Organizar con eficacia. Procesar, o vaciar los cajones. GTD (III)

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Una vez que hemos reunido todo, debemos vaciar los “cajones”. La única forma de hacer esto es determinar qué debemos hacer en el futuro con respecto a cada item contenido en ellos.

Para tal fin, hay tres reglas: 1. Procesar primero el item que esté arriba:

asegúrese de que cada item sea tratado individualmente sin tomar en cuenta su importancia relativa. De este modo, nos veremos obligados a vaciar los “cajones” completamente, independientemente de la importancia de cada asunto.

Procesar un item a la vez: procure tomar una decisión definitiva sobre cada asunto.

No devolver nada al “cajón”: los “cajones” son puntos de recolección para empezar el procesamiento, no depósitos en los que yacerán eternamente los asuntos. Hágase a la idea de que todo debe ser procesado y nada debe ser diferido.

Ahora bien, ¿cómo procesar lo que hay en los “cajones”? El proceso es muy sencillo y consiste en formular tres preguntas:

1. ¿Puedo llevar a cabo, o resolver, este item?

1.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo:

1.1.1. Archivo de espera: aquí pondremos los asuntos que deben madurar más para poder ser llevados a cabo.

1.1.2. Archivo de referencia: aquí almacenaremos información relevante para el futuro.

1.1.3. A la basura: bote tanto como sea posible.

1.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta.

2. ¿Es esta una tarea única o aislada?

2.1. Si la respuesta es “no”, pasará al área de trabajo junto a los proyectos relacionados.

2.2. Si la respuesta es “si”, pase a la próxima pregunta.

3. ¿Esta tarea podrá ser hecha en dos minutos o menos?

3.1. Si la respuesta es “no”, entonces hay tres cosas que podemos hacer con dicho artículo:

3.1.1. Archivo de tareas delegadas: tareas que delegamos en otras personas mejor preparadas para hacerlas.

3.1.2. Archivo de calendario: si necesitamos un lapso de tiempo para realizar esta tarea, disponga de un calendario en el que reserve el tiempo necesario.

3.1.3. Lista de “próximas tareas”: este es un archivo que debemos mantener a mano. Cuando gozamos de un tiempo libre que no estábamos esperando, podemos aprovecharlo y dedicarnos a este archivo.

3.2. Si la respuesta es “si”, lleve a cabo la tarea inmediatamente. Ni se preocupe de añadirla al sistema. Termínela y ya.

 

Organizar con eficacia. Productividad Horizontal. GTD (II)

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Recolectar, o reunir las cosas

Nuestra mente dejará de lado las tareas de poca importancia si está segura de que hay un sistema que se ocupará de todos los asuntos futuros. Así pues, debemos reunir:

1. Posesiones físicas.

2. Notas escritas.

3. Mensajes electrónicos.

4. Mensajes de voz.

5.Material escrito o publicado.

Pero es muy importante que recolectemos todo, pues de lo contrario nuestra mente se sentirá en la obligación de recordar ciertos asuntos. Esta fase de recolección funciona mejor si:

1. Logramos reunir nuestras cosas en el menor número posible de “cajones”: de lo contrario el sistema será inaplicable.

2. Vaciamos regularmente cada “cajón”: los cajones sirven para recolectar no para almacenar. En otras palabras, no es conveniente que nada permanezca durante mucho tiempo en los “cajones”. Cada asunto debe ser procesado regularmente con nuestro sistema de procesamiento. Demasiadas cosas en un cajón generan estrés y nada de resultados.

3. Todo ha sido tomado en cuenta: sólo dejaremos de preocupamos cuando estemos seguros de que los “cajones” están recolectando todo lo que debe ser recolectado. Llenarlos debe formar parte de nuestras vidas. Esto quiere decir que necesitaremos “cajones” que puedan contener de todo:

3.1. Utensilios que utilicemos a diario.

3.2. Material de referencia, de utilidad en el futuro.

3.3. Fotografías y recuerdos.

3.4. Correo, memos y notas escritas.

3.5. Mensajes telefónicos, tarjetas de presentación y manuales.

3.6. Mensajes de voz y otros materiales auditivos.

3.7. Videos y materiales similares.

3.8. Correos electrónicos.

Organizar con eficacia. Introducción al método GTD (I)

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La capacidad de nuestra mente se viene a menos cuando la sobrecargamos de trabajo; y esta merma de nuestra capacidad mental redunda en una menor productividad tanto en lo personal como en lo profesional.

Así pues, para evitar saturar nuestra capacidad mental, debemos vaciar nuestra mente de elementos superfluos y emplearla en asuntos que realmente exigen de todas nuestras facultadas y capacidades.

En el presente texto, el autor nos brinda un método para vaciar nuestra mente, organizar nuestros proyectos, determinar el próximo paso que debemos dar en cada uno y, de este modo, aprovechar toda nuestra capacidad mental en asuntos realmente importantes y liberar nuestras vidas del estrés que la falta de método nos produce.

El arte de realizar cosas

Nuestra productividad aumenta en la medida en que tengamos la mente clara y libre de la preocupación de olvidar cosas importantes.

Para sentirnos en control, necesitamos dos cosas:

1. Un sistema lógico que nos permita capturar todo aquello por lo que nos sintamos responsables.

2. Un plan flexible que nos permita saber cuál es el siguiente paso correcto en cada uno de los asuntos de nuestro sistema.

Lo importante no es tanto gerenciar el tiempo, la información y las prioridades, sino hacerlo a través de un sistema confiable.

Si nuestra mente está pendiente de no olvidar algo, seremos menos efectivos al pensar en el asunto que nos ocupa. Hay varias razones por las que un asunto puede aparecer en nuestra mente mientras estamos tratando de pensar en otra:

1. No hemos clarificado bien los resultados que estamos buscando en dicha área.

2. No hemos determinado cual es el mejor próximo paso.

3. Carecemos de un sistema que nos indique las acciones y los resultados que debemos buscar.

Estos factores obligan a la mente a asumir inconscientemente la responsabilidad de recordarnos sobre el asunto. Pero si se ponen en marcha muchos de estos recordatorios, pronto nos sentiremos abrumados.

Sentiremos que no podemos asumir nada nuevo, pues nuestra mente enviará la señal de que ya hay mucho por hacer.

Por tanto, la clave para la productividad es vaciar nuestra mente de todas las cosas que queremos hacer e implementar un sistema que controle nuestras tareas. Un buen sistema de gerencia de tareas:

  1. Administra el tiempo desde abajo hacia arriba: normalmente, la gente piensa que el tiempo debe ser administrado de arriba hacia abajo, es decir, primero se define una misión de vida, unos objetivos fundamentales y finalmente los detalles de implementación. Pero, en la práctica, la gente está tan inmersa en el día a día que el panorama general se vuelve confuso. Así pues, una mejor aproximación es administrar el tiempo de abajo hacia arriba, es decir, tratar de controlar todo lo que tenemos que hacer a diario de modo que tengamos tiempo para hacer otras actividades.
  2. Posee elementos de control tanto “verticales” como “horizontales”: los compromisos, las tareas y los proyectos deben ser controlados tanto vertical como horizontalmente. El“control horizontal” significa mantener el sentido en cada área de nuestras vidas. El “control vertical” significa pensar de arriba hacia abajo en un proyecto o asunto para definir los detalles involucrados.
  3. Maneja y organiza 100% de nuestros asuntos: nuestros “asuntos” son cualquier cosa que nos interese y que no sepamos aún cómo lograr ni qué paso dar a continuación. Para que haya un buen grado de control, debe haber un medio racional de transformar nuestros asuntos en objetivos y acciones.
  4. Reduce el estrés progresivamente y finalmente lo elimina: nuestra mente deja de preocuparse por recordarnos lo que tenemos pendiente, y así comenzamos a pensar en los asuntos importantes.