Productividad y correo electrónico no son buenos amigos

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No se por qué tengo la sensación de que estamos llegando a un abuso de las herramientas informáticas y parece que podemos llegar a convertir una herramienta como el correo electrónico en algo que nos da más trabajo del que nos quita. En estas fechas parece que productividad y correo electrónico no son buenos amigos.
Ya hemos hablado en alguna ocasión de buscar alguna alternativa para intentar reducir el correo electrónico, y cómo trabajar de una forma colaborativa nos puede despejar el bosque de correos recibidos a lo largo del día, dejando el correo electrónico sólo para aquellas cuestiones importantes y evitando las notificaciones que podemos realizar por otros medios. 

Ahora que es época de vacaciones, siempre que volvemos de una ausencia se suele pasar la mañana de vuelta sólo para leer el correo. Y es que creo que el Spam se genera en muchas empresas de forma endógena al abusar del uso del correo para todo tipo de comunicaciones. ¿Cuántos de los correos recibidos a lo largo del día en nuestra propia organización son completamente inútiles?
De nada sirve haber puesto el asistente informando a nuestros remitentes que estamos fuera de la oficina. Como estamos dentro de X listas de correo, que siguen funcionando, enviando los correos que van dirigidos a todo el grupo en el cual estamos incluidos. Finalmente cuando volvemos al trabajo nos dedicamos gran parte de la primera mañana de vuelta a “limpiar” el correo y ponernos al día.
Deberían existir unas políticas corporativas con el uso del correo electrónico mucho más estrictas de lo que son actualmente para que todos los trabajadores sean conscientes de que sólo se debe usar el correo para cuestiones algo más importantes que avisar que salimos a tomar café. Quizás tendríamos que diferenciar entre cuestiones a corto plazo, que se resuelven en el mismo día, y a largo plazo.
Las cuestiones de corto plazo, que se solucionarán en el día se pueden resolver con el uso de redes sociales, tipo Twitter o Yammer si lo utiliza la empresa o mediante mensajería instantánea interna en la empresa. Si son cuestiones que se alargan en el tiempo tal vez sería mejor tratarlas en documentos tipo Wiki, y utilizar el correo más como herramienta secundaria que tratar todos los temas a través del correo. ¿Qué os parece a vosotros? ¿No os parece que el correo electrónico puede llegar un punto de gestión que nos da más trabajo del que nos quita?

Por qué la gente inteligente forma pésimos equipos

¿Le ha ocurrido que coloca a un grupo de personas inteligentes en una sala, les pide que resuelvan un problema, y terminan disolviéndose en la idiotez? Quizás sea una exageración, pero todos hemos visto gente inteligente que no trabaja bien en equipo. Esto ocurre porque, según una reciente investigación, la inteligencia cruda no tiene mucho que ver con el desempeño en equipos.
La investigación consistió en colocar a 700 personas en grupos de entre dos y cinco, a los que plantearon diversos problemas a resolver – juegos, rompecabezas, negociaciones, análisis lógico, etc. Entre sus hallazgos:
Abril 11, 2011
– La inteligencia individual no afecta al desempeño: la inteligencia promedio de los miembros del equipo no estaba relacionada con el desempeño del equipo. Es decir, si usted tiene un equipo con dificultades para resolver un problema, agregar a un par de personas inteligentes no ayudará.
– La inteligencia emocional (EQ) es más importante que el coeficiente intelectual (IQ): la buena comunicación y coordinación son lo que hacen funcionar bien a un equipo. Para eso necesita gente que sea buena para leer y responder ante las emociones de los demás. Los equipos que contaban con al menos una persona con buenas habilidades de este tipo, tuvieron mejor desempeño.
– Las personalidades fuertes afectan el desempeño: aquellos grupos en los que una persona dominaba la conversación o la toma de decisiones, o en los que no se turnaban adecuadamente, tuvieron el peor desempeño.
Para crear equipos emocionalmente inteligentes, los autores del estudio sugieren incluir mujeres. Estas son percibidas como socialmente sensibles y más orientadas hacia la comunidad.
Otros consejos de los expertos para crear equipos más capaces, felices y exitosos incluyen 1) crear oportunidades para que los miembros del equipo expresen sus sentimiento y para que los demás respondan ante ellos, 2) estimular encuentros cara a cara siempre que sean posibles (expresar emociones por teléfono o e-mail es difícil o imposible) y 3) cultivar un ambiente de trabajo en el que las experiencias de los miembros de equipos sean reconocidas y entendidas.

http://www.bnet.com/blog/business-research/why-smart-people-make-lousy-teams/1284?tag=sec-river1

Un reto para el 201X: La oficina sin papel.

En pleno siglo XXi cuando conceptos como correo electrónico o documento digital están a la orden del día, la inmensa mayoría de las pymes españolas siguen atadas al papel lo cual no sólo supone un coste medio ambiental sino también económico y logístico muy importante.

Sin embargo hace años que es posible gestionar toda una oficina sin necesidad de imprimir una sola hoja de papel. En muchos eventos de tecnología nos muestran todo lo que se necesita para convertir vuestra oficina o vuestro hogar en un espacio “paperless”. A continuación veremos algunos componentes de este vocablo del siglo XXI

Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicada de llevar a la práctica si antes no realizamos una planificación concienzuda de lo que necesitamos. Es verdad que al principio nos costará poner en marcha un espacio completamente exento de papel, pero cuando asumamos algunos hábitos y rutinas básicas pronto descubriremos sus beneficios, que pasan por un ahorro de dinero, espacio y tiempo de búsqueda, además de un mayor respeto por el medio ambiente. Para conseguir lo que los americanos definen como “going paperless” necesitamos los siguientes elementos:

Escáner

Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Sin embargo, antes de lanzarnos a la compra de un modelo en particular deberemos considerar la forma en la que vamos a organizar los documentos “escaneados” en nuestro ordenador, si el software de gestión documental que tenemos en mente es compatible con la máquina que habíamos pensado comprar o cuál es el aparato más indicado para el tipo de documentos que queremos digitalizar. En este último punto tenemos tener en cuenta las siguientes variables:

Alimentación manual o automática
Lo escáneres más sencillos, normalmente destinados al mercado de consumo son los conocidos como escáneres planos. Aunque la resolución de imagen que obtienen en muchos casos es muy superior al de los escáneres destinados a las oficinas, el principal escollo que presentan es que si debemos escanear muchos documentos, o un documento que contenga varias páginas, esta labor puede volverse bastante tediosa, ya que deberemos estar pendientes constantemente del trabajo de escaneo.

Por otro lado, en el mercado podemos encontrar escáneres de alimentación automática (con una bandeja que nos permite introducir decenas de páginas) y que puede ser una buena opción si lo que demandamos es un trabajo rápido y eficaz.

1. Capacidad de reducir el papel al tamaño de un confeti: las antiguas destructoras de papel se limitaban a separar los documentos en finas tiras que en caso de acabar en malas manos podían ser fácilmente reconstruidas. Las modernas en cambio son capaces de separar el papel en partes que no superar los cinco milímietos cuadrados.

2. Capacidad para destruir sobres enteros: con frecuencia recibiremos sobres que no necesitaremos abrir para enteder que no nos interesa su contenido. En este sentido, podemos optar por destructoras que son capaces de destruir sobres enteros sin que tengamos la necesidad de abrirlos.

3. Capacidad para destruir CDs y tarjetas de crédito.

Gestión de la seguridad

Invertir en una oficina sin papel implica entre otras cosas que todos nuestros documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado, bien en un disco duro, bien en un servidor.

Esto significa que si por alguna razón nos roban el ordenador, sufrimos una grave indicencia en la oficina o un virus se cuela en nuestro sistema, la cantidad (y calidad) de datos que podemos perder o que pueden caer en manos inapropiadas puede ser realmente importante.

En este sentido antes siquiera de comenzar a escanear documentos deberemos implantar una buena política de copias de seguridad, que pasan no sólo por realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización (bien en otro disco duro, bien en la nube) sino protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros.

Sistema de gestión documental

Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documentos debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.

Tanto Windows como Mac OS X disponen de funciones avanzadas de búsqueda, que incluyen entre otras cosas la localización de archivos en función de sus tags o de su descripción (deberemos implantar una buena política de etiquetado de archivos). Otra buena alternativa es contar con el buscador de documentos desarrollado por Google (Google Desktop Manager) que convierte nuestro PC en un pequeño buscador que indexa los nuevos archivos a intervalos de tiempo regulares.

No obstante existen gestores documentales mucho más avanzados. Algunos de comercializan junto a los propios escáneres, e incluyen entre otras cosas la capacidad de reconocer el texto de un documento como parámetro para una posible búsqueda.

Monitor de alta resolución

Si vamos a trabajar únicamente con documentos digitales haremos bien en no escatimar el dinero invertido en un buen monitor. Lo ideal es contar con un monitor cercano a las 30 pulgadas, de forma que podamos cotejar simultáneamente varios documentos y que sea además de alta definición (mucho más apropiados cuando vamos a pasar varias horas frente a una pantalla).

Smartphones o eBooks

En ocasiones realmente tenemos la necesidad de imprimir una página. Puede que necesitemos llevar con nosotros una tarjeta de embarque, un mapa, unas direcciones, etc.

Si realmente queremos prescindir del papel podemos optar por utilizar bien nuestro smartphone (la mayoría disponen de aplicaciones que nos permiten almacenar y gestionar nuestros documentos) o incluso un lector de eBooks que tenga la capacidad para leer archivos PDF.

Firma digital

Como colofón a todo lo comentado hasta ahora, necesitaremos contar con un módulo de firma digital con la que poder emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por la distintas administraciones públicas. Para ello necesitaremos en primer lugar solicitar un certificado digital a una de las entidades emisiores y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado

Organizar con eficacia, El lugar de trabajo.

Ahora que llegan las vacaciones y quiere ordenar o preparar tu puesto para hacer teletrabajo para septiembre para así ir compaginando la vuelta al trabajo sin traumas hasta que empiezen los niños el colegio ve organizando tu espacio de trabajo, tu lugar de inspiración, tu espacio zen laboral…….

A continuación he recogido algunos puntos que te pueden ser interesantes:

Como crear un espacio de trabajo perfecto.

Normalmente no podemos cambiar el espacio en el que trabajamos en nuestra oficina, pero seguramente sí que podamos hacerlo en casa. En este sentido, podemos transformar un espacio de trabajo caótico, en otro en el que realmente apetezca sentarse a trabajar.

En MuyPymes han elaborado una pequeña guía que contiene algunas de las recomendaciones básicas para mantener un espacio de trabajo organizado, que es el primer paso para un espacio en el que poder dar rienda suelta a nuestra creatividad.

Olvídate de los bolígrafos que no necesitas
Algunas personas literalmente acumulan decenas de bolígrafos, lápices, rotuladores y portaminas sobre su mesa, concentrados en botes o esparcidos directamente sobre la superficie de trabajo.

Básicamente todos estos bolígrafos de más, simplemente estorban, no los necesitamos. Asegúrate que cuentas únicamente con uno o dos bolígrafos para trabajar y literalmente “recicla” el resto.

Un lugar para todas tus “cosas”
Tus llaves, tu smartphone, tu cartera, manos libres, etc. deben de tener un lugar único y localizado en tu escritorio. Una buena solución es dedicar un cajón en exclusiva para todos los objetos que llevamos encima.
Otra buena idea es contar con un gran vacía-bolsillos, ya que si el tamaño de nuestro escritorio nos lo permite, siempre tendremos esos objetos más a mano.

Sitúa los objetos según su frecuencia de uso

Antes de que tu escritorio se convierta en una auténtica leonera, deberías aprender a situar los objetos teniendo en cuenta un orden determinado. En este sentido lo ideal es organizar nuestra mesa siguiendo un criterio basado en la frecuencia de uso.

De nada nos sirve acumular cerca de nosotros carpetas y documentos que apenas consultamos, mientras que tenemos que estirar el brazo cada vez que suena el teléfono.

Elimina los aparatos electrónicos innecesarios

El router adsl, el disco duro externo, esa batería extra, etc. son aparatos que en ningún caso deberían situarse encima de la mesa.

No sólo ocupan sitio, sino que además no tienen ninguna función sobre nuestra mesa, por lo que deberíamos hacer lo posible por colocarlos en otro lugar.

Facilita el acceso a tu archivo
Lo ideal es que si la situación lo permite, no tengamos que levantarnos para acceder a nuestro archivo. De hecho, si realmente necesitamos contar con un mueble archivador, deberíamos situarlo aprovechando alguna de las esquinas que dan acceso a nuestra mesa de trabajo, de forma que el proceso de archivado y búqueda de información sea lo más rápido.

Escanea tus documentos
En otras ocasiones desde  MuyPymes se han comentado las ventajas que se derivan de tener una oficina sin papel, y cómo invirtiendo en tecnología podemos ahorrar en costes de espacio y en tiempo, consiguiendo además ser más productivos y organizados.

Limpieza de nuestro espacio
Si trabajamos por nuestra cuenta, normalmente seremos nosotros los encargados de mantener limpio nuestro espacio de trabajo.

En este sentido, si por ejemplo utilizamos un producto para limpiar madera y un trapo como norma general no está demás que mantengamos ambos objetos a mano, de modo que casi inconscientemente limpiemos nuestro espacio con más frecuencia. posible.

Cuaderno de notas

A lo largo de nuestra jornada laboral apuntamos números de teléfono, direcciones postales, números de vuelo, tareas pendientes, etc.

Muchos apuestan por los “prácticos” post it para llevar esto a cabo, y otros apuntan la información en el primer trozo de papel que tienen a mano en este momento.

Lo ideal es disponer de un cuaderno de notas (como un moleskine), o incluso una aplicación con la que gestionar todas las notas que almacenamos a lo largo del día.

Organiza los cables
Si existe un elemento que realmente es capaz de dar al traste con toda nuestra organización es seguramente, la gran cantidad de cables que surcan nuestro escritorio, recorriéndolo de abajo a arriba, en diagonal, espiral, etc.

El primer consejo que podemos ofreceros en este punto es optar por todos los componentes electrónicos inalámbricos que os sea posible: routers, teclados, ratones, discos duros externos, etc. Cuanto menos cables tengamos en nuestra mesa, mejor trabajaremos, así de sencillo.

Para lo cables que no podamos organizar de este modo, recomendamos optar por prácticos organizadores que se acoplan a las mesas y que pueden encontrarse fácilmente en ferreterías o incluso en Ikea.

Más cajones
Uno de los principales inconvenientes de las nuevas mesas “de diseño” es que realmente suelen prestar muy poca atención a los cajones. Muchos modelos no los incluyen, y otros incluyen tan pocos, o son tan pequeños, que su utilidad es reducida.

En este punto debemos aprovechar el espacio libre que tengamos para crear nuevos “cajones”. Algunos, fabricados en plástico o metacrilato, podemos “encajarlos fácilmente” en una estantería, o apilarlos junto a nuestra mesa. Otra opción es adquirir directamente una cajonera (las hay incluso con ruedas) que podamos disponer en cualquier lugar.
Luz
Asegúrate que tu espacio de trabajo recibe la cantidad de luz apropiada. Si es posible, intentan trabajar junto a una ventana que deje pasar la luz natural.

Evaluación
Una vez que hemos decidido dar el paso y ser realmente organizados, debemos comprometernos también a mantener el orden que hemos creado en un “momento de inspiración”.

De nada sirve ordenar todo un día si a la semana siguiente volvemos a nuestro caos habitual. En este sentido, una buena práctica consiste en reservar un espacio de tiempo cada semana (5 minutos) para volver a repasar la organización de nuestra mesa.