Reuniones eficaces, teoría de los seis sombreros.

En las reuniones laborales es frecuente encontrarnos estancados por las posturas o roles de los participantes. Según el psicólogo Edward de Bono esto se puede llamar pensamiento reactivo, un tipo de comportamiento basado en el diálogo y la argumentación pero sin generar propuestas. Es decir, defender una postura sin más.

En contraposición a esta habitual forma de pensar encontramos un pensamiento centrado en producir propuestas, generar alternativas y evaluar las prioridades de aquellas que se han realizado. El autor lo definió como pensamiento creativo y generó un curioso método para ser implementado en reuniones y lograr superar el atasco de las posturas reactivas. Es la llamada técnica de los seis sombreros.

Este método es bastante inusual en nuestro país y requiere de un grupo de trabajo involucrado en el proceso. Suele ser de especial interés en reuniones donde se intentan solucionar problemas concretos o en las que se debaten nuevas ideas de negocio o producto. Para implementarlo en reuniones algunos utilizan seis sombreros, banderas, pins o carteles.

Cada sombrero se identifica con un rol que deberá desempeñar la persona que se lo ponga. Conocer estos roles e intentar pensar bajo el punto de vista del mismo nos puede abrir, según el autor, a nuevas soluciones desbloqueando nuestra mente.

De este modo si yo soy una persona especialmente analítica y el moderador de la reunión me pone un sombrero identificado con un rol emocional, me fuerza a intentar transformar mis argumentos según ese punto de vista y encontrar algunos problemas, carencias o simplemente a no poder defender la postura.

Esta técnica, como otras, puede ser muy útil en Brainstormings por su capacidad de producir propuestas novedosas. Vamos a ver los colores y sus roles:

  • Sombrero negro: tal y como se percibe este color en nuestra cultura, el rol asociado es pesimista. De esta manera buscará los aspectos negativos de lo que se debata así como sus posibles fallos. Debe contrastar las expectativas futuras con los fracasos pasados y hacer preguntas negativas.
  • Sombrero amarillo: identificado con un rol optimista. Esta característica debe aplicarse a todo el discurso siendo especialmente constructivo pero sin llegar a la euforia. Debe procurar generar alternativas.
  • Sombrero azul: el que tenga este color deberá comportarse como el responsable de realizar una visión global y sacar conclusiones de lo debatido.
  • Sombrero rojo: resulta sencillo identificarlo pues se relaciona con el rol emocional. Deberá utilizar el presentimiento, las sensaciones y preferencias sin basar sus argumentos en una lógica excesiva. Podrá explorar sus sentimientos al respecto de lo tratado y los de los demás participantes mediante preguntas y propuestas.
  • Sombrero verde: para recordar su rol podemos pensar en aquello de “piensa en verde”. Se vincula a un rol creativo, que deberá buscar alternativas diferentes a las más comunes y puede provocar al resto con propuestas sorprendentes.
  • Sombrero blanco: Un color neutral identificado con un rol neutral. Se basa en datos, análisis estadísticos y cifras pero sin entrar en opiniones personales ni en interpretaciones de los datos.

Estos sombreros deberían ir cambiando de sujeto para encontrar nuevas soluciones y desbloquear ideas en los participantes. Hay quienes definen que una idea es buena cuando pasando por los seis roles sigue siendo vista como una buena posibilidad.

Alguno de ustedes estarán pensando que este tipo de técnicas parecen algo ridículas pero incluso esa visión está basada en un pensamiento reactivo. ¿Cómo la verías si te cambiaras de sombrero?

En ocasiones los participantes de una reunión temen dar algunas alternativas por considerarlasdemasiado atrevidas, poco analíticas, pesimistas, etc… esta técnica busca que todos estos miedos desaparezcan y las ideas florezcan sin limitaciones autoimpuestas.

 

Organiza el día a día con el GTD

En casi todas las pequeñas empresas suele repetirse una figura con frecuencia, la del trabajador multidisciplinar. Normalmente el número reducido de empleados que tienen estas compañías hace que uno o varios de ellos se ocupen de muchas tareas diferentes a un tiempo (hay que maximizar el rendimiento). El problema cuando tocamos tantos palos es mantenernos al día en nuestro programa y que no se nos despisten cosas en el camino. Una forma de organizarse para llegar a todo es aplicar la metodología conocida como GTD (Getting Things Done en inglés), algo así como consiguiendo hacer las cosas traducido libremente a nuestro idioma.

El creador de esta metodología es David Allen, un estadounidense (de ahí el nombrecito y las siglas, que les encantan) que propone un sistema para planificar todas nuestras tareas, que consiste básicamente en anotar todos los pasos que debemos llevar a cabo para completarlas para no tener luego que detenernos a pensar en qué es lo que nos queda por hacer. Una vez hecho esto (y aquí está el truco), debemos establecer un sistema de revisión y ejecución que impida que todo eso que hemos anotado se quede olvidado en un cajón o en el disco duro de nuestro ordenador. A grandes rasgos os comento lo que él propone a continuación.

Una vez tenemos recopilado todo, lo organizamos en listas de tareas, tan detalladas como sea posible y las separamos por temas o proyectos, asignando a cada acción un contexto (si es una llamada de teléfono, enviar correos, leer documentos, lo que se os ocurra y que pueda repetirse). El fundamento de ésto es ser capaces de visualizar todo lo que tenemos pendiente desde diferentes ángulos, por decirlo de alguna forma, de manera que nos facilite su localización y ejecución en el momento más conveniente.

El siguiente paso es establecer una rutina de revisión, a ser posible diaria, que nos permita ir completando los pasos que hemos anotado para que no se nos quede nada en el tintero. Aunque podemos seguir esta metodología con papel y lápiz, queda claro que es el terreno perfecto para una aplicación informática, un software que nos ayude a planificar nuestra organización y establecer los avisos y recordatorios que necesitemos de forma sencilla. De hecho, existen muy buenas alternativas a las que acudir para ponerla en práctica que veremos en otra entrada.

Como apoyo a la explicación de la película, sobre estas líneas tenéis un gráfico resumen del sistema GTD, versión libre del creado por Stefanos Karagos, que ayuda bastante a entender todo el proceso. Es una base de la que partir para que sea cada uno el que lo adapte a sus necesidades reales. A mí cada vez me resulta más útil, así que si os sentís desbordados, ¿por que no darle una oportunidad?