Organizar con eficacia, productividad vertical. GTD (VII)

Definir, o especificar objetivos y principios

¿Por qué es importante cierto proyecto? ¿Qué estándares y valores debo cumplir para lograr cierto proyecto? Debemos responder a estas preguntas desde un principio para lograr un mayor nivel de motivación y establecer la dirección a seguir. Pensar en el objetivo de un proyecto nos permitirá desarrollar los procesos de planificación del mismo. Por otra parte, dicho proceso debe tomar en cuenta, además, nuestros valores, que ayudarán a delimitar el proyecto. En definitiva, nuestros valores determinarán la manera en la que será completado un proyecto.

Visualizar, o ver el resultado perfecto

Al imaginar en qué consistirá el éxito de un proyecto, nos concentraremos mejor en los detalles. De hecho, en muchas ocasiones no seremos capaces de visualizar cómo llevar a cabo un proyecto hasta que nos visualicemos completándolo y disfrutándolo.

Además, visualizar un proyecto ya finalizado de forma exitosa nos brindará mucho entusiasmo e impulso. Mientras más atractiva sea la imagen mental, más motivados nos sentiremos.

Pensar, o brainstorm

Una vez que casi podemos saborear el éxito, es hora de determinar cómo conseguirlo. Si somos demasiado estrictos en esta etapa, no le daremos mucha cabida a la creatividad. La idea es, por el contrario, buscar ideas de todo tipo: buenas, malas, extrañas, etc.

En otras palabras, debemos hacer un brainstorm o “tormenta de ideas”. Tras reunir todas las ideas que podamos, descartaremos las menos viables.

Para hacer un brainstorm efectivo:

1. Evite emitir juicios: mientras más evaluemos o critiquemos las nuevas ideas, habrá menos oportunidad de conseguir algo original. Debemos fomentar el flujo libre de ideas con el fin de obtener buenas ideas. Deje el análisis crítico para después.

Favorezca la cantidad por encima de la cualidad: mientras más ideas tengamos desde el comienzo, habrá una mayor posibilidad de que surja una idea de calidad.Deje el análisis y la organización en un segundo plano: esto debe venir luego. Fomente ideas originales y creativas, y no se limite a las que son prácticas o viables.

Organizar, o componentes y secuencias

Con frecuencia, cuando disponemos de todas las ideas, comenzarán a surgir secuencias y relaciones naturales. La secuencia natural que solemos seguir mientras organizamos nuestras ideas es:

1. Identificar las partes más significantes: componentes, subcomponentes, secuencias, eventos o prioridades.

2. Clasificar las partes mediante el criterio más conveniente:

2.1. Componentes.

2.2. Secuencias.

2.3. Prioridades.

Rellenar los huecos y ocuparse de los detalles.

Actuar, o concentrarse en la próxima tarea Ya tenemos nuestro proyecto bien delimitado, ¿qué hacer ahora? En esta etapa debemos establecer con detal le lo que haremos, los recursos requeridos, de dónde provendrán dichos recursos y planificar tomando en cuenta la realidad.

Los elementos básicos son:

1. Cada proyecto tendrá “partes movibles”, es decir, componentes que requerirán antes la compleción de otros componentes.

Analice los elementos del proyecto que pueden ser implementados y cómo llevar a cabo la próxima tarea.

2. Si considera que debe planificar aún más, decida cuál será el próximo paso y determine cuándo deberá ser completado, y por quién.

3. Si el próximo paso está en manos de otra persona, establezca una fecha límite.

  1. Haga un programa de tareas e identifique las que puedan ser realizadas de inmediato aun si el proyecto no será culminado hasta dentro de varios meses.

Pensar en un proyecto no tiene por qué ser una tarea muy elaborada: una aproximación informal suele ser más productiva.

Sin embargo, tarde o temprano necesitaremos de una estructura más formal o de un plan escrito.

Por otra parte, la ejecución de los proyectos debe ser inclusiva.

Todo lo involucrados deben sentir que están contribuyendo a los resultados significativamente. Y de nuevo lo mejor en este sentido es hacerlo de manera informal, pues las reuniones formales funcionan mejor si son complementadas con reuniones informales en las que las personas puedan hablar de los detalles.

Beneficios de este sistema

Adoptar este sistema nos reportará tres beneficios:

1. Eliminar la ansiedad de pensar que los detalles se nos están escapando:

cuando la gente con la que trabajamos se dé cuenta de que siempre le  hacemos seguimiento a nuestras asignaciones, tendrán mayor confianza en nosotros y en nuestras destrezas. Por otra parte, dejaremos de sentirnos abrumados y comenzaremos a sentirnos aliviados y en control, lo que genera gran entusiasmo y energía personal.

Desde un punto de vista organizacional, si todo el mundo trabaja disciplinadamente en sus tareas, los resultados serán impresionantes.

2. Mejorar nuestra productividad y resultados: es muy frustrante cuando algo se discute una y otra vez sin que nada suceda. Por el contrario, cuando las personas y los equipos deciden cuál es el próximo paso a dar y lo dan, surge un gran compromiso. Preguntar “¿cuál es el próximo paso?” forzará a todo el mundo a ser claro, responsable, productivo e impulsará todo.

3. Cultivar nuestras capacidades mentales: la gente que está habituada a lograr buenos resultados siempre obtiene más que quienes se pasan el tiempo pendientes de problemas poco claros. Así pues, determinar con claridad y precisión lo que queremos nos permitirá establecer el modo de actuar y llevarlo a cabo.