Prepara tus objetivos en treinta días. (II)

6. Conoce tus motivaciones, y asegúrate de que son fuertes

Una parte importante de tu “Hoja de ruta” debería detallar, como hemos comentado antes, cuál es tu principal motivación para cambiar, y qué otras motivaciones encuentras dentro de tí mismo para impulsar ese cambio.

Quizás quieras cambiar para demostrarte a tí mismo de lo que eres capaz, o para demostrárselo a tu familia. Quizás quieras cambiar porque necesitas sentirse mejor contigo mismo, o porque quieres ascender en tu trabajo. La mayoría de las motivaciones son muy legítimas, pero debes conocerlas antes y comprometerte.

7. No empieces enseguida

Una vez que has trazado tu “hoja de ruta”, tómate unos días para evaluar lo que vas a hacer, a reflexionar sobre el cambio. Anota en tu calendario una fecha en la que se den las condiciones ideales para empezar, y conviértelo en el primer día, un día importante, no uno más.

8. Conoce los obstáculos que te rodean

El camino al cambio, cualquier clase de cambio, no es sencillo. En primer lugar deberemos enfrentarnos a los obstáculos que nosotros mismos nos imponemos, sobre todo los derivados de la falta de motivación, el anclaje a viejas rutinas, nuestro “ya lo haré mañana”.

En segundo término, es probable que también tengamos que enfrentarnos a obstáculos externos, a personas que no nos ayudan, o a circunstancias inesperadas que pueden entorpecernos el camino.

Muchas de estos obstáculos son previsibles. Nosotros nos conocemos mejor que nadie, y sabemos cuándo hemos fallado anteriormente y qué ha motivado dichos “fracasos”. Al conocer los obstáculos que nos esperan, nos estamos anticipando, y por lo tanto podemos empezar a actuar desde ya.

9. Identifica las circunstancias adversas

¿Qué es lo que motiva que fracases al alcanzar tu objetivo? ¿En que circunstancias te ves rodeados cuando esto pasa? 

Por ejemplo, si tu objetivo es dejar de fumar, puede que descubres que sueles fumar cuando tomas café, cuando bebes alcohol, después de una reunión especialmente estresante, cuando conduces, etc. Identifica cuáles son esas circunstacias en tu caso y prepárate para combatirlas.

10. Cambia las circunstancias adversas

Si descubres que como en el ejemplo anterior sueles fumar mientras te tomas un café por las mañanas, quizás podrían intentar cambiar tu desayuno, tomar menos café y optar por un zumo de naranja.

Si sabes que cuando quedas con Manuel te fumas un paquete de tabaco entero, intenta no llevar tabaco encima cuando quedas con él. Al cambiar las circunstancias que nos rodean, ayudamos al cambio del hábito.

Seguimos esperando por la conciliación

En estas páginas hemos hablado mucho de la necesidad de mejorar la conciliación entre el trabajo y la vida familiar y seguimos viendo que es un camino largo y con muchos obstáculos. No sólo eso, a pesar de que se habla del tema en teoría, la conciliación ni sale en las negociaciones que se mantienen entre los participantes en la supuesta reforma laboral; los empresarios, los sindicatos y el gobierno. Parece que cada uno de estos tienen sus objetivos muy limitados; los primeros, poder reducir plantilla de forma barata y reducir sueldos, los segundos, justo lo contrario y, el tercero, que los otros lleguen a un acuerdo, el que sea.
Teniendo en cuenta la importancia de este tema, y tal como os he comentado en el libro de los 7 hábitos pues también os recomiendo otro muy importante libro titulado “Diez años de conciliación en España (1999-2009)”, de la profesora Nuria Chinchilla y de la investigadora Consuelo León, de la escuela de negocios, IESE, hablando de este tema y concluyendo que, después de más de diez años de hablar del tema, todavía demasiadas empresas no lo tienen ni dentro de sus prioridades.

Las buenas prácticas empresariales de la conciliación, que se deben ver un un buen programa de conciliación, que nos dan y que explican brevemente en el artículo vinculado, son los siguientes:

  1. Flexibilidad en la jornada laboral.
  2. Flexibilidad en la carrera profesional.
  3. Flexibilidad espacial.
  4. Servicios de apoyo al empleado.
  5. Políticas de asesoramiento y apoyo profesional.

Además, las empresas que son sensibles a estos temas, ofrecen elementos más amplios que los directamente vinculados a los empleados, incluyendo los siguientes:

  1. Seguros de vida.
  2. Planes de retiro.
  3. Seguros de accidente.
  4. Planes de comida subsidiada.
  5. Seguros de salud.

Parte de los problemas que mencionan es que la falta de conciliación causa una reducción importante de la natalidad, con España la más baja de Europa. Además, nos hablan de los presupuestos estatales dedicados a gastos sociales y nos dicen que, en España, suman el 0,4% del PIB, comparado con el promedio europeo del 2,2%.
Queda mucho por hacer y casi ni han empezado.

Vamos a analizar el correo electrónico. Poner un poco de orden.

Una de las tareas que consumen más nuestro tiempo a lo largo de la jornada laboral es la consulta de nuestro correo electrónico. Y es que lo hacemos de forma constante, incesante y en algunas personas se convierte en un problema, pues les distrae de otras tareas mucho más importantes.

Gestionar de forma eficiente nuestro correo electrónico es una de las tareas que más nos van ayudar a ser más productivos, ahorrar tiempo y trabajar mejor. Conseguirlo es relativamente sencillo, aunque hay algunas reglas que debemos seguir.

¿Consultar el correo electrónico? Mejor después

¿Qué es lo que solemos hacer nada mas llegar a nuestra oficina? Seguramente, después de tomarnos un café, la mayoría responderá: “consultar el correo electrónico”. Está práctica “mañanera” tan habitual en las empresas de todo el mundo no es, sin embargo, la mejor forma de empezar el día. Son muchos lo que opinan que la “primera visita” a nuestra bandeja de entrada, debería producirse a media mañana, cuando ya hayamos lidiados con las dos o tres cosas más importantes que tenemos previstas para ese día. Yo particularmente lo despacho a primera hora y a primera vista con el método GTD que ya hemos hablado.

La consulta constante del correo, así como la notificación de que nos llega un nuevo mensaje, se ha convertido por derecho propio en una de las principales fuentes de distracciones de cualquier trabajador. Siendo honestos, a pesar de sus increíbles ventajas, el correo nos distrae en muchas ocasiones de lo que estamos haciendo. Lo aconsejable, en este sentido es consultar el correo unas dos o tres veces al día como máximo o, si no es posible, establecer pautas tipo cada dos horas, cada hora etc… de forma que no sea un elemento de distracción constante.

Cada mensaje requiere una acción, aquí tenemos el método GTD.

Otro de los escenarios habituales a los que nos efrentamos a la hora de gestionar nuestro correo es observar como los mensajes se acumulan “sin piedad” en nuestra bandeja de entrada (leídos, sin leer, contestados, sin contestar) de forma que crean una especie de caos en el que nos movemos con lentitud y en el que casi siempre nos cuesta encontrar o acceder a la información que necesitamos. Por eso, una gestión eficaz de nuestro e-mail exige que:

1. Cada vez que nos llega un nuevo e-mail hemos de tomar una decisión sobre lo que vamos a hacer con el mismo

2. ¿Se trata de spam o un correo no solicitado? Lo borreremos de inmediato.

3. ¿Se trata de un e-mail largo que precisa una lectura detenida por nuestra parte? Aquí tenemos dos acciones: o lo leemos en el momento, o le aplicamos una etiqueta (puede ser “leer”, “revisar” etc.) y lo archivamos para su lectura posterior, cuando dediquemos un tiempo solo para revisar este tipo de e-mails.

4. ¿Requiere el e-mail una acción por nuestra parte? (llamar por teléfono, eleaborar un documento, etc). Anotar la acción que precisa el e-mail en nuestra lista de tareas. Una vez anotada la acción, lo archivaremos en la carpeta correspondiente, o lo borraremos si no aporta nada.

5. Si el e-mail que recibimos puede ser contestado en un minuto o dos, conviene hacerlo de inmediato. No aplacemos la contestación porque la consecuencia previsible es que al final, nos juntemos con una larga lista de e-mails por contestar, lo cual puede transformar esos dos minutos en una hora o más.

La importancia de archivar

No son muchos los usuarios conscientes de la importancia de archivar los mensajes de e-mail. No es lo mismo archivar que aplicar una etiqueta o crear un filtro de búsqueda. Las dos primeras acciones aunque son útiles, no “ocultan” los mensajes de nuestra bandeja de entrada; sin embargo, al archivar nuestros mensajes conseguimos despejar nuestro correo de todos los mensajes que en cierta manera “nos estresan” y que no nos resistimos a borrar porque nos siguen pareciendo importantes.

En Gmail, por ejemplo, tenemos la opción de archivar nuestros mensajes utilizando las famosas etiquetas, con lo cual podemos utilizar varios archivos según la acción que queramos realizar: estudiar, recordar, etc. Otras personas en cambio prefieren trabajar en un único archivo general en el que realizar búsquedas a posteriori. Ambos métodos son igual de válidos y consiguen que tengamos una bandeja de entrada mucho más ordenada y coherente.