Organizar con eficacia, productividad vertical. GTD (VII)

Definir, o especificar objetivos y principios

¿Por qué es importante cierto proyecto? ¿Qué estándares y valores debo cumplir para lograr cierto proyecto? Debemos responder a estas preguntas desde un principio para lograr un mayor nivel de motivación y establecer la dirección a seguir. Pensar en el objetivo de un proyecto nos permitirá desarrollar los procesos de planificación del mismo. Por otra parte, dicho proceso debe tomar en cuenta, además, nuestros valores, que ayudarán a delimitar el proyecto. En definitiva, nuestros valores determinarán la manera en la que será completado un proyecto.

Visualizar, o ver el resultado perfecto

Al imaginar en qué consistirá el éxito de un proyecto, nos concentraremos mejor en los detalles. De hecho, en muchas ocasiones no seremos capaces de visualizar cómo llevar a cabo un proyecto hasta que nos visualicemos completándolo y disfrutándolo.

Además, visualizar un proyecto ya finalizado de forma exitosa nos brindará mucho entusiasmo e impulso. Mientras más atractiva sea la imagen mental, más motivados nos sentiremos.

Pensar, o brainstorm

Una vez que casi podemos saborear el éxito, es hora de determinar cómo conseguirlo. Si somos demasiado estrictos en esta etapa, no le daremos mucha cabida a la creatividad. La idea es, por el contrario, buscar ideas de todo tipo: buenas, malas, extrañas, etc.

En otras palabras, debemos hacer un brainstorm o “tormenta de ideas”. Tras reunir todas las ideas que podamos, descartaremos las menos viables.

Para hacer un brainstorm efectivo:

1. Evite emitir juicios: mientras más evaluemos o critiquemos las nuevas ideas, habrá menos oportunidad de conseguir algo original. Debemos fomentar el flujo libre de ideas con el fin de obtener buenas ideas. Deje el análisis crítico para después.

Favorezca la cantidad por encima de la cualidad: mientras más ideas tengamos desde el comienzo, habrá una mayor posibilidad de que surja una idea de calidad.Deje el análisis y la organización en un segundo plano: esto debe venir luego. Fomente ideas originales y creativas, y no se limite a las que son prácticas o viables.

Organizar, o componentes y secuencias

Con frecuencia, cuando disponemos de todas las ideas, comenzarán a surgir secuencias y relaciones naturales. La secuencia natural que solemos seguir mientras organizamos nuestras ideas es:

1. Identificar las partes más significantes: componentes, subcomponentes, secuencias, eventos o prioridades.

2. Clasificar las partes mediante el criterio más conveniente:

2.1. Componentes.

2.2. Secuencias.

2.3. Prioridades.

Rellenar los huecos y ocuparse de los detalles.

Actuar, o concentrarse en la próxima tarea Ya tenemos nuestro proyecto bien delimitado, ¿qué hacer ahora? En esta etapa debemos establecer con detal le lo que haremos, los recursos requeridos, de dónde provendrán dichos recursos y planificar tomando en cuenta la realidad.

Los elementos básicos son:

1. Cada proyecto tendrá “partes movibles”, es decir, componentes que requerirán antes la compleción de otros componentes.

Analice los elementos del proyecto que pueden ser implementados y cómo llevar a cabo la próxima tarea.

2. Si considera que debe planificar aún más, decida cuál será el próximo paso y determine cuándo deberá ser completado, y por quién.

3. Si el próximo paso está en manos de otra persona, establezca una fecha límite.

  1. Haga un programa de tareas e identifique las que puedan ser realizadas de inmediato aun si el proyecto no será culminado hasta dentro de varios meses.

Pensar en un proyecto no tiene por qué ser una tarea muy elaborada: una aproximación informal suele ser más productiva.

Sin embargo, tarde o temprano necesitaremos de una estructura más formal o de un plan escrito.

Por otra parte, la ejecución de los proyectos debe ser inclusiva.

Todo lo involucrados deben sentir que están contribuyendo a los resultados significativamente. Y de nuevo lo mejor en este sentido es hacerlo de manera informal, pues las reuniones formales funcionan mejor si son complementadas con reuniones informales en las que las personas puedan hablar de los detalles.

Beneficios de este sistema

Adoptar este sistema nos reportará tres beneficios:

1. Eliminar la ansiedad de pensar que los detalles se nos están escapando:

cuando la gente con la que trabajamos se dé cuenta de que siempre le  hacemos seguimiento a nuestras asignaciones, tendrán mayor confianza en nosotros y en nuestras destrezas. Por otra parte, dejaremos de sentirnos abrumados y comenzaremos a sentirnos aliviados y en control, lo que genera gran entusiasmo y energía personal.

Desde un punto de vista organizacional, si todo el mundo trabaja disciplinadamente en sus tareas, los resultados serán impresionantes.

2. Mejorar nuestra productividad y resultados: es muy frustrante cuando algo se discute una y otra vez sin que nada suceda. Por el contrario, cuando las personas y los equipos deciden cuál es el próximo paso a dar y lo dan, surge un gran compromiso. Preguntar “¿cuál es el próximo paso?” forzará a todo el mundo a ser claro, responsable, productivo e impulsará todo.

3. Cultivar nuestras capacidades mentales: la gente que está habituada a lograr buenos resultados siempre obtiene más que quienes se pasan el tiempo pendientes de problemas poco claros. Así pues, determinar con claridad y precisión lo que queremos nos permitirá establecer el modo de actuar y llevarlo a cabo.

Organizar con eficacia, o mantener todo funcionado. GTD (V)

Revisar ó mantener todo funcionando

Revisar regularmente mantiene todo funcionando bien y nos permitirá ser más eficientes y productivos. Además, esto estimulará nuevas maneras de pensar.

¿Con qué frecuencia debemos revisar nuestro sistema?:

1. Diariamente: el calendario y la lista de “próximas tareas”. Vea qué debe hacer, qué citas tiene y qué puede hacer con el tiempo disponible.

2. Semanalmente: las listas de proyectos, de tareas delegadas y en espera. Evalúe lo que está sucediendo en su vida.

Reserve tiempo la próxima semana para hacer ciertas tareas específicas. Este es el momento de vaciar su mente y llenar el sistema. Algunas personas hacen esta revisión al final de la semana, mientras que otras prefieren hacerla al principio.

La revisión semanal es el mejor momento para:

2.1. Reunir todo lo que llegue a nuestras vidas.

2.2. Procesar eficientemente todas las cosas.

2.3. Ver el calendario de la próxima semana.

2.4. Actualizar las listas.

2.5. Limpiar los archivos de cosas irrelevantes.

2.6. Limpiar, actualizar y completarlo todo.

3. Mensualmente o trimestralmente: el panorama completo. Es importante aclarar periódicamente los objetivos a largo plazo, la visión y los valores. En la revisión mensual debemos:

3.1. Repasar los objetivos fundamentales.

3.2. Pensar dónde queremos estar en tres años.

3.3. Evaluar cómo está progresando nuestra carrera.

3.4. Considerar asuntos sobre nuestro estilo de vida.

3.5. Tratar de alinear nuestros valores y estilo de vida.

3.6. Evaluar nuestra vida y trabajo.

3.7. Tomar decisiones importantes.

Si revisamos regularmente el sistema, estaremos más seguros de estar haciendo lo correcto. Dado que nuestras necesidades y preferencia personales cambian con el tiempo, debemos revisar constantemente el sistema para que este no se salga de los objetivos fundamentales.

Organizar con eficacia, o determinar el lugar correcto. GTD (IV)

La clave para hacer funcionar nuestro sistema de procesamiento es organizar y estructurar adecuadamente las tareas.

1. Archivos:

1.1. Archivo de espera: este debe contar con al menos dos componentes:

1.1.1. Lista “esperando por alguien”: incluye todas las cosas que dependen de otra persona para que las podamos llevar a cabo. Esta lista debe ser revisada frecuentemente.

Además, debe contar con recordatorios que permitan asumir la tarea apenas la otra persona ha realizado la suya.

1.1.2. Lista “tal vez/algún día”: aquí están todos los asuntos que no son inmediatamente relevantes, pero que pueden serlo en el futuro.

1.2. Archivo de referencia: decidir qué material conservar y organizar es una cuestión personal. Saber separar el material que puede ser llevado a cabo del material de referencia es la clave para hacer más cosas cada día. Si no sabemos distinguir entre ellos, perderemos mucho tiempo.

2. Proyectos:

2.1. Lista de proyectos actuales: este es un índice completo de todos los proyectos que tenemos en marcha. Esta lista no tiene que estar organizada en orden de prioridad,

tamaño o urgencia; pero debe incluir todos los proyectos que tengamos en mente. Cada semana debemos revisar esta lista y dar un paso más en cada proyecto.

2.2. Planificación de resultados para cada proyecto: cada proyecto debe tener una página particular en la que estén detallados los objetivos del mismo, así como los pasos semanales que debemos dar para avanzar.

Incluso podemos refinar la lista de proyectos del siguiente modo:

2.2.1. Separar proyectos personales y profesionales.

2.2.2. Recopilar una lista de proyectos que hemos delegado en otras personas.

2.2.3. Agrupar proyectos por categorías o tipos.

2.2.4. Dividir grandes proyectos en subproyectos.

2.3. Almacenamiento de materiales de apoyo: estos no son recordatorios, sino materiales de referencia. Dependiendo del formato y la cantidad, podemos almacenarlos así:

2.3.1. En archivos o gavetas.

2.3.2. En formato electrónico como notas adjuntas, bases de datos o correos electrónicos.

2.3.3. En una libreta de notas.

2.3.4. En dispositivos electrónicos.

2.3.5. En diarios o agendas.

3.Delegar:

3.1. Lista de “asuntos delegados”: es similar a la lista de proyectos. Es un índice de todas las tareas que hemos delegado en otras personas.

3.2. Calendario diario: debemos tener un único calendario en el que asentaremos nuestras citas y tareas. El calendario no es una “lista de deseos” en la que escribimos lo que idealmente deberíamos hacer. Por el contrario, es lo que debemos hacer sin falta cada día. Podemos organizar el calendario en categorías, por ejemplo:

3.2.1. Llamadas por hacer.

3.2.2. Diligencias.

3.2.3. Cosas por hacer en la oficina.

3.2.4. Cosas por hacer en casa.

3.2.5. Reuniones.

3.3. Lista de “próximas tareas”: si mantenemos esta lista a mano, podremos aprovechar nuestro tiempo libre de una manera productiva. Puede estar en el formato que mejor nos sirva:

3.3.1. Un archivo con carpetas separadas por asunto.

3.3.2. Un software especializado para tal fin.

3.3.3. Un dispositivo electrónico.