Ideas para ahorrar tiempo con el correo electrónico.

Sin duda alguna el correo es nuestra herramienta más usada; se podría decir que dependemos de programas de correo todos los días para la comunicación en la empresa o exteriores a la misma. Ya que es una herramienta donde estamos gran parte de la jornada laborar, queremos daros algunos consejos para ahorrar tiempo con el correo electrónico.

Independientemente de la plataforma que usemos para enviar correos electrónicos podemos aprovechar el mensaje, el canal y el receptor para ser más productivos en menos tiempo. Estos detalles nos dotan de dinamismo, algo que en las empresas se debe premiar.

  • Presentación. Debemos ser concisos y a la vez educados. Decir “Buenos días” o “Buenas tardes” da una visión clara del emisor del correo. En esta parte del correo podemos mostrar qué información queremos dar de manera resumida.
  • Mostrar qué buscamos. En la primera parte del correo podemos mostrar qué buscamos o qué necesitamos. Esto hace al receptor empezar a maquinar sobre lo que nos tiene que responder. Cuanto antes, mejor. Llenar un correo laboral de paja no es productivo.
  • Usemos letras en negrita. Es una buena forma de remarcar justo lo que queremos que vea el receptor. Si nuestro correo tiene como motivo una reunión podemos destacar el sitio, la hora y el motivo de la misma.
  • Último párrafo. Hagamos que sea un resumen de todo el correo. A veces, cuando el correo es muy largo, un resumen en la parte inferior ayuda a recordar todo el contenido de nuestro mensaje.
  • Tono. El tono al igual que la ortografía debe ser especialmente mimado. Antes de enviar un correo debemos saber a quién va dirigido y con respecto a ello, debemos plantearlo a medida del receptor.
  • Ser claro y conciso. Ser directo desde la educación y la profesionalidad nos da ventaja con respecto a correos muy extensos. Debemos pretender mostrar únicamente un mensaje informativo, nada más.
  • Positividad. Siempre es más agradable recibir un correo con ausencia de noes o frases negativas. Pongamos que llevamos una jornada laborar intensa y rozamos la hora de irnos, siempre leeremos con mejores ganas un correo escrito con tono positivo, antes que uno negativo.
  • Aspecto del correo. El número de renglones por párrafo debe ser casi simétrico para dar un aspecto correcto al cuerpo del mail. Este gesto da una presencia que acompañada de los detalles comentados hace que un correo destaque.

Solemos usar casi un 50% de nuestro tiempo en la empresa enviando, recibiendo y atendiendo a correos. Detalles como estos nos hace aprovechar más el tiempo en el trabajo y dinamizar todo el contenido que debemos compartir con personal de la empresa o con personas de otras áreas o departamentos.

Como debe ser el ‘mix’ para un directivo: ¿enérgico o facilitador?

Cada vez que hemos tenido la oportunidad de cambiar de proyecto profesional, o hemos emprendido una nueva etapa en una nueva empresa o dentro de la misma, nos hemos dado cuenta de la multitud de formas distintas de gestionar equipos que poseen los distintos directivos.

Un directivo, además de ser un ejemplo y una referencia para los miembros de su equipo, ha de combinar de manera habilidosa un ‘mix’ adecuado de energía y de facilitar las tareas a los miembros de su equipo.

Antes de adentrarnos en este análisis, quisiera explicar brevemente que significan estas dos actitudes:

– Un jefe enérgico: es aquel que ejerce su influencia basándose en su propio intelecto y energía

– Facilitador: es aquel que se preocupa de crear las condiciones para que contribuyan otras personas

De entrada, he de decir que aquí tampoco son buenos los extremos, por lo que en una situación ideal, nuestros jefes debería combinar ambas actitudes. Puesto que un jefe enérgico que no muestre ningún signo de facilitador puede introducir un entorno muy hostil en el departamento que dirige, y un jefe demasiado facilitador puede conducir a su equipo hacia el no cumplimiento de los objetivos de la organización.

En mi opinión, los jefes facilitadores están en decadencia, en un mundo en el que cada vez queda menor hueco para la creatividad, con unos objetivos demasiado altos, muy a pesar de que se maneja un escenario de crisis, con importantes consecuencias negativas para los trabajadores de una organización, que no les permite siquiera demostrar sus conocimientos ni sus habilidades.

Finalmente, creo que en las políticas de gestión empresarial se debería establecer un ‘mix’ adecuado en cada organización, puesto que existe una gran cantidad de objetivos trasversales que cuyo cumplimiento y desarrollo dependen directamente de este. ¿Qué modelo creen ustedes que se acerca más al óptimo?