Organizar con eficacia. Introducción al método GTD (I)

La capacidad de nuestra mente se viene a menos cuando la sobrecargamos de trabajo; y esta merma de nuestra capacidad mental redunda en una menor productividad tanto en lo personal como en lo profesional.

Así pues, para evitar saturar nuestra capacidad mental, debemos vaciar nuestra mente de elementos superfluos y emplearla en asuntos que realmente exigen de todas nuestras facultadas y capacidades.

En el presente texto, el autor nos brinda un método para vaciar nuestra mente, organizar nuestros proyectos, determinar el próximo paso que debemos dar en cada uno y, de este modo, aprovechar toda nuestra capacidad mental en asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del estrés que la falta de método nos produce.

El arte de realizar cosas

Nuestra productividad aumenta en la medida en que tengamos la mente clara y libre de la preocupación de olvidar cosas importantes.

Para sentirnos en control, necesitamos dos cosas:

1. Un sistema lógico que nos permita capturar todo aquello por lo que nos sintamos responsables.

2. Un plan flexible que nos permita saber cuál es el siguiente paso correcto en cada uno de los asuntos de nuestro sistema.

Lo importante no es tanto gerenciar el tiempo, la información y las prioridades, sino hacerlo a través de un sistema confiable.

Si nuestra mente está pendiente de no olvidar algo, seremos menos efectivos al pensar en el asunto que nos ocupa. Hay varias razones por las que un asunto puede aparecer en nuestra mente mientras estamos tratando de pensar en otra:

1. No hemos clarificado bien los resultados que estamos buscando en dicha área.

2. No hemos determinado cual es el mejor próximo paso.

3. Carecemos de un sistema que nos indique las acciones y los resultados que debemos buscar.

Estos factores obligan a la mente a asumir inconscientemente la responsabilidad de recordarnos sobre el asunto. Pero si se ponen en marcha muchos de estos recordatorios, pronto nos sentiremos abrumados.

Sentiremos que no podemos asumir nada nuevo, pues nuestra mente enviará la señal de que ya hay mucho por hacer.

Por tanto, la clave para la productividad es vaciar nuestra mente de todas las cosas que queremos hacer e implementar un sistema que controle nuestras tareas. Un buen sistema de gerencia de tareas:

  1. Administra el tiempo desde abajo hacia arriba: normalmente, la gente piensa que el tiempo debe ser administrado de arriba hacia abajo, es decir, primero se define una misión de vida, unos objetivos fundamentales y finalmente los detalles de implementación. Pero, en la práctica, la gente está tan inmersa en el día a día que el panorama general se vuelve confuso. Así pues, una mejor aproximación es administrar el tiempo de abajo hacia arriba, es decir, tratar de controlar todo lo que tenemos que hacer a diario de modo que tengamos tiempo para hacer otras actividades.
  2. Posee elementos de control tanto “verticales” como “horizontales”: los compromisos, las tareas y los proyectos deben ser controlados tanto vertical como horizontalmente. El“control horizontal” significa mantener el sentido en cada área de nuestras vidas. El “control vertical” significa pensar de arriba hacia abajo en un proyecto o asunto para definir los detalles involucrados.
  3. Maneja y organiza 100% de nuestros asuntos: nuestros “asuntos” son cualquier cosa que nos interese y que no sepamos aún cómo lograr ni qué paso dar a continuación. Para que haya un buen grado de control, debe haber un medio racional de transformar nuestros asuntos en objetivos y acciones.
  4. Reduce el estrés progresivamente y finalmente lo elimina: nuestra mente deja de preocuparse por recordarnos lo que tenemos pendiente, y así comenzamos a pensar en los asuntos importantes.