Adiós al correo electrónico en la empresa

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Tras la publicación el otro día del artículo “¿Hace falta un informático en la empresa?: ahorra dinero contratándole” tuve un intercambio de opiniones con compañeros de otras empresas sobre los diferentes usos y posibilidades del correo electrónico en la empresa. Unos planteaban a Gmail y Google Apps como la mejor posibilidad. Pero, ¿por qué no ir un poco más allá? Abandonemos el correo electrónico y adoptemos las herramientas colaborativas que nos proporciona la web 2.0.
La verdad es que hubo una época en la que tras volver de un período de vacaciones de 10 días me encontraba con 800 correos pendientes de leer, y eso que había puesto el Asistente de Fuera de la Oficina, para que reenviaran los correos a un compañero. El correo se puede volver una herramienta estresante. Yo tengo un amigo que lee los correos en “vertical”, porque no tiene tiempo de revisar todos los que le llegan.

De todos los correos que recibimos no todos son importantes. Unos van dirigidos a tí y otros te los lees simplemente para estar informado, y sueles ir en copia. Llega un momento en el que si además recibes correos personales en el que puedes saturar tu capacidad y prácticamente dedicas una gran parte del día a gestionar el correo. Cuando se dan estas circunstancias es el momento de plantearse cambiar de herramienta, no es posible que una herramienta informática que está para ahorrarnos trabajo nos genere más problemas que beneficios.
Estoy de acuerdo con uno de mis colaboradores en que la informática al fin y al cabo es un instrumento que tiene que servir para ahorrarnos tiempo, trabajo y recursos, no para aumentarlos. En este caso, una vez que hemos llegado a esta saturación de correo, ¿cuál es la alternativa? Pues yo tengo muy claro que la solución es la web 2.0 y sus recursos y por lo que se ve en la estadística de la imagen, las nuevas generaciones también.

Por eso este colaborador mío, me planteo el que crear una ofiweb, que no es otra cosa que el share point de MS, para así colgar la información y colaborar entre todo el equipo.

Podemos usar herramientas y sistemas más colaborativos como Facebook, donde cuando yo produzco un evento, una actualización es enviada a las personas con las que estoy relacionado. Es decir, cuando yo informo que convoco una reunión aparecerá una actualización en su página que se lo indicará. Si es interesante o estás directamente relacionado puedes leer o saber más información o si no no te ha llevado más allá de un vistazo rápido.
Estas opciones se pueden complementar con otras variedades colaborativas de la web 2.0, como pueden ser los blogs colaborativos, un wiki o twiter… De alguno de ellos ya se ha hablado aquí y, de otros, tened la seguridad de que dentro de poco se hablará en vuestras empresas.

Todas estas herramientas comparten una característica fundamental a mi modo de ver, son herramientas que exigen que los usuarios sean proactivos. Es decir, soy yo el que busco las actualizaciones de estado y la información, no espero a que ésta me llegue.
Existen muchas otras opciones que facilitarían el abandono del correo electrónico en vuestras empresas, una intranet a nivel interno nos puede ahorrar mucho trabajo y respecto a la relación con nuestros clientes lo mismo podemos hacer a través de nuestra página web y blogs corporativos. No sé como lo veis vosotros, pero personalmente creo que ya ha llegado el momento de abandonar el correo electrónico.

Entiendes a tu jefe, ¿es un pesado?¿sabes tratarlo?

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Guy Kawasaki nos da su lista de once temas que nos ayuda responder esta pregunta, aunque su título es menos elegante. Esta lista proviene del libro “The No Asshole Rule: Building a Civilized Workplace and Surviving One That Isn’t” escrito por el Professor Robert I. Sutton, de la Harvard Business School, aunque, por su título, no publicado por esa escuela de negocios.

La lista es la siguiente (en mi traducción):

  1. Piensa que las reglas son diferentes para el.
  2. No entiende la diferencia entre la posición haciendo la persona o la persona haciendo la posición. Es decir, que la importancia de su posición le cambia y le hace prepotente.
  3. Requiere asistentes y más menor, entendido como secretaria personal, relaciones públicas, chofer, etc.
  4. Necesita que se le completen peticiones especiales para estar felices, por ejemplo, agua mineral de marca especial, .
  5. La base de su relación con las personas se limita a lo que le pueden dar o a lo que le pueden ayudar.
  6. Juzga a otras personas en base a valores propios, que no necesariamente son los de la otra persona o los de la sociedad.
  7. Juzga los resultados y el trabajo de sus trabajadores en base a sus propias intenciones y deseos y no en base a los méritos del trabajo y de la persona.
  8. Pida que sus trabajadores completen actividades que el mismo no haría, por ejemplo, vuela primera clase cuando sus trabajadores vuelan barato o pide trabajo los fines de semana cuando nunca se le ve.
  9. Constantemente llama a sus trabajadores a casa tarde por las noches y durante los fines de semana.
  10. Cuando es criticado o ignorado, lo toma como si el mundo entero está en su contra.
  11. Frena o retrasa el desarrollo de las carreras de sus trabajadores por celos o porque es demasiado valioso para el y no quiere perderla.

Como parte de esta lista, Denise Shiffman, una estratega, elaboró su lista para profundizar en el análisis, que también me pareció interesante.

Antes de tomar decisiones radicales, Denise Shiffman nos dice que deberíamos preguntarnos si nosotros mismos somos parte del problema. Si no, y si se piensa que estamos haciendo el mejor trabajo posible, preguntarnos las siguientes preguntas (en mi traducción):

  • ¿Es un conflicto entre las personalidades?
  • ¿Eres más lista que tu jefe?
  • ¿Estas fallando en tu trabajo y sin que recibas ayuda?
  • ¿Te da demasiada dirección o, por contrario, cero dirección?
  • ¿Es tu jefe un tirano, sin ética o los dos?
  • ¿Evita tu jefe la confrontación?
  • ¿Le falta respeto de sus colaboradores a su mismo nivel?

Ya estamos listos para evaluar nuestros jefes. Mi recomendación es que mejor enviarles la lista para que se evalúen ellos mismos. ¡A ver si se ven reflejados!

Estamos preparados para ser Jefes?

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El el mundo de los negocios, es fácil pensar que la gestión es un paso lógico en la carrera y, como tal, muchas veces es algo esperado automáticamente, no sólo por el trabajador pero por sus jefes también. Estos incluso lo pueden ver como falta de ambición y negativo si no demuestras interés a tu jefe de que quieres llegar a los niveles que el ha llegado. Por contrario, si demuestras tal entusiasmo, puede que se sienta amenazado.

No obstante, sea como sea, la gestión no es fácil ya que requiere conocimientos y habilidades que no necesariamente se aprenden automáticamente del trabajo diario. Estos conocimientos y habilidades incluyen tener que saber cómo sacar el mejor rendimiento de todos los trabajadores y la habilidad de manejar simultaneamento varios temas de importancia variada. Además, te evalúan con estándares más exigentes.

Para la empresa, hay razones positivas de por qué un trabajador puede querer ser ascendido, que incluyen:

  • Le gusta liderar.
  • Le gusta impulsar el rendimiento.
  • Le gusta contribuir a los objetivos más generales de la empresa.

Pero también hay razones negativas, que incluyen:

  • Querer más sueldo.
  • Una oficina más grande.
  • Una cuenta de gastos a cargo de la empresa.

La empresa tiene que tener mucho cuidado cuando decide ascender a un trabajador. Muchas veces se asciende al trabajador que lo está haciendo bien en su trabajo, como un premio a ese éxito. El problema con seguir este camino es que, si el trabajador no tiene capacidad o interés de dirección, la empresa ha cometido dos errores con esta decisión de premiar al trabajador con un ascenso. Puede que pierda un trabajador eficiente y gane un gestor malo.

Personalmente, también es un reto que puede o no interesar y se debe pensar y mucho si es algo que uno quiere o si es el mejor momento. Para eso hay aspectos que se pueden considerar, como los siguientes:

  • ¿Qué es lo que te gusta de tu trabajo y estarías triste tener que perderlo?
  • Evalúa lo que hacen tus jefes todos los días y pregúntate si eso es lo que tu quieres hacer.
  • ¿Estás interesada en ser mentor para otros?
  • ¿Eres una comunicadora efectiva, bien organizada, orientada hacia el equipo, paciente?
  • ¿Eres una persona con confianza en tus habilidades y segura de sí misma?
  • Podrías hacer a otros rendir cuentas, puedes ser disciplinada, podrías cesar a un subordinado?

Como todo, hay ventajas y desventajas de ser el jefe. Puede dar a un trabajador la oportunidad de crecer profesionalmente, adquirir una persepectiva más amplia de los negocios y tener acceso a partes de los negocios cerrados hasta ahora. Estas pueden ser las ventajas o pueden dar miedo y la salud no siempre acompaña, la experiencia me dice que ahora con los cuarenta todo cambia y lo triste es que los compañeros te dicen te acuerdas de fulanito le dio un infarto, ta acuerdas de …… tiene un cáncer……. Por eso debemos ser positivos y mirar para delante y siempre buscar equilibrio.

¿Qué os parece, estáis listos o listas para ser jefe?