Organizar con eficacia. Procesar, o vaciar los cajones. GTD (III)

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Una vez que hemos reunido todo, debemos vaciar los “cajones”. La única forma de hacer esto es determinar qué debemos hacer en el futuro con respecto a cada item contenido en ellos.

Para tal fin, hay tres reglas: 1. Procesar primero el item que esté arriba:

asegúrese de que cada item sea tratado individualmente sin tomar en cuenta su importancia relativa. De este modo, nos veremos obligados a vaciar los “cajones” completamente, independientemente de la importancia de cada asunto.

Procesar un item a la vez: procure tomar una decisión definitiva sobre cada asunto.

No devolver nada al “cajón”: los “cajones” son puntos de recolección para empezar el procesamiento, no depósitos en los que yacerán eternamente los asuntos. Hágase a la idea de que todo debe ser procesado y nada debe ser diferido.

Ahora bien, ¿cómo procesar lo que hay en los “cajones”? El proceso es muy sencillo y consiste en formular tres preguntas:

1. ¿Puedo llevar a cabo, o resolver, este item?

1.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo:

1.1.1. Archivo de espera: aquí pondremos los asuntos que deben madurar más para poder ser llevados a cabo.

1.1.2. Archivo de referencia: aquí almacenaremos información relevante para el futuro.

1.1.3. A la basura: bote tanto como sea posible.

1.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta.

2. ¿Es esta una tarea única o aislada?

2.1. Si la respuesta es “no”, pasará al área de trabajo junto a los proyectos relacionados.

2.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta.

3. ¿Esta tarea podrá ser hecha en dos minutos o menos?

3.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo:

3.1.1. Archivo de tareas delegadas: tareas que delegamos en otras personas mejor preparadas para hacerlas.

3.1.2. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de tiempo para realizar esta tarea, disponga de un calendario en el que reserve el tiempo necesario.

3.1.3. Lista de “próximas tareas”: este es un archivo que debemos mantener a mano. Cuando gozamos de un tiempo libre que no estábamos esperando, podemos aprovecharlo y dedicarnos a este archivo.

3.2. Si la respuesta es “si”, lleve a cabo la tarea inmediatamente. Ni se preocupe de añadirla al sistema. Termínela y ya.