Organizar con eficacia, o determinar el lugar correcto. GTD (IV)

Estándar

La clave para hacer funcionar nuestro sistema de procesamiento es organizar y estructurar adecuadamente las tareas.

1. Archivos:

1.1. Archivo de espera: este debe contar con al menos dos componentes:

1.1.1. Lista “esperando por alguien”: incluye todas las cosas que dependen de otra persona para que las podamos llevar a cabo. Esta lista debe ser revisada frecuentemente.

Además, debe contar con recordatorios que permitan asumir la tarea apenas la otra persona ha realizado la suya.

1.1.2. Lista “tal vez/algún día”: aquí están todos los asuntos que no son inmediatamente relevantes, pero que pueden serlo en el futuro.

1.2. Archivo de referencia: decidir qué material conservar y organizar es una cuestión personal. Saber separar el material que puede ser llevado a cabo del material de referencia es la clave para hacer más cosas cada día. Si no sabemos distinguir entre ellos, perderemos mucho tiempo.

2. Proyectos:

2.1. Lista de proyectos actuales: este es un índice completo de todos los proyectos que tenemos en marcha. Esta lista no tiene que estar organizada en orden de prioridad,

tamaño o urgencia; pero debe incluir todos los proyectos que tengamos en mente. Cada semana debemos revisar esta lista y dar un paso más en cada proyecto.

2.2. Planificación de resultados para cada proyecto: cada proyecto debe tener una página particular en la que estén detallados los objetivos del mismo, así como los pasos semanales que debemos dar para avanzar.

Incluso podemos refinar la lista de proyectos del siguiente modo:

2.2.1. Separar proyectos personales y profesionales.

2.2.2. Recopilar una lista de proyectos que hemos delegado en otras personas.

2.2.3. Agrupar proyectos por categorías o tipos.

2.2.4. Dividir grandes proyectos en subproyectos.

2.3. Almacenamiento de materiales de apoyo: estos no son recordatorios, sino materiales de referencia. Dependiendo del formato y la cantidad, podemos almacenarlos así:

2.3.1. En archivos o gavetas.

2.3.2. En formato electrónico como notas adjuntas, bases de datos o correos electrónicos.

2.3.3. En una libreta de notas.

2.3.4. En dispositivos electrónicos.

2.3.5. En diarios o agendas.

3.Delegar:

3.1. Lista de “asuntos delegados”: es similar a la lista de proyectos. Es un índice de todas las tareas que hemos delegado en otras personas.

3.2. Calendario diario: debemos tener un único calendario en el que asentaremos nuestras citas y tareas. El calendario no es una “lista de deseos” en la que escribimos lo que idealmente deberíamos hacer. Por el contrario, es lo que debemos hacer sin falta cada día. Podemos organizar el calendario en categorías, por ejemplo:

3.2.1. Llamadas por hacer.

3.2.2. Diligencias.

3.2.3. Cosas por hacer en la oficina.

3.2.4. Cosas por hacer en casa.

3.2.5. Reuniones.

3.3. Lista de “próximas tareas”: si mantenemos esta lista a mano, podremos aprovechar nuestro tiempo libre de una manera productiva. Puede estar en el formato que mejor nos sirva:

3.3.1. Un archivo con carpetas separadas por asunto.

3.3.2. Un software especializado para tal fin.

3.3.3. Un dispositivo electrónico.