Organizar con eficacia, El lugar de trabajo.

Estándar

Ahora que llegan las vacaciones y quiere ordenar o preparar tu puesto para hacer teletrabajo para septiembre para así ir compaginando la vuelta al trabajo sin traumas hasta que empiezen los niños el colegio ve organizando tu espacio de trabajo, tu lugar de inspiración, tu espacio zen laboral…….

A continuación he recogido algunos puntos que te pueden ser interesantes:

Como crear un espacio de trabajo perfecto.

Normalmente no podemos cambiar el espacio en el que trabajamos en nuestra oficina, pero seguramente sí que podamos hacerlo en casa. En este sentido, podemos transformar un espacio de trabajo caótico, en otro en el que realmente apetezca sentarse a trabajar.

En MuyPymes han elaborado una pequeña guía que contiene algunas de las recomendaciones básicas para mantener un espacio de trabajo organizado, que es el primer paso para un espacio en el que poder dar rienda suelta a nuestra creatividad.

Olvídate de los bolígrafos que no necesitas
Algunas personas literalmente acumulan decenas de bolígrafos, lápices, rotuladores y portaminas sobre su mesa, concentrados en botes o esparcidos directamente sobre la superficie de trabajo.

Básicamente todos estos bolígrafos de más, simplemente estorban, no los necesitamos. Asegúrate que cuentas únicamente con uno o dos bolígrafos para trabajar y literalmente “recicla” el resto.

Un lugar para todas tus “cosas”
Tus llaves, tu smartphone, tu cartera, manos libres, etc. deben de tener un lugar único y localizado en tu escritorio. Una buena solución es dedicar un cajón en exclusiva para todos los objetos que llevamos encima.
Otra buena idea es contar con un gran vacía-bolsillos, ya que si el tamaño de nuestro escritorio nos lo permite, siempre tendremos esos objetos más a mano.

Sitúa los objetos según su frecuencia de uso

Antes de que tu escritorio se convierta en una auténtica leonera, deberías aprender a situar los objetos teniendo en cuenta un orden determinado. En este sentido lo ideal es organizar nuestra mesa siguiendo un criterio basado en la frecuencia de uso.

De nada nos sirve acumular cerca de nosotros carpetas y documentos que apenas consultamos, mientras que tenemos que estirar el brazo cada vez que suena el teléfono.

Elimina los aparatos electrónicos innecesarios

El router adsl, el disco duro externo, esa batería extra, etc. son aparatos que en ningún caso deberían situarse encima de la mesa.

No sólo ocupan sitio, sino que además no tienen ninguna función sobre nuestra mesa, por lo que deberíamos hacer lo posible por colocarlos en otro lugar.

Facilita el acceso a tu archivo
Lo ideal es que si la situación lo permite, no tengamos que levantarnos para acceder a nuestro archivo. De hecho, si realmente necesitamos contar con un mueble archivador, deberíamos situarlo aprovechando alguna de las esquinas que dan acceso a nuestra mesa de trabajo, de forma que el proceso de archivado y búqueda de información sea lo más rápido.

Escanea tus documentos
En otras ocasiones desde  MuyPymes se han comentado las ventajas que se derivan de tener una oficina sin papel, y cómo invirtiendo en tecnología podemos ahorrar en costes de espacio y en tiempo, consiguiendo además ser más productivos y organizados.

Limpieza de nuestro espacio
Si trabajamos por nuestra cuenta, normalmente seremos nosotros los encargados de mantener limpio nuestro espacio de trabajo.

En este sentido, si por ejemplo utilizamos un producto para limpiar madera y un trapo como norma general no está demás que mantengamos ambos objetos a mano, de modo que casi inconscientemente limpiemos nuestro espacio con más frecuencia. posible.

Cuaderno de notas

A lo largo de nuestra jornada laboral apuntamos números de teléfono, direcciones postales, números de vuelo, tareas pendientes, etc.

Muchos apuestan por los “prácticos” post it para llevar esto a cabo, y otros apuntan la información en el primer trozo de papel que tienen a mano en este momento.

Lo ideal es disponer de un cuaderno de notas (como un moleskine), o incluso una aplicación con la que gestionar todas las notas que almacenamos a lo largo del día.

Organiza los cables
Si existe un elemento que realmente es capaz de dar al traste con toda nuestra organización es seguramente, la gran cantidad de cables que surcan nuestro escritorio, recorriéndolo de abajo a arriba, en diagonal, espiral, etc.

El primer consejo que podemos ofreceros en este punto es optar por todos los componentes electrónicos inalámbricos que os sea posible: routers, teclados, ratones, discos duros externos, etc. Cuanto menos cables tengamos en nuestra mesa, mejor trabajaremos, así de sencillo.

Para lo cables que no podamos organizar de este modo, recomendamos optar por prácticos organizadores que se acoplan a las mesas y que pueden encontrarse fácilmente en ferreterías o incluso en Ikea.

Más cajones
Uno de los principales inconvenientes de las nuevas mesas “de diseño” es que realmente suelen prestar muy poca atención a los cajones. Muchos modelos no los incluyen, y otros incluyen tan pocos, o son tan pequeños, que su utilidad es reducida.

En este punto debemos aprovechar el espacio libre que tengamos para crear nuevos “cajones”. Algunos, fabricados en plástico o metacrilato, podemos “encajarlos fácilmente” en una estantería, o apilarlos junto a nuestra mesa. Otra opción es adquirir directamente una cajonera (las hay incluso con ruedas) que podamos disponer en cualquier lugar.
Luz
Asegúrate que tu espacio de trabajo recibe la cantidad de luz apropiada. Si es posible, intentan trabajar junto a una ventana que deje pasar la luz natural.

Evaluación
Una vez que hemos decidido dar el paso y ser realmente organizados, debemos comprometernos también a mantener el orden que hemos creado en un “momento de inspiración”.

De nada sirve ordenar todo un día si a la semana siguiente volvemos a nuestro caos habitual. En este sentido, una buena práctica consiste en reservar un espacio de tiempo cada semana (5 minutos) para volver a repasar la organización de nuestra mesa.