

Y como vídeos de organización hemos puesto los del GTD para ayudar y entender como se organiza uno con eficacia. video 1, video 2.

Y como película recomendada sobre el liderazgo tenemos ha Gladiador..

Y esto es lo que ha dado el mes en temas de video.

20 claves para gestionar mejor tu tiempo (I)

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1. Crea un plan diario
Si nunca tienes “tiempo para nada” está claro que necesitas un plan. No te llevará más de cinco minutos crear uno. Basta que anotes en un cuaderno qué es lo que quieres hacer durante el día. Escríbelo a primera hora de la mañana, en cuanto llegues a tu oficina o aún mejor, a última hora de la noche, antes de irte a dormir. Tener un plan previo te ayudará a focalizar tus objetivos.

2. Cada tarea a su tiempo

Te en cuenta que no puedes tardar horas en algo que deberías solucionar en minutos. En el plan del que hablábamos en el punto anterior podrías detallar que la tarea X debe ser finalizada antes de las 10.30, la tarea Y antes de las 15.00 horas y finalmente la tarea Z antes de las 18.00. Intenta comprometerte con estos horarios y descubrirás que en realidad, tienes tiempo para todo.

3. Utiliza un calendario

Un calendario es una herramienta esencial para descubrir en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo “productivo”. Marca en “rojo” las fechas importantes, las deadlines, ese momento del que no puedes pasar. Intenta utilizar una herramienta que te permita permanecer conectado en cualquier situación, como por ejemplo Google Calendar u otra aplicación que sincronice los cambios con tu teléfono móvil.

4. Organiza tus tareas

Además del calendario, necesitas un sistema para organizar tus tareas. Si estás interesado en el GTD (Getting Things Done) puedes comenzar por probar un sencillo sistema de tareas o un organizador de notas personales. En Internet puedes encontrar decenas de soluciones on-line y off-line que te pueden ayudar, tanto gratuitas como de pago.

5. Conoce tus fechas límite

¿Sabes cuándo deberías entregar ese proyecto? ¿Trabajas en función de las fechas de entrega, o por el contrario, improvisas sobre la marcha? No dejes que tu flujo de trabajo de vea influido por la casualidad y los avatares diarios. Como indicábamos antes, marca con rojo esas fechas importantes y trabaja en función de las mismas.

6. Aprende a decir NO

Si conoces cuáles con tus prioridades, pronto aprenderás a decir NO a encargos inoportunos. No hace falta ser maleducado para ello. Con un poco de tacto podemos hacer ver a nuestro interlocutor que nuestro trabajo es lo más importante en ese preciso momento, y que su petición tendrá que esperar hasta que termines. Las constantes interrupciones lastran nuestro trabajo y son una de las principales causas de la “falta de tiempo”.

7. Comprométete a ser puntual

Si normalmente llegas tarde a todas tus citas es evidente que hay algo que está fallando. ¿Qué es lo que te hace ser impuntual? ¿Es falta de previsión o hay algo en tu actitud que no te “permite” llegar  a tiempo? Comprométete a ser puntual con todo el mundo, hasta en las ocasiones más nimias y descubrirás que al final se sobra el tiempo.

8. Respeta un horario

No por pasar más horas en la oficina estás trabajando más, o mejor. La productividad media en nuestro país es una de las más bajas de Europa pero sin embargo, los españoles pasamos más horas que nadie en la oficina.

Está claro que hay algo que falla y la cultura de “calentar la silla”  no parece ser la mejor para conciliar nuestra vida personal y profesional. Si eres productivo, descubrirás que eres capaz de cumplir con todos tus compromisos durante el horario de trabajo, y las largas noches “de oficina” pasarán a ser historia.

9. Un reloj siempre a la vista

A veces estamos tan enfrascados en nuestro trabajo que perdemos la noción del tiempo, descuidando algunas tareas importantes que debemos llevar a cabo a lo largo del día. Para evitar esto, nada mejor que colgar un gran reloj de pared en un sitio bien visible.

10. Recordatorios 15 minutos antes

La mayoría de las aplicaciones de calendario y agenda ofrecen la posibilidad de avisarnos con cierta antelación antes de la llegada de un evento importante. Si tienes una reunión a la que no puedes faltar no te olvides de activar esta función y llegarás totalmente preparado.

Resumen de cosas…………..de abril. La vida de Jefe y su liderazgo.

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Como es en este apartado donde más interviene el liderazgo vamos ir tocando los temas que hemos visto durante este mes.

Hemos puesto una presentación donde se aprecia y podemos aprender de las aves lo importante que es el liderazgo,

Lo primero que tiene que tener un Jefe es un buen equipo, para ello hay formarlo yo uso las tecnias de Luis Huete sobre la personalidad. Esto me ayuda a estructurar el departamento a crear equipos más motivados, innovadores,………

Cuando tengo el equipo a marcha de crucero digo esto porque navegamos todo con un único fin, un único destino pues comparto los objetivos míos personales con los del equipo.

Para llegar a este estado de madurez como mando han pasado unos años pues el entender a el Jefe y ser lo tiene sus puntos de equilibrio que pasan sobre todo por la organización, efectividad y dar ejemplo para ello me ha ayudado mucho el libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Por que digo esto pues por que llevar la vida laboral y la personal requiere un esfuerzo en la hora de conciliación y una vez mas los 7 hábitos me ha ayudado para ello uso el teletrabajo, la información en cualquier lugar…….

Y que le pederia yo a mi jefe pues dar ejemplo y que reúna los siguiente requisitos de buen Jefe tambien esto hace que se un buen jefe y una buena persona. y no pensar en lo pesado y coñazo que puede ser lo que me lleva a tener una habilidades para saber tratarlo.

Sobre el liderazgo del futuro hay que tener en cuenta que cada vez tenemos que ser mas asertivos, escuchar organizar, respetar……… , por tanto tenemos que tener una serie de atributos como jefe, desarrollar habilidades.

Sobre liderazgo, management, gestión de personas y equipos seguiremos hablando pues es un tema apasionante como difícil pues ante todo trabajamos con personas.

Pues es muy importante trabajar tal como dice el libro de dentro hacia fuera como persona. Esto nos ayuda a mantener el liderazgo como profesionales, sin descuidar la familia, los amigos, como lo que esto haciendo en estos momentos compartir mi información hacia fuera.

Bueno para terminar espero que te haya servido esta aportación para ser un poco mejor cada día y sobre todo más feliz, pues con mala…… no se llega a ningún sitio.

Todos intentare toca el tema de liderazgo espero que te guste.

Resumen de cosas…………..de abril. La organización personal.

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Durante todo el mes de abril hemos estado viendo formas de organizarse en concreto hemos visto todo lo relacionado con el GTD como uno de los más efectivos también hemos visto el Pomodoro como un técnica de organización.

Hemos visto como organizar con eficacia, que es como se ha traducido al castellano el libro de David Allen el padre del GTD, Los temas que hemos tratado son:

Para ello hemos visto dos videos sobre el GTD, Video 1 y Video 2.

También te muestro algunas de las herramientas que uso a diario, como son Oninifocus, Things.

En el ejemplo de como organizar el día a día hemos dado unas recomendaciones de como gestionar el trabajo en Semana santa y como trabajar con el corrreo.

Espero que te haya servido este monográfico sobre el GTD pero tal com te he comentado hay otros metodos que ayudan y se complementan. A mi particularmente este método me va muy bien y encaja con la forma  de trabajo pero reconozco que uso tambien el Pomodoro para acotar las tareas en unidades de tiempo y uso el esquema de los 10 mandamientos de la organización.

El objetivo primordial en mi organización diaria es el la eficacia, y para ello intento no procastinar y ser lo más productivo posible.